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This information is available in German and English. 🇦🇹 Deutsche Version | 🇬🇧 English Version |
🇦🇹 Deutsch
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Vergabe der Stellvertretung für E-Mail durch Person A
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Hierfür sind 3 Schritte notwendig: I. Einrichten einer Stellvertretung |
Es ist notwendig, dass eine Person A in ihrem/seinem Outlook folgende Einstellungen übernimmt:
I. Einrichten einer Stellvertretung
Wählen Sie im Register Datei
Klicken Sie auf Informationen
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung
Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen > Hinzufügen und im folgenden Dialogfenster die gewünschte Person B, der Sie die Stellvertretung erteilen möchten
Wählen Sie im Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung je nach gewünschter Berechtigungsstufe im Feld Posteingang die relevante Rolle aus.
Soll Ihr/e Stellvertreter/in auch E-Mail in Ihrem Auftrag versenden können, wählen Sie bitte die Stufe Autor oder Bearbeiter aus (Details zu den Berechtigungsstufen siehe unten)Aktivieren Sie bitte auch, dass der Stellvertreter/ die Stellvertreterin eine Infomail erhalten soll
Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen
| Hinweis |
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HinweisWenn Sie den Punkt Stellvertretung kann private Elemente sehen auswählen, kann Ihr/e Stellvertreter/in auch alle privat markierten Elemente sehen. |
Was bedeuten die Berechtigungsstufen?
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II. Zugriff für Postfach einrichten
Um dem Stellvertreter/der Stellvertreterin die Anzeige des Postfachs im Navigationsbereich zu ermöglichen, ist es nötig, die Berechtigung für das Postfach in Outlook durch Person A einzurichten:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse
Wählen Sie Ordnerberechtigungen
Klicken Sie Hinzufügen bzw. wählen Sie den Stellvertreter/die Stellvertreterin aus
Aktivieren Sie das Kästchen Ordner sichtbar und klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen
III. E-Mail-Ordner freigeben
Nachdem Sie Ihr Postfach freigegeben haben, können Sie bestimmen, auf welche E-Mail-Ordner Ihr/e Stellvertreter/in zugreifen darf bzw. welche Rechte er/sie für diese Ordner bekommt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner (z.B. Ihren Posteingang)
Wählen Sie Eigenschaften...
Klicken Sie im Dialogfenster Posteingang: Eigenschaften auf die Registerkarte Berechtigungen
Klicken Sie Hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Person B aus
Wählen Sie die hinzugefügte Person
Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen und bestätigen Sie diese mit einem Klick auf OK
Übersicht der verfügbaren Berechtigungsstufen
Berechtigungsstufe (oder Rolle) | Mögliche Aktionen |
|---|---|
Besitzer | Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. Als Besitzer des Ordners können Sie die Berechtigungsstufen ändern, über die andere Personen in dem Ordner verfügen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.) |
Veröffentlichender Bearbeiter | Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.) |
Bearbeiter | Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen. |
Veröffentlichender Autor | Kann Elemente und Dateien erstellen und lesen, Unterordner erstellen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.) |
Autor | Kann Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen. |
Mitwirkender | Kann Elemente und Dateien lediglich erstellen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt. (Gilt nicht für Stellvertretungen.) |
Prüfer | Kann Elemente und Dateien nur lesen. |
Benutzerdefiniert | Kann Aktivitäten durchführen, die vom Ordnerbesitzer festgelegt wurden. |
Keine | Keine Berechtigung. Ordner können nicht geöffnet werden. |
Nutzung der Stellvertretung für E-Mail durch Person B
Anzeigen des Postfaches einer anderen Person
Als Stellvertreter/in erhalten Sie – sofern Person A dies ausgewählt hat – eine Zusammenfassungsmail über die für Sie eingerichteten Berechtigungen.
| Info |
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Nun wird das Postfach der zu vertretenden Person unterhalb Ihres Postfaches angezeigt. |
Damit Sie als Stellvertreter/in auf das freigegebene Postfach zugreifen können, ist es notwendig, dieses in Outlook zu öffnen:
Gehen Sie dazu im Register Datei auf
> Informationen > Kontoeinstellungen.
Klicken Sie im Dialogfenster Kontoeinstellungen auf die Registerkarte E-Mail
Wählen Sie Ihren Account (E-Mail-Adresse)
Klicken Sie auf Ändern
Klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf Weitere Einstellungen
Klicken Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange auf die Registerkarte Erweitert
Klicken Sie Hinzufügen und geben Sie den Namen der Person A ein, die für Sie das Postfach freigegeben hat.
Bestätigen Sie alle Eingaben mit OK
Senden von E-Mails im Auftrag von Person A
Hat Person A Ihnen Rechte der Stufe Autor oder Bearbeiter gegeben, haben Sie die Möglichkeit, beim Senden von E-Mails auszuwählen, von welchem Konto aus die E-Mail gesendet werden soll.
Blenden Sie hierfür das "Von"-Feld ein:
Gehen Sie in einer neuen E-Mail auf die Registerkarte Optionen und wählen Sie dort Von.
Dadurch wird das Feld "Von" dauerhaft im E-Mail-Kopf angezeigt.
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TippKlicken Sie auf "Von", wenn Sie die E-Mail im Namen einer anderen Person senden wollen. |
Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung
Als Person A haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigung für Ihren Stellvertreter/Ihre Stellvertreterin zu ändern oder die Stellvertretung rückgängig zu machen.
Ändern der Rechte für den Stellvertreter/die Stellvertreterin durch Person A
Um die Rechte für den Stellvertreter zu verändern, führen Sie bitte folgende Aktionen durch:
Wählen Sie im Register Datei
Klicken Sie auf Informationen
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung
Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person
Klicken Sie auf Berechtigungen...
Ändern Sie im folgenden Dialogfenster die Berechtigungsstufe für den Posteingang. Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen
Rückgängigmachen der Stellvertetung für E-Mails durch Person A
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Hierfür sind 3 Schritte notwendig: I. Entfernen des Stellvertreters/der Stellvertreterin |
Um die Stellvertretung rückgängig zu machen, führen Sie bitte folgende Aktionen durch:
I. Entfernen des Stellvertreters/der Stellvertreterin
Wählen Sie im Register Datei
Klicken Sie auf Informationen
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung
Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen
II. Zugriff für Postfach entfernen
Weiters ist es notwendig, dass Person A die Zugriffsberechtigungen für das Postfach entfernt:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse
Wählen Sie Ordnerberechtigungen
Wählen Sie den Namen des Stellvertreters/der Stellvertreterin
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen
III. E-Mail-Ordner-Freigabe aufheben
Im finalen Schritt ist es für Person A notwendig, die Freigaben von jenen Ordnern zu entfernen, die für Person B freigegeben wurden:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner (z.B. Ihren Posteingang)
Wählen Sie Eigenschaften...
Wählen Sie im Dialogfeld Posteingang: Eigenschaften die Registerkarte Berechtigungen
Wählen Sie die Person, die Ihre Stellvertretung wahrgenommen hat
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen
Entfernen des Postfaches von Person A im Outlook von Person B
Hierfür ist es notwendig, dass Person B die Stellvertretung über Person A aus dem eigenen E-Mail-Modul entfernt:
Entfernen des hinzugefügten Ordners durch Person B
Gehen Sie dazu im Register Datei auf > Informationen > Kontoeinstellungen:
Wählen Sie im Dialogfenster Kontoeinstellungen die Registerkarte E-Mail
Wählen Sie Ihren Account
Klicken Sie auf Ändern
Klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf Weitere Einstellungen
Wählen Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange die Registerkarte Erweitert
Klicken Sie den Namen der Person A an, deren Postfach Ihnen angezeigt wurde
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen
| Info |
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Das Postfach der zu vertretenden Person wird Ihnen nun nicht mehr angezeigt. |
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🇬🇧 English
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Assignment of delegation for email by person A
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There are 3 steps necessary for this: I. Set up a delegating access |
It is necessary for a person A to adopt the following settings in his/her Outlook:
I. Set up a delegating access
Select the File tab
Click Info
Click Account Settings
Select Delegate Access
In the Delegates dialog box, select > Add.
In the following dialog box, select the desired person B to whom you want to assign the delegationIn the Delegate Permissions dialog box, select the relevant role in the Inbox field, depending on the privilege level you want.
If your delegate should also be able to send emails on your behalf, please select the Author or Editor level (see below for details on authorization levels).Please also activate that your delegate should receive an info mail
Click OK to confirm the selection
| Hinweis |
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Please noteIf you select the option Delegate can see my private items, your delegate can also see all privately marked elements. This is especially relevant when setting up the delegating access for calendars or contacts. |
What do the authorization levels mean?
| Auszug | ||||||||
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II. Set up access for mailbox
In order to allow the delegate to view the mailbox in the navigation pane, it is necessary to set up the permission for the mailbox in Outlook by Person A:
Right click on your email address
Select Folder Permissions
Click Add or select the delegation folder
Check the box Folder visible and click OK to confirm the selection
III. Share the email folder
After you have shared your mailbox, you can specify which email folders your delegate is allowed to access or which rights he/she gets for these folders.
Right-click on the desired folder (e.g. your inbox).
Select Properties...
In the Inbox: Properties dialog box, click the Permissions tab
Click Add and select the desired person B
Select the added person
Select the desired permissions and confirm them by clicking OK
Overview of the available authorization levels
Authorization level (or role) | Possible actions |
|---|---|
Owner | Can create, read, modify and delete all items and files and create subfolders. As the owner of the folder, you can change the permission levels that other people in the folder have. (Does not apply to delegates). |
Publishing Editor | Can create, read, modify and delete all items and files and create subfolders. (Does not apply to delegates). |
Editor | Can create, read, modify and delete all items and files. |
Publishing Author | Can create and read items and files, create subfolders, and modify and delete items and files you have created. (Does not apply to delegates). |
Author | Can create and read items and files, and modify and delete items and files you have created. |
Nonediting Author | Can create and read items and files, and delete items you create, but cannot modify them. The elements of other people can only be read. |
Contributor | Can only create items and files. The contents of the folder are not displayed. (Does not apply to delegates). |
Reviewer | Can only read elements and files. |
Custom | Can perform activities specified by the folder owner. (Does not apply to delegates). |
None | No permission. Folder cannot be opened. |
Use of delegation for email by person B
Viewing the mailbox of another person
As a delegate, as long as person A has selected this, you will receive a summary email about the permissions set up for you.
| Info |
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The mailbox of the person to be represented is now displayed below your mailbox. |
In order for you as a delegate to access the shared mailbox, it is necessary to open it in Outlook:
To do this, go to the File tab
> Info > Account settings.
Click the Email tab in the Account Settings dialog box
Select your account (email address)
Please click Change
In the next dialog box, click More Settings
In the Microsoft Exchange dialog box, click the Advanced tab
Click Add and enter the name of the person A who granted you permission to the mailbox.
Confirm all entries with OK
Sending emails on behalf of person A
If person A has given you Author or Editor level rights, you have the option to select from which account the email should be sent when sending emails.
To do this, show the "From" field ("Von"):
In a new email, go to the Options tab ("Optionen") and select From ("Von").
This will permanently display the "From" field in the email header.
| Info |
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HintClick "From" if you want to send the email on behalf of someone else. |
Changing or undoing the delegation authorization
As person A you have the possibility to change the authorization for your delegate or to cancel the delegation.
Changing the rights for the delegate by person A
To change the rights for the delegate, please perform the following actions:
Select the File tab
Please click Info
Click Account Settings
Select Delegate Access
In the Delegates dialog box, select the delegate
Click on Permissions...
In the following dialog box, change the permission level for the Inbox. Click OK to confirm your selection
Undoing the delegation for emails by person A
| Info |
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There are 3 steps necessary for this: I. Remove the delegate |
To undo the delegation, please perform the following actions:
I. Remove the delegate
Select the File tab
Please click Info
Click Account Settings
Select Delegate Access
In the Delegates dialog box, select the delegate
Click Remove and then OK to confirm the selection
II. Remove access for mailbox
Furthermore, it is necessary that person A removes the access permissions for the mailbox:
Right click on your email address
Select Folder Permissions
Select the name of the delegate
Click Remove and then OK to confirm the selection
III. Remove email folder sharing
In the final step it is necessary for person A to remove the shares from those folders that have been shared with person B:
Right-click on the shared folder (e.g. your inbox).
Please select Properties...
In the Inbox: Properties dialog box, select the Permissions tab
Select the person who has taken your place as a delegate
Click Remove and then OK to confirm the selection
Removing person A's mailbox in person B's Outlook
For this purpose it is necessary that person B removes the delegation over person A from his/her own email module:
Removal of the added folder by person B
To do this, go to the File tab > Info > Account Settings:
In the Account Settings dialog box, select the Email tab
Select your account
Please click Change
In the next dialog box, click More Settings
In the Microsoft Exchange dialog box select the Advanced tab
Click the name of the person A whose mailbox was displayed to you
Click Remove and then OK to confirm the selection
| Info |
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The mailbox of the person to be represented is no longer displayed to you. |