Tipps und Tricks zum Thema Datenschutz

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Tipp Nr. 1

Die Datenschutzerklärung für Newsletter

Die Datenschutzerklärung ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden Newsletters und es ist von höchster Wichtigkeit, sie stets auf dem neuesten Stand zu halten. Eine Datenschutzerklärung informiert die Abonnent*innen darüber welche Daten, auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden und wann die Daten wieder gelöscht werden. Beim Newsletter ist die Einwilligung die gängigste Rechtsgrundlage, auf die man die Datenverarbeitung stützt.

• Bitte kontrollieren Sie regelmäßig die Datenschutzerklärung im Anmeldesetup Ihres Newslettertools und passen Sie sie gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
  Dieser Prozess ist von besonderer Bedeutung, da er sicherstellt, dass Ihre Abonnent*innen stets über die Verwendung ihrer Daten informiert sind.

• Insbesondere beim Erstellen eines neuen Mailingwork-Accounts sollte darauf geachtet werden, dass eine klare und aktuelle Datenschutzerklärung im Anmeldesetup vorhanden ist. Diese Maßnahme gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Abonnenten in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren persönlichen Informationen.

• Sie finden hier eine Mustereinwilligungserklärung

• Mailingwork stellt auch weitere Informationen zur Verfügung

Tipp Nr. 2

Tracking und Profiling

Was ist Tracking?

Newsletter sind nach wie vor eines der erfolgreichsten Marketing-Instrumente. Darin steckt noch deutlich mehr Potential, wenn Sie das Nutzerverhalten der Abonnent*innen auswerten. Mittels Analysen können Sie die Interessen und das Verhalten Ihrer Newsletter-Empfänger*innen beobachten, um bspw. die Öffnungsrate festzustellen. Zudem können Sie verschiedene Darstellungsformen des Mailings für die optimale Ansprache des Adressatenkreises wirkungsvoll testen. Sogenannte Beacons bzw. Tracking-Pixel helfen Ihnen dabei. Diese ermöglichen die Erhebung und Übermittlung bestimmter Daten, wie zum Beispiel den Zeitpunkt des Abrufs oder Angaben zum genutzten E-Mail-Client.

Was ist Profiling?

Das Profiling geht noch etwas über das Tracking hinaus, da es eine Profilbildung des individuellen Newsletter-Abonnent*innen zulässt. Dabei werden zwischen den erhobenen Daten automatisiert Zusammenhänge gebildet, die Rückschlüsse auf etwaige persönliche Aspekte zulassen und diese mitunter auch vorhersagbar machen sollen. Laut DSGVO zählen zu Profiling-Informationen unter anderem persönliche Vorlieben oder die wirtschaftliche Lage. Das E-Mail-Marketing verbindet mit Profiling aber vor allem das Messen von Klicks und Öffnungen, die dann direkt den/dem Abonnent*innen zugeordnet sind. Auch Käufe und Downloads aus dem Newsletter heraus lassen sich mittels Profiling zurückverfolgen. 

Tipp Nr. 3

Weiterempfehlensetup 

Mit dem 'Weiterempfehlen'-Modul ermöglicht Mailingwork die Erstellung von Formularen, über die Abonnent*innen Ihren Newsletter an Freunde, Kolleg*innen oder Bekannte weiterleiten können. Der Ablauf gestaltet sich dabei folgendermaßen: Die/Der Abonnent*in klickt im Newsletter auf 'Newsletter weiterempfehlen', gibt alle erforderlichen Daten in ein Formular ein, erhält die Meldung 'Die E-Mail wurde weitergeleitet', und die/der Empfänger*in erhält die entsprechende Weiterleitung. 

Tipp Nr. 4

Fragen Sie bei der Anmeldung nur die tatsächlich notwendigen personenbezogenen Daten ab! 

Im Zuge des Anmeldeprozesses ist im Vorfeld zu überlegen, welche Daten abgefragt werden sollen. Es ist darauf zu achten, dass nur jene Daten, die für den Versand wirklich notwendig sind, wie insbesondere die E-Mail-Adresse, als Pflichtfeld erfasst werden. Zusätzliche personenbezogene Informationen, wie Anrede, Titel und Vor- oder Nachnamen können optional abgefragt werden, sollten jedoch nicht als Pflichtfelder markiert werden. In keinem Fall dürfen sensible personenbezogene Daten (siehe Art 9 DSGVO) abgefragt werden.

Tipp Nr. 5

Anonymisierung der Abmeldungen 

Abmeldungen in Mailingwork werden umfassend erfasst und die zugehörigen Daten werden nach einer vorgegebenen Zeitspanne anonymisiert. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist dem Abmeldewunsch umgehend nachzukommen. Die betreffende Person darf auf keinen Fall weiterhin angeschrieben werden. Es wird somit empfohlen, die Einstellung für die Anonymisierung so kurz, wie möglich anzusetzen (maximal eine Woche). Dieser respektvolle Ansatz gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und berücksichtigt das legitime Anliegen der Abonnent*innen hinsichtlich der Kontrolle über ihre persönlichen Informationen.

Weitere Informationen zum Abmeldesetup finden Sie hier. 

Tipp Nr. 6

Abmeldungen nachverfolgen

Im Rahmen eines datenschutzrechtlichen Auskunftbegehrens könnte es sein, dass Opt-Outs nachgewiesen werden müssen.

Über die List-Unsubscribe-Funktion können Opt Outs durch Institutsadmins nachverfolgt werden: https://faq.mailingwork.de/emailings/wie-vereinfacht-ein-list-unsubscribe-die-newsletter-abmeldung-fuer-abonnenten/

Abmeldungen werden im Menü unter > Abonnenten > Abmeldungen angezeigt.

Falls Sie weitere Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unser Datenschutzteam (datenschutz@wu.ac.at).

Weitere Tipps und Tricks stellt Ihnen auch Mailingwork zur Verfügung. 

🇬🇧 English

Tip no. 1

Privacy policy for newsletters

The data protection declaration is an essential part of every newsletter and it is of the utmost importance to keep it up to date. A data protection declaration informs subscribers about which data is processed, on what legal basis and when the data will be deleted. When it comes to newsletters, consent is the most common legal basis on which data processing is based.
• Please regularly check the data protection declaration in the registration setup of your newsletter tool and adapt it if necessary to ensure that all relevant information and legal requirements are taken into account.
This process is particularly important because it ensures that your subscribers are always informed about how their data is being used.
• Particularly when creating a new Mailingwork account, care should be taken to ensure that a clear and up-to-date data protection declaration is included in the registration setup. This measure not only ensures legal compliance, but also increases your subscribers' trust in the responsible use of their personal information.

• A sample declaration of consent can be found here

• Mailingwork also provides further information

Tip no. 2

Tracking and profiling

What is tracking?

Newsletters are still one of the most successful marketing tools. There is significantly more potential if you evaluate the user behavior of subscribers. You can use analyzes to monitor the interests and behavior of your newsletter recipients, for example to determine the opening rate. You can also effectively test different forms of presentation of the mailing to optimally address the target group. So-called beacons or tracking pixels help you with this. These enable the collection and transmission of certain data, such as the time of access or information about the email client used.
What is profiling?
Profiling goes a little further than tracking, as it allows individual newsletter subscribers to be profiled. Connections are automatically formed between the data collected, which allow conclusions to be drawn about any personal aspects and are sometimes intended to make them predictable. According to the GDPR, profiling information includes, among other things, personal preferences or the economic situation. Email marketing combines profiling with the measurement of clicks and opens, which are then directly assigned to the subscriber. Purchases and downloads from the newsletter can also be tracked using profiling.

Tip no. 3

Tell-a-Friend Setup

With the 'Tell-a-Friend' feature, Mailingwork allows you to create forms that subscribers can use to recommend your newsletter to friends, colleagues or acquaintances. The process is as follows: The subscriber clicks on 'Recommend newsletter' in the newsletter, enters all the required data in a form, receives the message 'The email has been forwarded', and the recipient receives the corresponding forwarding.

Tip no. 4

When registering, only ask for the personal data that is actually necessary!

As part of the registration process, you should consider in advance which data should be requested. It is important to ensure that only the data that is really necessary for sending, such as the email address, is recorded as a mandatory field. Additional personal information such as salutation, title and first or last name can be requested optionally, but should not be marked as mandatory fields. Under no circumstances may sensitive personal data (see Article 9 GDPR) be requested.

Tip no. 5

Anonymization of unsubscriptions

Unsubscribes in Mailingwork are comprehensively recorded and the associated data is anonymized after a specified period of time. From a data protection perspective, the request to unsubscribe must be complied with immediately. Under no circumstances may the person in question continue to be contacted. It is therefore recommended to set the anonymization setting for as short a time as possible (maximum one week). This respectful approach ensures compliance with privacy regulations and addresses subscribers' legitimate concerns about control over their personal information.

Further information on the opt-out setup can be found here.

Tip no. 6

Track unsubscriptions

As part of a request for information under data protection law, it may be necessary to provide proof of opt-outs.

Opt-outs by institute administrators can be tracked via the function for unsubscribing from the list: https://faq.mailingwork.de/emailings/wie-vereinfacht-ein-list-unsubscribe-die-newsletter-abmeldung-fuer-abonnenten/

The unsubscriptions are listed in the menu under > Subscribers > Show Opt-Outs

If you have any further questions about data protection, please contact our data protection team (datenschutz@wu.ac.at).

Mailingwork also provides you with further tips and tricks.