Voraussetzung für die gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen ist es,
dass die Datei auf einem Cloud-Speicherort (Teams/SharePoint oder OneDrive) abgelegt ist und Ihre Kolleg*innen Zugriff auf das Dokument haben
(d.h. es ist notwendig, dass Sie das Dokument für Ihre Kolleg*innen freigeben)dass die Datei als Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument im aktuellen Dateiformat vorliegt (d.h. als doc-, ppt- oder xls-Datei).
Falls nicht: Über das Menü Datei > Information > Kompatibilitätsmodus > Konvertieren können alte Dateien in das neue Format gebracht werden.
Es gibt folgende Möglichkeiten, um gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten:
Zusammenarbeit in den Online-Apps oder in Teams:
Sie können genau nachvollziehen, wer gerade wo im Dokument arbeitet und können sich Änderungen anzeigen lassen, die andere seit dem letzten Öffnen des Dokuments durchgeführt haben.
Aufgrund von automatischer Speicherung und gleichzeitiger Bearbeitung kann es vorkommen, dass die Befehle Rückgängig und Wiederholen nicht einwandfrei funktionieren.
Zusammenarbeit über die Desktop-Apps:
Um ein Dokument gemeinsam über eine Desktop-App zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie dieses Dokument und klicken Sie auf den Menübefehl Freigeben.
Geben Sie dann die Personen an, mit denen das Dokument geteilt werden soll.
Legen Sie außerdem die Zugriffsberechtigungen fest (kann bearbeiten | kann anzeigen | Download nicht möglich | kann überprüfen). Klicken Sie dann Senden.Nun sehen Sie rechts oben, wer gerade parallel im Dokument mitarbeitet.
Tipps:
Verwenden Sie die Kommentar-Funktion, um mit anderen innerhalb eines Dokuments zu kommunizieren
Mit “@”-Erwähnungen (z.B. @helenemaier) können Sie in einem Kommentar eine bestimmte Person ansprechen
Dokumente, die in OneDrive bzw. SharePoint abgespeichert sind, werden automatisch gespeichert. Unerwünschte Änderungen können über den Versionsverlauf rückgängig gemacht werden, siehe dazu die Seite Versionierung und Wiederherstellung von Dateien
Achtung: Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumente über Office für Mac kann es zu Problemen kommen.
Weitere mögliche Probleme und deren Behandlung werden auf der Microsoft-Website Problembehandlung bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in Office beschrieben.