Einrichtung eines Mailingwork Accounts für ein Institut

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Schritt 1: Ticket im Service Desk erstellen

Um einen Mailingwork Account für ein Institut einzurichten, müssen Sie ein Ticket im Service Desk erstellen. Das Ticket dient dazu, alle notwendigen Informationen für die Einrichtung zu sammeln.

Schritt 2: Angabe von weiteren Informationen

Im Rahmen des Service Desk Tickets werden Sie nach zusätzlichen Informationen gefragt, darunter die durchschnittliche Anzahl der monatlich zu versendenden E-Mails. Diese Angabe ist entscheidend, um das passende E-Mail-Kontingent für Ihr Institut zu ermitteln. 

Die Absender-Adresse kann individuell angepasst werden, allerdings bleibt mailing.wu.ac.at immer die Absenderdomain (Beispiel: musteradresse@mailing.wu.ac.at). Wir deaktivieren für diese Adressen die Kennzeichnung als "External Sender". Bitte teilen Sie uns daher auch Ihre Absender-Adresse oder Änderungen mit. 

Geben Sie uns bitte an wer Ihren Account als Unteraccount-Admin verwalten soll. Gerne können Sie uns Nutzer*innen, die im Institutsaccount mitarbeiten werden nennen, denen keine Admin-Rechte zugewiesen werden sollte. Sollten Sie weitere Nutzer*innen hinzufügen wollen schalten wir Ihnen gerne weitere Personen hier frei. 

Schritt 3: Generierung des Unteraccount-Admins

Nach Erhalt der erforderlichen Informationen erstellen wir Ihnen einen Unteraccount-Admin für das jeweilige Institut. In der Regel sind Sie als Ersteller*in des Service Desk Tickets selbst der Admin. Gerne können Sie uns im Ticket mitteilen, ob Sie und/oder andere Kolleg*innen diese Rolle erhalten sollten. 

Schritt 4: Freischaltung von DKIM/SSL

DKIM/SSL wird für den erstellten Account aktiviert, um die Sicherheit und Authentifizierung der E-Mails zu gewährleisten. 

Schritt 5: Starten der Nutzung

Sobald die Freischaltung erfolgt ist, erhalten Sie von uns eine Benachrichtigung, dass Ihr Account erfolgreich eingerichtet wurde. Anschließend können Sie mit der Nutzung von Mailingwork beginnen. Dies umfasst das Erstellen, Versenden und Verfolgen von E-Mail-Kampagnen.

Schritt 6: Hinzufügen von Benutzern und Zuordnung von Rollen

1. Bei Antrag eines neuen Institutsaccounts oder Antrag auf Freischaltung weiterer Nutzer*innen via Service Desk Formular werden zusätzliche Personen benannt.
2. Nach der Freischaltung erhalten sie automatisch die Benutzerrolle "SSO-Rolle".
3. Diese Nutzer*innen können sich mit den Mitarbeiterdaten in Mailingwork anmelden, haben jedoch keinerlei Rechte.
4. Der Unteraccount-Admin muss in Mailingwork unter "Benutzer" den jeweiligen Benutzer auswählen.
5. Durch Klicken auf "Bearbeiten" kann der Unteraccount-Admin in der Registerkarte "Benutzerrollen" die entsprechenden Rollen zuweisen.

🇬🇧 English

Step 1: Create a ticket via the Service Desk

To set up a Mailingwork account for an institution, you need to create a ticket in the Service Desk. The ticket is used to collect all the necessary information for the setup.

Step 2: Provide further information

As part of the service desk ticket, you will be asked for additional information, including the average number of emails to be sent each month. This information is crucial to determine the appropriate email quota for your institution. 

The sender address can be customized, but mailing.wu.ac.at always remains the sender domain (example: sampleaddress@mailing.wu.ac.at). We deactivate the labeling as "External Sender" for these addresses. Therefore, we kindly ask you to inform us of your sender address or any changes.

Please let us know who should manage your account as a sub-account admin. You are welcome to name users who will work on the institute account but who should not be assigned admin rights. If you would like to add further users, we will be happy to activate additional persons here.

Step 3: Generation of the sub-account admin

Once we have received the required information, we will create a sub-account admin for the respective institute. As the creator of the service desk ticket, you are usually the admin yourself. You are welcome to let us know in the ticket whether you and/or other colleagues should be assigned this role. 

Step 4: Activation of DKIM/SSL

DKIM/SSL is activated for the account created to ensure the security and authentication of emails. 

Step 5: Getting started

As soon as your account has been activated, you will receive a notification from us that your account has been set up successfully. You can then start using Mailingwork. This includes creating, sending and tracking email campaigns.

Step 6: Adding users and assigning roles

1. When applying for a new institute account or requesting the activation of additional users via the Service Desk form, additional persons are named.
2. After activation, they automatically receive the user role "SSO-Rolle".
3. These users can log in to Mailingwork with their employee data, but do not have any rights.
4. The sub-account admin must select the respective user in Mailingwork under "Users".
5. By clicking on "Edit", the sub-account admin can assign the corresponding roles in the "User roles" tab.