Migration von Confluence (wiki.wu.ac.at) in die Cloud

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Was passiert?

Atlassian Confluence, die Software hinter https://wiki.wu.ac.at, wird derzeit von IT-SERVICES lokal an der WU betrieben. Da mittlerweile die Nachteile dieses lokalen Betriebs die Vorteile übersteigen, wird Confluence in Zukunft in die Atlassian Cloud überführt (migriert) und dort betrieben werden.

Warum?

• Der Hersteller verfolgt eine Cloud-first-Politik: Neue Funktionalitäten sowie Verbesserungen, beispielsweise in der Nutzer*innenerfahrung, werden primär für die Cloud entwickelt und finden - wenn überhaupt - erst stark verzögert den Einzug in die bei uns lokal betreibbare Version.
• Lokal nur als Erweiterung (Addon, App) verfügbare Funktionalitäten sind im Cloud-Produkt bereits integriert was zu Kosteneinsparungen führt.
• Weniger Aufwand für den tatsächlichen Betrieb der lokalen Version spielt Personalressourcen frei, um Sie in Ihrer Arbeit besser unterstützen und mehr und schneller angepasste Lösungen für Ihre Anforderungen umsetzen zu können.
• Mehr Flexibilität, inbesondere was die Anzahl an Nutzer*innen angeht, und damit einhergehend eine bessere Ausschöpfung der Lizenzaufwände.
• Bessere Integration mit anderen Produkten - sowohl von Atlassian als auch z.B. Microsoft.
• Kurzum: Eine nachhaltigere, zukunftsfähigere Lösung

Was bedeutet das für mich?

All ihre Daten in allen Bereichen (Spaces, Dateien, Attachments, Kommentare, ...) werden automatisch in die Cloud-Version übernommen. Die Inhalte sehen (annähernd) gleich aus, bekannte Funktionen funktionieren auch in der Cloud-Version (annährend) gleich - es müssen keine grundlegend neuen Konzepte erlernt werden. Auch bei allen WU-spezifischen Addons haben wir uns entsprechende Alternativen gekümmert, sodass Sie (annähernd) alle bekannten Funktionen auch weiterhin nutzen können.

Natürlich gibt es auch gewisse Änderungen - mehr dazu aber weiter unter unter Unterstützungsleistungen.

Am Tag der tatsächlichen Migration sowie am darauffolgenden Tag steht https://wiki.wu.ac.at nur lesend zur Verfügung, es können keine Änderungen an Seiten durchgeführt werden, jedoch alle Informationen abgerufen werden.

Nach der erfolgreichen Migration können Sie sich unter https://wuvienna.atlassian.net/wiki über das zentrale Microsoft-Login anmelden und in der Cloud weiterarbeiten. Eine Weiterleitung von https://wiki.wu.ac.at wird eingerichtet.

Wann erfolgt die Migration?

Confluence (https://wiki.wu.ac.at) wird am

in die Atlassian Cloud migriert.

Ab 16 Uhr ist https://wiki.wu.ac.at nur noch lesend erreichbar, Änderungen an den Seiten sind dann bis voraussichtlich Freitag, 09.02.2024 20 Uhr nicht mehr möglich.

Nach der erfolgreichen Migration können Sie sich unter https://wuvienna.atlassian.net/wiki über das zentrale Microsoft-Login anmelden und in der Cloud weiterarbeiten.

Welche Unterstützungsleistungen gibt es?

Wenn Sie Confluence als Bearbeiter*in intensiv nutzen ist das Video zu den Unterschieden von Confluence Data Center (lokal) und Confluence Cloud von Seibert Media die beste Vorbereitung.

In vielen kurzen Häppchen - insgesamt rund 60 Minuten - erfahren Sie detailiert alle größeren Unterschiede zwischen den beiden Versionen.

Nutzung der Seibert Academy

Falls Sie die Seibert Academy noch nicht kennen oder genutzt haben: Die Seibert Academy ist ein Selbstlernportal mit ausgezeichneten, deutschsprachigen Videos zu den Atlassian Tools Jira und Confluence.

Um die Videos, insbesondere das Umstiegsvideo oben, nutzen zu können reicht es aus, sich einmalig unter https://seibert.academy/ mit der WU-Mailadresse zu registrieren - danach sind Sie für alle Kurse freigeschalten.

IT-Sprechstunde | Q&A session

Das Atlassian-Team steht Ihnen in den nächsten beiden IT-Sprechstunden (Mittwoch, 24.01.2024 sowie Mittwoch, 31.01.2024 - jeweils von 11:00-11:30) gerne für Fragen vorab zur Verfügung.

An wen kann ich mich mit Fragen oder Feedback wenden?

Das Atlassian-Team steht Ihnen natürlich - wie auch abseits von Großprojekten wie der Cloudmigration - gerne via WU Service Desk oder auch per E-Mail (atlassian-feedback@wu.ac.at) zur Verfügung. Nach Vereinbarung besprechen wir spezifische oder umfangreichere Fragen natürlich auch gerne telefonisch bzw. per MS Teams mit Ihnen.

Melden Sie sich auch gerne bei uns, wenn Sie schon jetzt die Cloud-Version von Confluence ausprobieren möchten!

🇬🇧 English

What happens?

Atlassian Confluence, the software behind https://wiki.wu.ac.at, is currently operated locally at WU by IT-SERVICES. As the disadvantages of this local operation now outweigh the advantages, Confluence will be transferred (migrated) to the Atlassian Cloud in future and operated there.

Why?

• The manufacturer pursues a cloud-first policy: new functionalities and improvements, for example in the user experience, are primarily developed for the cloud and are only incorporated into the locally operable version with a significant delay, if at all.

• Functionalities that are only available locally as an extension (add-on, app) are already integrated into the cloud product, which leads to cost savings.

• Less effort for the actual operation of the local version frees up personnel resources to better support you in your work and to be able to implement more and faster customised solutions for your requirements.

• More flexibility, especially in terms of the number of users, and therefore better utilisation of licence costs.

• Better integration with other products - both Atlassian and Microsoft, for example.

• In short: a more sustainable, future-proof solution.

What does that mean for me?

All your data in all areas (Spaces, files, attachments, comments, etc.) is automatically transferred to the cloud version. The content looks (almost) the same, familiar functions also work (almost) the same in the cloud version - no fundamentally new concepts need to be learnt. We have also taken care of appropriate alternatives for all WU-specific add-ons so that you can continue to use (almost) all known functions.

Of course, there are also certain changes - but more on this below under Support services.

On the day of the actual migration and the following day, https://wiki.wu.ac.at is read-only; no changes can be made to pages, but all information can be accessed.

After the successful migration, you can log in at https://wuvienna.atlassian.net/wiki via the central Microsoft login and continue working in the cloud. A redirect from https://wiki.wu.ac.at will be set up.

When will the migration take place?

Confluence (https://wiki.wu.ac.at) will be transferred into the Atlassian Cloud on:

From 4pm, https://wiki.wu.ac.at will be read-only and changes to the pages will no longer be possible until 8 pm on Friday, 09/02/2024.

After the successful migration, you can log in at https://wuvienna.atlassian.net/wiki via the central Microsoft login and continue working in the cloud.

What support services are available?

If you use Confluence intensively as an editor, the video on the differences between Confluence Data Centre (local) and Confluence Cloud by Seibert Media is the best preparation.

In many short videos - around 60 minutes in total - you will learn in detail about all the major differences between the two versions.

Use of the Seibert Academy

If you do not yet know or have not used the Seibert Academy: The Seibert Academy is a self-learning portal with excellent, German-language videos on the Atlassian tools Jira and Confluence.

To be able to use the videos, especially the changeover video above, all you need to do is register once at https://seibert.academy/ with your WU e-mail address - you will then be able to access all courses.

IT Q&A session

The Atlassian team will be happy to answer your questions in advance during the next two IT Q&A sessions (Wednesday, 24 January 2024 and Wednesday, 31 January 2024 - both from 11:00-11:30).

Who can I contact with questions or feedback?

The Atlassian team is of course available to you via the WU Service Desk or by email (atlassian-feedback@wu.ac.at) - as well as for major projects such as cloud migration. We are also happy to discuss specific or more extensive questions with you by telephone or via MS Teams by appointment.

Please contact us if you would like to try out the cloud version of Confluence now!