OneDrive - Best Practices

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OneDrive, Teams, SharePoint - oder doch W-Laufwerk?

• Verwenden Sie OneDrive zum Speichern von Dateien, mit denen Sie selbst arbeiten (oder nur mit sehr wenigen Leuten teilen).

• Nutzen Sie Teams und Kanäle in MS Teams für die reguläre Zusammenarbeit an Dateien mit Ihren Kolleg*innen. Konstant etablierte Teams für das Tagesgeschäft oder die Kommunikation innerhalb einer Organisationseinheit sollten dazu mehrere Besitzer*innen haben. Damit bleiben Dateien und Inhalte des Teams zuverlässig erhalten und werden nicht überraschend gelöscht.

• Für umfangreiche Dateisammlungen und eine längerfristige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten eignet sich ein eigener SharePoint Online Speicherplatz.
  🧐 Dateien in Teams (= Registerkarte “Dateien”) werden im Hintergrund ebenfalls in SharePoint Online gespeichert und lassen sich dadurch auch im Browser öffnen.

• Das “W-Laufwerk” auf WU Arbeitsplatzcomputern bezeichnet die Instituts- und Projekt-Ordner, deren Daten derzeit auf WU-Servern gespeichert sind. Sie können diesen Speicherplatz derzeit wie gewohnt verwenden.
  Eine geordnete und abgestimmte Übersiedelung der Datenstrukturen in die Microsoft Cloud-Umgebung wird angestrebt.

Auf OneDrive zugreifen

Sie können direkt über den Windows Dateiexplorer auf Ihre in OneDrive gespeicherten Dateien zugreifen.
Wenn die Dateien nicht angezeigt werden, führen Sie eine Synchronisation via OneDrive Online durch (Einstellungen > Dieses OneDrive synchronisieren).
Beachten Sie dabei die

• Statussymbole für Dateien im Explorer (Microsoft Support)

• Symbole für OneDrive in Desktopbenachrichtigungen, Menü- und Taskleisten (Microsoft Support)

Um auf geteilte Ordner zuzugreifen, fügen Sie Verknüpfungen von Ordnern im Explorer hinzu. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Seite Ordner-Verknüpfungen hinzufügen und entfernen.

Meine Dateien in OneDrive finden

Um Dateien in OneDrive zu finden...

• nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen

• synchronisieren Sie OneDrive Online (Einstellungen > Dieses OneDrive synchronisieren)

• schauen Sie zur Sicherheit im Papierkorb nach

Erfahren Sie mehr auf der Seite Suchen verlorener oder fehlender Dateien in OneDrive (Microsoft Support).

Dateistruktur aufräumen

Generell können Sie Dateien und Ordner auf Ihrem Desktop und im Ordner “Dokumente” direkt im Dateiexplorer organisieren.

Befinden sich in Ihrem OneDrive allerdings auch verlinkte oder geteilte Ordner, verwenden Sie zum Organisieren der Dateien bitte den OneDrive-Webzugriff im Browser. Dort sehen Sie in der Spalte Freigabe zusätzlich wer Besitzer*in der Daten ist (=Team-Name wird angezeigt).

Gemeinsamen Speicherplatz nutzen

Verwenden Sie OneDrive nicht als Speicherplatz für Daten und Dokumente, die für mehrere Personen(-gruppen) relevant sind! OneDrive ist Ihr persönlicher Speicherplatz an der WU.

Erstellen Sie stattdessen

1. ein Team in MS Teams oder

2. eine Seite auf SharePoint Online.

Nur damit bleiben geteilte Dateien auch dann bestehen, wenn z.B. ein*e Mitarbeiter*in die WU verlässt. Beim Löschen eines nicht mehr benötigten WU Accounts werden auch alle Daten auf dem zugehörigen OneDrive-Speicherplatz gelöscht.

Speichern und nicht teilen - oder doch?

1. Speichern Sie Dateien auf OneDrive, wenn Sie vorerst nicht wissen, wo Sie Ihre Dateien abspeichern wollen und ob Sie diese überhaupt mit anderen teilen möchten. Andere Personen sehen Ihre Dateien nur dann, wenn Sie die Datei oder den Ordner explizit für bestimmte Personen freigeben. Mehr zum Freigeben von Dateien auf OneDrive lesen Sie auf der Seite Teilen von OneDrive-Dateien.

2. Speichern Sie Dateien in MS Teams in einem Team, falls Sie mit anderen Kolleg*innen an einem Dokument zusammenarbeiten oder die Inhalte für die Personen im Team bzw. Kanal relevant sind.

Wollen Sie wichtige Dateien für längere Zeit speichern, kann dafür eine SharePoint-Ablage eingerichtet werden. Dort können z.B. Lese- und Bearbeitungsberechtigungen genauer festgelegt werden.

OneNote auf OneDrive nutzen

OneNote ist eine digitale Notizen-App, die Informationen in einer OneNote-Notizbuchdatei speichert. Diese Notizbuchdatei können Sie natürlich auf OneDrive speichern.

Es gibt allerdings ein paar Dinge, die Sie dabei beachten sollten:

• Einschränkungen in OneDrive und SharePoint für OneNote-Notizbücher (Microsoft Support)

Benachrichtigungseinstellungen in OneDrive

1. Öffnen Sie die Startseite von OneDrive mit dem Edge Browser.

2. Klicken Sie auf das Zahnrad rechts oben, um den Einstellungsbereich zu öffnen.

3. Wählen Sie > OneDrive-Einstellung > Mitteilungen.

OneDrive auf Mobilgeräten verwenden

OneDrive gibt es auch für Mobilgeräte. Sie können sich entweder die OneDrive-App alleine oder das Microsoft 365 App-Paket herunterladen.

https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/mobile?ocid=cmmz6wc0dhr&rtc=1

Download einer geteilten Datei verhindern (Empfänger kann nur Lesen)

Wenn Sie Dateien mit anderen Personen in OneDrive oder MS Teams teilen, können Sie bestimmen, ob diese Datei heruntergeladen werden darf oder ausschließlich online angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie das Teilen-Symbol einer Datei.

2. Geben Sie die Empfänger*innen der Freigabe ein.

3. Wählen Sie das Zahnrad-Symbol rechts oben, um die Einstellungen zu öffnen.

4. Aktivieren Sie die Option Download blockieren und schließen Sie das Fenster.

5. Geben Sie optional eine Nachricht an die Empfänger*innen ein und wählen Sie Senden.