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Diese Information ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Nutzen Sie einen der beiden Links um zur gewünschten Sprachversion zu gelangen. This information is available in German and English. Please use one of the links below to navigate to the desired version. 🇦🇹 Deutsche Version | 🇬🇧 English Version |
🇦🇹 Deutsch
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Schritt 1: Ticket im Service Desk erstellen
Um einen Mailingwork Account für ein Institut einzurichten, müssen Sie ein Ticket im Service Desk erstellen. Das Ticket dient dazu, alle notwendigen Informationen für die Einrichtung zu sammeln.
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Sobald die Freischaltung erfolgt ist, erhalten Sie von uns eine Benachrichtigung, dass Ihr Account erfolgreich eingerichtet wurde. Anschließend können Sie mit der Nutzung von Mailingwork beginnen. Dies umfasst das Erstellen, Versenden und Verfolgen von E-Mail-Kampagnen.
Schritt 6: Hinzufügen von Benutzern und Zuordnung von Rollen
Bei Antrag eines neuen Institutsaccounts oder Antrag auf Freischaltung weiterer Nutzer*innen via Service Desk Formular werden zusätzliche Personen benannt.
Nach der Freischaltung erhalten sie automatisch die Benutzerrolle "SSO-Rolle".
Diese Nutzer*innen können sich mit den Mitarbeiterdaten in Mailingwork anmelden, haben jedoch keinerlei Rechte.
Der Unteraccount-Admin muss in Mailingwork unter "Benutzer" den jeweiligen Benutzer auswählen.
Durch Klicken auf "Bearbeiten" kann der Unteraccount-Admin in der Registerkarte "Benutzerrollen" die entsprechenden Rollen zuweisen.
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🇬🇧 English
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Setting up a Mailingwork account for an institute |
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Step 1: Create a ticket via the Service Desk
To set up a Mailingwork account for an institution, you need to create a ticket in the Service Desk. The ticket is used to collect all the necessary information for the setup.
Step 2: Provide further information
As part of the service desk ticket, you will be asked for additional information, including the average number of emails to be sent each month. This information is crucial to determine the appropriate email quota for your institution.
The sender address can be customized, but mailing.wu.ac.at always remains the sender domain (example: sampleaddress@mailing.wu.ac.at). We deactivate the labeling as "External Sender" for these addresses. Therefore, we kindly ask you to inform us of your sender address or any changes.
Please let us know who should manage your account as a sub-account admin. You are welcome to name users who will work on the institute account but who should not be assigned admin rights. If you would like to add further users, we will be happy to activate additional persons here.
Step 3: Generation of the sub-account admin
Once we have received the required information, we will create a sub-account admin for the respective institute. As the creator of the service desk ticket, you are usually the admin yourself. You are welcome to let us know in the ticket whether you and/or other colleagues should be assigned this role.
Step 4: Activation of DKIM/SSL
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As soon as your account has been activated, you will receive a notification from us that your account has been set up successfully. You can then start using Mailingwork. This includes creating, sending and tracking email campaigns.
Step 6: Adding users and assigning roles
When applying for a new institute account or requesting the activation of additional users via the Service Desk form, additional persons are named.
After activation, they automatically receive the user role "SSO-Rolle".
These users can log in to Mailingwork with their employee data, but do not have any rights.
The sub-account admin must select the respective user in Mailingwork under "Users".
By clicking on "Edit", the sub-account admin can assign the corresponding roles in the "User roles" tab.