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🇦🇹 Deutsch
Tipp Nr. 1
Die Datenschutzerklärung für Newsletter
Die Datenschutzerklärung ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden Newsletters, und es ist von höchster Wichtigkeit, sie stets auf dem neuesten Stand zu halten.
- Bitte kontrollieren Sie regelmäßig die Datenschutzerklärung im Anmeldesetup Ihres Newslettertools und passen Sie sie gegebenenfalls an, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
Dieser Prozess ist von besonderer Bedeutung, da er sicherstellt, dass Ihre Abonnent*innen stets über die Verwendung ihrer Daten informiert sind und Ihr Newsletter-Service den aktuellen Datenschutzrichtlinien entspricht. - Insbesondere beim Erstellen eines neuen Mailingwork-Accounts sollte darauf geachtet werden, dass eine klare und aktuelle Datenschutzerklärung im Anmeldesetup vorhanden ist. Diese Maßnahme gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Abonnenten in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren persönlichen Informationen.
- Sie finden hier eine Mustereinwilligungserklärung
- Mailingwork stellt auch weitere Informationen zur Verfügung
Tipp Nr. 2
Tracking und Profiling
Was ist Tracking?
Newsletter sind nach wie vor eines der erfolgreichsten Marketing-Instrumente. Darin steckt noch deutlich mehr Potential, wenn Sie das Nutzerverhalten der Abonnent*innen auswerten. Mittels Analysen können Sie die Interessen und das Verhalten Ihrer Newsletter-Empfänger*innen beobachten, um bspw. die Öffnungsrate festzustellen. Zudem können Sie verschiedene Darstellungsformen des Mailings für die optimale Ansprache des Adressatenkreises wirkungsvoll testen. Sogenannte Beacons bzw. Tracking-Pixel helfen Ihnen dabei. Diese ermöglichen die Erhebung und Übermittlung bestimmter Daten, wie zum Beispiel den Zeitpunkt des Abrufs oder Angaben zum genutzten E-Mail-Client.
Was ist Profiling?
Das Profiling geht noch etwas über das Tracking hinaus, da es eine Profilbildung des individuellen Newsletter-Abonnent*innen zulässt. Dabei werden zwischen den erhobenen Daten automatisiert Zusammenhänge gebildet, die Rückschlüsse auf etwaige persönliche Aspekte zulassen und diese mitunter auch vorhersagbar machen sollen. Laut DSGVO zählen zu Profiling-Informationen unter anderem persönliche Vorlieben oder die wirtschaftliche Lage. Das E-Mail-Marketing verbindet mit Profiling aber vor allem das Messen von Klicks und Öffnungen, die dann direkt den/dem Abonnent*innen zugeordnet sind. Auch Käufe und Downloads aus dem Newsletter heraus lassen sich mittels Profiling zurückverfolgen.
Profiling und Datenschutz bei Mailingwork: Eine Entscheidung für Sicherheit
In Anerkennung der rechtlichen Herausforderungen und des hohen Datenschutzrisikos, das mit Profiling verbunden ist, ist die Profiling-Funktion in Mailingwork global deaktiviert.
Profiling befindet sich in einer rechtlichen Grauzone und birgt potenzielle Risiken für die Sicherheit sensibler Daten. Es ist wichtig zu betonen, dass, obwohl Profiling global deaktiviert ist, Tracking weiterhin möglich ist. Mailingwork ermöglicht es den Nutzern, anonymisierte Daten zu analysieren und aussagekräftige Statistiken zu generieren. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass datenschutzrechtliche Standards gewahrt bleiben, während gleichzeitig die Möglichkeit zur effektiven Analyse und Optimierung von Kampagnen erhalten bleibt.
Tipp Nr. 3
Weiterempfehlensetup
Mit dem 'Weiterempfehlen'-Modul ermöglicht Mailingwork die Erstellung von Formularen, über die Abonnent*innen Ihren Newsletter an Freunde, Kolleg*innen oder Bekannte weiterleiten können. Der Ablauf gestaltet sich dabei folgendermaßen: Die/Der Abonnent*in klickt im Newsletter auf 'Newsletter weiterempfehlen', gibt alle erforderlichen Daten in ein Formular ein, erhält die Meldung 'Die E-Mail wurde weitergeleitet', und die/der Empfänger*in erhält die entsprechende Weiterleitung.
Deaktivierung des 'Weiterempfehlen'-Setups aufgrund von Datenschutzrisiken
Tipp Nr. 4
Fragen Sie bei der Anmeldung KEINE sensiblen persönlichen Daten ab!
Die rechtssichere Gestaltung im Anmeldeprozess ist ein wichtiger Bestandteil Ihres E-Mail Marketings. Hier entscheidet sich, in welchem Maße sich Ihr Adressverteiler um hochwertige, qualifizierte Abonnent*innen erweitert. Damit dabei alles rechtens zugeht, gibt es einige Regelungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sowie unseren diversen WUPOLs.
In Bezug auf die rechtssichere Gestaltung des Anmeldeprozesses betont der Absatz die Bedeutung der Datensparsamkeit. Es wird darauf hingewiesen, dass nur die für den Versand wirklich notwendigen Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse, als Pflichtfeld erfasst werden dürfen. Zusätzliche personenbezogene Informationen wie Anrede, Titel und Vor- oder Nachnamen können optional abgefragt werden, dürfen jedoch nicht als Pflichtfelder markiert werden. Eine höfliche Bitte um diese Informationen bietet die Möglichkeit zur personalisierten Ansprache, wobei darauf hingewiesen wird, dass zu viele Formularfelder, unabhängig von ihrer Kennzeichnung, potenziell abschreckend wirken können.
Tipp Nr. 5
Anonymisierung der Abmeldungen
Abmeldungen in Mailingwork werden umfassend erfasst, und die zugehörigen Daten unterliegen einer Anonymisierung nach einer vorgegebenen Zeitspanne. Es wird empfohlen, die Einstellung für die Anonymisierung auf maximal eine Woche zu setzen. Ein kürzerer Zeitrahmen ist dabei bevorzugt, da die betreffende Person sich bereits abgemeldet hat und somit die Rechte zur Verwendung ihrer Daten zurückgezogen hat. Dieser respektvolle Ansatz gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und berücksichtigt das legitime Anliegen der Abonnent*innen hinsichtlich der Kontrolle über ihre persönlichen Informationen.
Weitere Informationen zum Abmeldesetup finden Sie hier.
Tipp Nr. 6
Abmeldungen nachverfolgen
Im Rahmen eines datenschutzrechtlichen Auskunftbegehrens könnte es sein, dass Opt-Outs nachgewiesen werden müssen.
Über die List-Unsubscribe-Funktion können Opt Outs durch Institutsadmins nachverfolgt werden: https://faq.mailingwork.de/emailings/wie-vereinfacht-ein-list-unsubscribe-die-newsletter-abmeldung-fuer-abonnenten/
Abmeldungen werden im Menü unter > Abonnenten > Abmeldungen angezeigt.
Falls Sie weitere Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unser Datenschutzteam (datenschutz@wu.ac.at).
Weitere Tipps und Tricks stellt Ihnen auch Mailingwork zur Verfügung.
🇬🇧 English
Tip no. 1
Privacy policy for newsletters
Advice no. 1
Privacy policy for newsletters
The privacy policy is an essential part of every newsletter and it is of the utmost importance to keep it up to date.
Please regularly check the privacy policy in the opt-in setup of your newsletter tool and adjust it if necessary to ensure that all relevant information and legal requirements are taken into account.
This process is particularly important as it ensures that your subscribers are always informed about the use of their data and that your newsletter service complies with the current data protection guidelines.
Especially when creating a new Mailingwork account, ensure that a clear and up-to-date privacy policy is present in the opt-in setup. This measure not only ensures compliance with legal regulations, but also strengthens the trust of your subscribers in the responsible handling of their personal information.
Mailingwork also provides further information
Tip no. 2
Tracking and profiling
What is tracking?
Newsletter sind nach wie vor eines der erfolgreichsten Marketing-Instrumente. Darin steckt noch deutlich mehr Potential, wenn Sie das Nutzerverhalten der Abonnent*innen auswerten. Mittels Analysen können Sie die Interessen und das Verhalten Ihrer Newsletter-Empfänger*innen beobachten, um bspw. die Öffnungsrate festzustellen. Zudem können Sie verschiedene Darstellungsformen des Mailings für die optimale Ansprache des Adressatenkreises wirkungsvoll testen. Sogenannte Beacons bzw. Tracking-Pixel helfen Ihnen dabei. Diese ermöglichen die Erhebung und Übermittlung bestimmter Daten, wie zum Beispiel den Zeitpunkt des Abrufs oder Angaben zum genutzten E-Mail-Client.
Newsletters are still one of the most successful marketing tools. There is even more potential if you evaluate the user behavior of your subscribers. You can use analyses to observe the interests and behavior of your newsletter recipients in order to determine the opening rate, for example. You can also effectively test different forms of mailing presentation to optimally address your target group. So-called beacons or tracking pixels help you with this. These enable the collection and transmission of certain data, such as the time of retrieval or details of the email client used.
What is profiling?
Profiling extends somewhat beyond tracking, as it allows the individual newsletter subscriber to be profiled. In this process, correlations are automatically formed between the collected data, which allow conclusions to be drawn about any personal aspects and are sometimes also intended to make these predictable. According to the GDPR, profiling information includes personal preferences or economic situation. However, email marketing primarily uses profiling to measure clicks and openings, which are then directly assigned to the subscriber. Profiling can as well be used to track purchases and downloads from the newsletter.
Profiling and data protection at Mailingwork: A decision for data security
In recognition of the legal challenges and high data protection risk associated with profiling, the profiling function in Mailingwork is deactivated globally.
Profiling is a legal gray area and poses potential risks to the security of sensitive data. It is important to emphasize that although profiling is disabled globally, tracking is still possible. Mailingwork allows users to analyze anonymized data and generate meaningful statistics. This approach ensures that data protection standards are upheld while maintaining the ability to effectively analyze and optimize campaigns.
Tip no. 3
Tell-a-Friend Setup
With the 'Tell-a-Friend' feature, Mailingwork allows you to create forms that subscribers can use to recommend your newsletter to friends, colleagues or acquaintances. The process is as follows: The subscriber clicks on 'Recommend newsletter' in the newsletter, enters all the required data in a form, receives the message 'The email has been forwarded', and the recipient receives the corresponding forwarding.
Deactivation of the 'Tell-a-Friend' setup due to data protection risks
We would like to point out that the 'Tell-a-Friend' setup has been disabled globally, and this is due to serious privacy risks. This proactive measure underlines our commitment to protect the privacy of our users with the utmost care. By deactivating the 'Tell-a-friend' setup, we are responding to the identified risks associated with sharing emails and thereby placing a clear focus on the protection of sensitive data. This decision reflects our ongoing commitment to maintaining data protection standards and ensuring a trustworthy platform for our users.
Tip no. 4
Do NOT ask for sensitive personal data at the signing up process!
The legally compliant design of the registration process is an important part of your email marketing. This is where the extent to which your mailing list expands to include high-quality, qualified subscribers is decided. To ensure that everything is legally compliant, there are a number of regulations from the General Data Protection Regulation (GDPR) and our various WUPOLs.
With regard to the legally compliant design of the registration process, the paragraph emphasizes the importance of data minimization. It is pointed out that only the data that is really necessary for sending, in particular the e-mail address, may be entered as a mandatory field. Additional personal information such as salutation, title and first or last name can be requested optionally, but must not be marked as mandatory fields. A polite request for this information offers the opportunity for a personalized approach, although it should be noted that too many form fields, regardless of how they are marked, can potentially have a deterrent effect.
Tip no. 5
Anonymization of unsubscriptions
Unsubscriptions in Mailingwork are recorded comprehensively and the associated data is subject to anonymization after a specified period of time. It is recommended that the setting for anonymization is set to a maximum of one week. A shorter time frame is preferred, as the person concerned has already unsubscribed and thus withdrawn the rights to use their data. This respectful approach ensures compliance with data protection regulations and takes into account the legitimate concerns of subscribers regarding control over their personal information.
Further information on the opt-out setup can be found here.
Tip no. 6
Track unsubscriptions
As part of a request for information under data protection law, it may be necessary to provide proof of opt-outs.
Opt-outs by institute administrators can be tracked via the function for unsubscribing from the list: https://faq.mailingwork.de/emailings/wie-vereinfacht-ein-list-unsubscribe-die-newsletter-abmeldung-fuer-abonnenten/
The unsubscriptions are listed in the menu under > Subscribers > Show Opt-Outs
If you have any further questions about data protection, please contact our data protection team (datenschutz@wu.ac.at).
Mailingwork also provides you with further tips and tricks.