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Weitere FAQs finden Sie auf der Webseite https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/bookings/bookings-faq?view=o365-worldwide#wird-meinen-kunden-mein-pers-nlicher-oder-gesch-ftlicher-kalender-angezeigt-.
Ist Microsoft Bookings ohne Office365-Mailkonto verwendbar?
Microsoft Bookings ist grundsätzlich nur als Teil von Office 365 verfügbar. Ohne ein Office 365-E-Mail-Konto können Mitarbeiter:innen, die hinzugefügt werden, nur die GAST-Rolle einnehmen. In dieser GAST-Rolle können sie keine Ereignisse im Office-Kalender berücksichtigen. Auch Testaccounts können mit den entsprechenden Rollen genutzt werden.
Lässt sich Bookings an individuelle Bedürfnisse anpassen?
Ja, viele Komponenten in MS Bookings sind anpassbar. Beim Einrichten eines Bookings-Kalenders können viele Aspekte der webbasierten Planungsseite angepasst werden, darunter:
Geschäftsinformationen
Mitarbeiter:innen-Details (Rollen, Verfügbarkeiten, etc.)
Dienste/Services
Zeitplanung
Können Termine von einem anderen Mitarbeiter bzw. einer anderen Mitarbeiterin übernommen werden (beispielsweise aufgrund eines Krankenstands)?
Ja, grundsätzlich können Termine zwischen Mitarbeiter:innen beliebig zugewiesen werden.
Es ist sinnvoll, nicht alle theoretisch verfügbaren Mitarbeiter:innen sofort für den Dienst zu vergeben.
Im Krankheitsfall können die Buchungen der erkrankten Person manuell auf eine neue Person (Stellvertreter:in) umgebucht werden.
Es kann bei jedem Termin jederzeit ein/e andere/r Mitarbeiter:in anstelle des/der ursprünglich Zugeteilten zugewiesen werden:
Klicken Sie im linken Menü auf Dienste.
Wählen Sie den entsprechenden Dienst aus und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.
Klicken Sie im Menü auf Mitarbeiter zuweisen.
Wählen Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter:in aus.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Damit wurde der Dienst an eine/n andere/n Mitarbeiter:in übertragen.
Besteht die Möglichkeit, nur eine Terminanfrage über MS Bookings zu stellen?
Grundsätzlich versendet MS Bookings immer automatisierte Bestätigungen. Allerdings bietet MS Bookings verschiedene Betriebsmodi an. Im Betriebsmodus Kein Self-Service (keine Self-Service-Buchungsseite für Kunden veröffentlichen) kann eine Ressourcenplanung der Mitarbeiter:innen über MS Bookings erfolgen.
Wenn ich einen Kalender erstelle und eine andere Person Zugriff auf Bookings hat, kann sie dann meinen Kalender sehen?
Die einzigen Personen, die Zugriff auf Bookings-Kalender haben, die Sie (über die Web-App) erstellen, sind Personen, die als Mitarbeiter hinzugefügt wurden (entweder in einer Administrator- oder Viewer-Rolle). Mandantenadministratoren können eine Liste aller Bookings-Postfächer in Exchange und Microsoft Entra ID anzeigen.
Wie können Bookings-Termine im Kalender einer Person angezeigt werden?
Die Bestätigung der Buchung wird sowohl an die Posteingänge des Dienstleisters als auch an den Kunden bzw. die Kundin gesendet. Die Bestätigungsmail enthält eine *.ics Dateianlage, die dann dem Kalender des Benutzers bzw. der Benutzerin mit allen relevanten Termindetails hinzugefügt werden kann.
Kann für Bookings die Erreichbarkeit der Bestätigungen usw. über die Funktionsadresse eingerichtet werden?
Ja, im Menü unter dem Reiter Geschäftsinformationen > Grundlegende Details unter der Funktion Kundenantworten senden an ist dies möglich (siehe Bild).
Kann Bookings die Verfügbarkeit der Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen hinsichtlich ihrer Kalendereinträge in Outlook (Termine, Abwesenheiten, …) berücksichtigen?
Ja, Microsoft Bookings kann die Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen hinsichtlich ihrer Kalendereinträge in Outlook berücksichtigen. Bookings liest die Kalender der Mitarbeiter:innen aus, um verfügbare Zeitfenster anzuzeigen und verhindert Überbuchungen, wenn Mitarbeiter:innen Termine in ihren Kalender eintragen.
Ob Bookings Ihre Kalendereinträge in Outlook berücksichtigt, können Sie überprüfen:
Klicken Sie im linken Menü Mitarbeiter. Wählen Sie dann den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin aus, indem sie auf das Symbol Bearbeiten klicken. Überprüfen Sie, ob ein entsprechender Haken bei Verfügbarkeit gesetzt ist (siehe Bild).
Standardmäßig ist der Haken “Ereignisse im Office-Kalender beeinflussen die Verfügbarkeit.” gesetzt.
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Hinweis
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Können Benachrichtigungen an das Unternehmen deaktiviert werden?
Ja, Benachrichtigungen an das Unternehmen können deaktiviert werden:
Klicken Sie im linken Menü auf Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie.
Unter E-Mail-Benachrichtigung können Sie mittels Häkchen-Setzung selbst entscheiden, ob das Unternehmen benachrichtigt werden soll (siehe Bild).
Welche Änderungen können an der Personalauswahl vorgenommen werden?
Kunden und Kundinnen haben im Allgemeinen die Möglichkeit, eine/n bestimmten Mitarbeiter:in bei der Buchung auszuwählen. Diese Option kann jedoch bei Bedarf abgestellt werden:
Klicken Sie im linken Menü auf Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie.
Unter Personalkontrolle können Sie mittels Häkchen-Setzung selbst entscheiden, ob die Auswahl einer bestimmten Person gestattet sein soll. (siehe Bild).
Wenn die Option Kunden das Auswählen einer bestimmten Person für die Buchung gestatten ausgestellt ist, weist Bookings basierend auf der Verfügbarkeit des Personals automatisch und zufällig eine/n Mitarbeiter:in zu.
Kann die maximale Vorlaufzeit individuell eingestellt werden?
Ja, es kann die maximale Anzahl von Tagen, für die eine Buchung im Voraus gemacht werden kann, für alle Dienste als globale Vorlage unter Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie eingestellt werden.
Weiters kann für jeden Dienst auch individuell die maximale Vorlaufzeit unter Dienst bearbeiten > Verfügbarkeitsoptionen > Planungsrichtlinie > Maximale Vorlaufzeit eingestellt werden, die dann die standardmäßige Planungsrichtlinie der Buchungsseite überschreibt.
Sie können das Maximum auf 365 Tage oder mehr festlegen.
Ist die gesamte Funktionalität der Bookings-Web-App auch in Microsoft Teams verfügbar?
Eine vereinfachte Version von Bookings ist als App in Teams verfügbar. Weitere Informationen dazu finden Sie unter https://support.microsoft.com/office/overview-of-the-bookings-app-in-teams-7b8569e1-0c8a-444e-b712-d9968b05110b.
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FAQs |
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Further FAQs can be found on the website https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/bookings/bookings-faq?view=o365-worldwide#wird-meinen-kunden-mein-pers-nlicher-oder-gesch-ftlicher-kalender-angezeigt-.
Can Microsoft Bookings be used without an Office365 mail account?
Microsoft Bookings is only available as part of Office 365. Without an Office 365 email account, employees who are added can only take on the GUEST role. In this GUEST role, they cannot take any events into account in the Office calendar. Test accounts can also be used with the corresponding roles.
Can Bookings be adapted to individual needs?
Yes, many components in MS Bookings are customizable. When setting up a Bookings calendar, many aspects of the web-based scheduling page can be customized, including:
Business information
Employee details (roles, availabilities, etc.)
Services
scheduling
Can appointments be taken over by another employee (e.g. due to sick leave)?
Yes, appointments can be assigned between employees as required.
It makes sense not to assign all theoretically available employees to the shift immediately.
In the event of illness, the sick person's bookings can be manually rebooked to a new person (deputy).
A different employee can be assigned at any time for each appointment instead of the one originally assigned:
Please click on Services in the left-hand menu.
Select the relevant service and click on the Edit icon.
Click on Assign staff in the menu.
Select the desired employee(s).
Click on Save changes.
The service has now been transferred to another employee.
Is it possible to make only an appointment request via MS Bookings?
In general, MS Bookings always sends automated confirmations. However, MS Bookings offers different operating modes. In the operating mode No self-service (Don’t publish a self-service booking page for customers), employee resource planning can be carried out via MS Bookings.
If I create a calendar and another person has access to Bookings, can they see my calendar?
The only people who have access to Bookings calendars that you create (via the web app) are people who have been added as employees (either in an administrator or viewer role). Client administrators can view a list of all Bookings mailboxes in Exchange and Microsoft Entra ID.
How can booking appointments be displayed in a person's calendar?
The confirmation of the booking is sent both to the service provider's inbox and to the customer. The confirmation email contains an *.ics file attachment, which can then be added to the user's calendar with all relevant appointment details.
Can the availability of confirmations etc. be set up for bookings via the function address?
Yes, this is possible in the menu under the tab Business information > Basic details under the function Send customer replies to (see image).
Can Bookings take into account the availability of employees with regard to their calendar entries in Outlook (appointments, absences, etc.)?
Yes, Microsoft Bookings can take into account the availability of employees with regard to their calendar entries in Outlook. Bookings reads employees' calendars to display available time slots and prevents overbooking when employees enter appointments in their calendar.
To check whether Bookings takes your calendar entries in Outlook into account, click Click Staff in the left-hand menu. Then select the employee by clicking on the Edit icon. Check whether the Availability checkbox (Events on Office calendar affect availability) is ticked (see image).
The checkbox “Events on Office calendar affect availability.” is checked by default.
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Please note
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Can notifications to the company be deactivated?
Yes, notifications to the company can be deactivated:
In the left-hand menu, click on Booking page > Default scheduling policy.
Under Email notification, you can decide for yourself whether the company should be notified by ticking the box (see image).
What changes can be made to the personnel selection process?
Customers generally have the option of selecting a specific employee when booking. However, this option can be disabled if required:
In the left-hand menu, click on Booking page > Default scheduling policy.
Under Staff control, you can decide yourself whether the selection of a specific person should be permitted by ticking the box. (see image).
If the option Allow customers to choose a specific person for the booking is selected, Bookings will automatically and randomly assign a staff member based on the availability of the staff.
Is it possible to set the maximum lead time individually?
Yes, the maximum number of days for which a booking can be made in advance can be set for all services as a global template under Booking page > Default scheduling policy.
Furthermore, the maximum lead time can be set individually for each service under Edit service > Availability options > Scheduling policy > Maximum lead time, which then overwrites the standard scheduling policy of the booking page.
You can set the maximum to 365 days or more.
Is the entire functionality of the Bookings web app also available in Microsoft Teams?
A simplified version of Bookings is available as an app in Teams. You can find more information on this at https://support.microsoft.com/en-us/office/overview-of-the-bookings-app-in-microsoft-teams-7b8569e1-0c8a-444e-b712-d9968b05110b.