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changes.mady.by.user Carina Fellner

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This information is available in German and English.

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🇦🇹 Deutsch

Hinweis

Voraussetzung für die gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen ist es,

  1. dass die Datei auf einem Cloud-Speicherort (Teams/SharePoint oder OneDrive) abgelegt ist und Ihre Kolleg*innen Zugriff auf das Dokument haben
    (d.h. es ist notwendig, dass Sie das Dokument für Ihre Kolleg*innen freigeben)

  2. dass die Datei als Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument im aktuellen Dateiformat vorliegt (d.h. als doc-, ppt- oder xls-Datei).
    Falls nicht: Über das Menü Datei > Information > Kompatibilitätsmodus > Konvertieren können alte Dateien in das neue Format gebracht werden.


Es gibt folgende Möglichkeiten, um gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten:

  • Zusammenarbeit in den Online-Apps oder in Teams:

Sie können genau nachvollziehen, wer gerade wo im Dokument arbeitet und können sich Änderungen anzeigen lassen, die andere seit dem letzten Öffnen des Dokuments durchgeführt haben.

Aufgrund von automatischer Speicherung und gleichzeitiger Bearbeitung kann es vorkommen, dass die Befehle Rückgängig und Wiederholen nicht einwandfrei funktionieren.

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  • Zusammenarbeit über die Desktop-Apps:Um ein Dokument gemeinsam über eine Desktop-App zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie dieses das Dokument und klicken Sie auf den Menübefehl Freigeben.

  2. Geben Sie dann die Personen an, mit denen das Dokument geteilt werden soll.
    Legen Sie außerdem die Zugriffsberechtigungen fest (kann bearbeiten | kann anzeigen | Download nicht möglich | kann überprüfen). Klicken Sie dann Senden.

  3. Nun sehen Sie rechts oben, wer gerade parallel im Dokument mitarbeitet.

OneDrive-GemeinsameBearbeitung.PNGOneDrive-GemeinsameBearbeitung-Teilen.PNG

Tipps

:

  • Verwenden Sie die Kommentar-Funktion, um mit anderen innerhalb eines Dokuments zu kommunizieren

  • Mit “@”-Erwähnungen (z.B. @helenemaier) können Sie in einem Kommentar eine bestimmte Person ansprechen

  • Dokumente, die in OneDrive bzw. SharePoint abgespeichert sind, werden automatisch gespeichert.
    Unerwünschte Änderungen können über den Versionsverlauf rückgängig gemacht werden, siehe dazu die Seite Versionierung und Wiederherstellung von Dateien

Hinweis

Achtung: Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumente über Office für Mac kann es zu Problemen kommen.
Weitere mögliche Probleme und deren Behandlung werden auf der Microsoft-Website Problembehandlung bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in Office beschrieben.

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Panel
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Collaborative editing of a document

Hinweis

The requirements for shared and simultaneous editing of a document by several people are

  1. the file must be stored in a cloud storage location (Teams/SharePoint or OneDrive) and your colleagues must have access to the document (i.e. you need to share the document with your colleagues)

  2. that the file is available as a Word, Excel or PowerPoint document in the current file format (i.e. as a doc, ppt or xls file).
    If not: Old files can be converted to the new format via the menu File > Information > Compatibility mode > Convert (Datei > Information > Kompatibilitätsmodus > Konvertieren).

There are the following options for working on a document at the same time:

  • Collaboration in the Online Apps or in Teams:

You can see exactly who is currently working where in the document and you can view changes that others have made since the document was last opened.

Due to automatic saving and simultaneous editing, the Undo and Redo (Rückgängig und Wiederholen) commands may not work properly.

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  • Collaboration via Desktop Apps:

  1. Open the document and click on the menu command Share (Freigeben).

  2. Enter the people with whom the document should be shared. Also set the access permissions can edit | can view | download not possible | can review (kann bearbeiten | kann anzeigen | Download nicht möglich | kann überprüfen). Click Send (Senden).

  3. Now you can see who is currently working on the document at the top right.

OneDrive-GemeinsameBearbeitung.PNGImage AddedOneDrive-GemeinsameBearbeitung-Teilen.PNGImage Added

Tips

  • Use the comment function to communicate with others within a document

  • With "@" mentions (e.g. @helenemaier) you can address a specific person in a comment

  • Documents that are saved in OneDrive or SharePoint are saved automatically.
    Unwanted changes can be undone via the version history, see the page Versioning and restoring files

Hinweis

Attention: You may experience problems when collaborating on documents using Office for Mac.
Further possible problems and how to deal with them are described on the Microsoft website Troubleshoot co-authoring in Office.