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🇦🇹 Deutsch

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DE
DE

Table of Contents
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maxLevel6
includeWie funktioniert’s?|Empfängerliste vorbereiten|E-Mail-Vorlage vorbereiten|Seriendruck ausführen
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indent
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Wie funktioniert’s?

Um personalisierte E-Mail-Nachrichten an viele Personen zu versenden, können Sie die Seriendruck-Funktion in Microsoft Word verwenden. Dabei wird ein vorbereiteter Text mit Informationen ergänzt, die für jede/n Empfänger/in unterschiedlich sind. Die Nachrichten werden anschließend einzeln versandt, alle Empfänger sehen nur die jeweils eigene E-Mail-Adresse im Adressatenfeld.

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Hinweis

Bitte beachten Sie beim Versand von Massen-E-Mails an WU-Angehörige die Vorgaben in der E-Mail-Richtlinie.

Empfängerliste vorbereiten

Die Empfängerliste muss alle Daten enthalten, die später in den Nachrichten unterschiedlich sind. Dies können z.B. Prüfungszeiten, Punktestände, Zwischennoten, etc. sein.
Ebenso müssen die E-Mail-Adressen der Empfänger/innen enthalten sein.

Warning

Wichtig

Weisen Sie allen Daten Überschriften zu. Dies erleichtert Ihnen später das Einfügen der Seriendruckfelder.

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Hinweis

In Excel können Sie mit der Funktion VERKETTEN die E-Mail-Adresse von WU-Studierenden aus der Matrikelnummer erzeugen.
Für das Beispiel oben: =VERKETTEN("h";TEXT(B2;"00000000");"@wu.ac.at")

E-Mail-Vorlage vorbereiten

Erstellen Sie in einem neuen Word-Dokument einen Mustertext für die E-Mails. Hier müssen alle Informationen enthalten sein, die für alle Empfänger/inn/en gleich sein sollen – z.B. Prüfungsort, Tag für die Einsicht, etc.
Speichern Sie Ihren vorläufigen Textentwurf – am besten am gleichen Ort wie die Empfängerliste.

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Tipps

  • Verwenden Sie Platzhalter für personalisierte Inhalte (in der Abbildung hervorgehoben).

  • Fügen Sie ggf. noch einen Hinweis an, dass diese Nachricht automatisiert erstellt und versandt wurde.

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Hinweis

Formatierungen im Textentwurf werden in die E-Mails übernommen, wenn diese im HTML-Format versandt werden. Setzen Sie diese daher gezielt ein.

Seriendruck ausführen

Warning

Achtung

Schließen Sie die Excel-Datei (Empfängerliste), bevor Sie mit dem Seriendruck beginnen.

Schritt 1: Empfängerliste verknüpfen

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  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Empfänger auswählen aus.
    Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden.

  3. Finden Sie Ihre vorbereitete Empfängerliste und wählen Sie Öffnen.

  4. Wählen Sie dann das erforderliche Tabellenblatt aus der Liste und klicken Sie auf OK.



Schritt 2: Persönliche Informationen einfügen

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  1. Markieren Sie einen der Platzhalter im Text.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Seriendruckfeld einfügen aus.
    Klicken Sie auf den Text des Befehls, um Felder schneller einzufügen.

  3. Wählen Sie den passenden Eintrag aus.
    Das Seriendruckfeld wird nun als Text in zwei spitzen Klammern dargestellt.

  4. Führen Sie die Punkte 1 bis 3 für alle weiteren Seriendruckfelder in Ihrem Text aus.

  5. Mit dem Befehl Seriendruckfelder hervorheben werden diese zusätzlich grau hinterlegt.
    Auf diese Weise können Sie prüfen, welche Felder bereits eingefügt wurden.



Schritt 3: Vorschau prüfen, Formate ändern

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  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen den Befehl Vorschau Ergebnisse aus.

  2. Prüfen Sie, ob die persönlichen Informationen im Nachrichtentext wie gewünscht aussehen.
    Mit den Schaltflächen Weiter oder Zurück können Sie zwischen den einzelnen E-Mail-Nachrichten wechseln.

Warning

Achtung

Uhrzeit und Datumsangaben werden oft im amerikanischen Format angezeigt. Sie können in den Seriendruckfeldern Formatschalter hinzufügen und damit die Darstellung ändern.

Manuelle Anpassung von Formaten

  1. Beenden Sie ggf. die Vorschau mit Klick auf den Befehl Vorschau Ergebnisse, sodass Sie wieder im Hauptdokument arbeiten.

  2. Klicken Sie in ein Seriendruckfeld.

  3. Drücken Sie die Tasten Shift + F9 gleichzeitig um das Feld zu bearbeiten.

  4. Fügen Sie am Ende (= vor der schließenden Klammer) den gewünschten Formatschalter ein.
    Beispiel: { MERGEFIELD Feldname \@ "dddd, dd.MM.yyyy"}

  5. Drücken Sie die Tasten Shift + F9 gleichzeitig um die Bearbeitung zu beenden.

Formatierung Datumsangaben

Formatschalter

Textanzeige

\@ "d.M.yyyy"

28.6.2018

\@ "d. MMMM yyyy"

28. Juni 2018

\@ "dd.MM.yy"

28.06.18

\@ "dddd, d. MMMM yyyy"

Donnerstag, 28. Juni 2018

Formatierung Uhrzeiten

Formatschalter

Textanzeige

\@ "HH:mm"

14:15

\@ "HH:mm:ss"

14:15:00

@ "hh:mm am/pm"

02:15 nachm.

Info

Hinweis

Weitere Formatschalter finden Sie auf den Microsoft Webseiten:



Schritt 4: E-Mails versenden

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  1. Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden aus.

  2. Wählen Sie im Feld Zu jene Spalte Ihrer Empfängerliste aus, in der sich die E-Mail-Adressen befinden.

  3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Betreff.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht an alle Empfänger/innen in der Empfängerliste zu verschicken.


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Tipp

Speichern Sie das Serienbriefmuster (Word-Dokument), um es wiederzuverwenden.


🇬🇧 English

Anchor
EN
EN

Panel
bgColor#4C9AFF

Mail merge for bulk mailings

Table of Contents
minLevel1
maxLevel6
includeHow does it work?|Prepare the recipient list|Prepare the email template|Perform a mail merge
outlinefalse
indent
styledefault
exclude
typelist
class
printablefalse

How does it work?

To send personalized email messages, you can use the mail merge function in Microsoft Word. A prepared
text is supplemented with information that is different for each recipient. The messages are then sent
individually, all recipients see only their own email address in the addressee field.

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Info

Hinweis

When sending mass emails to members of the WU community, please make sure to comply with the Directive on the Use of Email.

Prepare the recipient list

The recipient list must contain all information which is different for each recipient. This includes, for in-
stance, exam times or dates, marks, etc. The email addresses must be featured as well.

Warning

Important

Please assign headlines to all the data. This facilitates the insertion of mail merge fields.

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Info

Please note

You can generate the WU students’ email addresses through their student ID numbers by
using the CONCATENATE function in Excel.
In the example given above: =CONCATENATE("h",TEXT(B2,"00000000"),"@wu.ac.at")

Prepare the email template

Create a sample text for the emails in a new Word document. All information must be included here which
should be the same for all recipients – e.g. exam location, day of exam reviews, etc.
Save your preliminary text draft – preferably in the same place as the recipient list.

Info

Hints

  • Use placeholders for personalized content (highlighted in the illustration).

  • If necessary, add a note that this message has been created and sent automatically.

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Info

Please note

Formatting in the draft text will be included in the emails when
sent in HTML format. Therefore, please use them specifically.

Perform a mail merge

Warning

Attention

Please close the Excel file (recipient list) before starting the mail merge.

Step 1: Link the recipient list

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  1. On the Mailings tab, select Start Mail Merge > E-mail Messages.

  2. On the Mailings tab, choose Select Recipients.
    Click Use an Existing List...

  3. Find your prepared list of recipients and select Open.

  4. Then select the required spreadsheet from the list and click OK.



Step 2: Insert personal information

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  1. Select one of the placeholders in the text.

  2. On the Mailings tab, select the command Insert Merge Field. Click the text of the command to insert fields more quickly.

  3. Select the appropriate entry.
    The merge field is now displayed as text in two angle brackets.

  4. Perform items 1 to 3 for all other merge fields in your text.

  5. With the command Highlight Merge Fields these are additionally highlighted in gray.
    This way you can check which fields have already been inserted.



Step 3: Test previews, change formats

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  1. On the Mailings tab, select the command Preview Results.

  2. Check if the personal information in the message text appears as desired.
    Use the Next or Previous buttons to switch between individual email messages.

Warning

Attention

Time and date are often displayed in American format, time is expressed including seconds. You should add format switches in the merge fields to change the appearance.

Changing formats manually

  1. If necessary, close the preview by clicking on the Preview Results command, so that you work in the main document again.

  2. Click in a merge field.

  3. Press the Shift+ F9 keys simultaneously to edit the field.

  4. Insert the desired format switch at the end (before closing bracket).
    Example: { MERGEFIELD field_name \@ "dddd, MMMM dd, yyyy"}

  5. Press the keys Shift+ F9 simultaneously to finish editing.

Formatting dates

format switch

displayed text

\@ "dddd, MMMM dd, yyyy"

Wednesday, June 27, 2018

\@ "MMMM dd, yyyy"

June 27, 2018

\@ "M/d/yy"

6/27/18

\@ "MM/dd/yyyy"

06/27/2018


Formatting times

format switch

displayed text

\@ "hh:mm AM/PM"

02:15 PM

\@ "h:mm AM/PM"

2:15 PM

Info

Please note

Further details on format switches can be found on these websites:



Step 4: Send emails

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  1. Select Finish & Merge > Send Email Messages...

  2. In the To field, select the column in your recipient list that contains the email addresses.

  3. Enter a meaningful Subject.

  4. Click OK to send the message to all recipients in the recipient list.


Info

Hint

Save the mail merge template (Word document), to reuse it.