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🇦🇹 Deutsch

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Inhalt
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includeVergabe der Stellvertretung für E-Mail durch Person A|Nutzung der Stellvertretung für E-Mail durch Person B|Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung
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Vergabe der Stellvertretung für E-Mail durch Person A

Info

Hierfür sind 3 Schritte notwendig:

I. Einrichten einer Stellvertretung
II. Zugriff für Postfach einrichten
III. E-Mail-Ordner freigeben

Es ist notwendig, dass eine Person A in ihrem/seinem Outlook folgende Einstellungen übernimmt:

I. Einrichten einer Stellvertretung

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  1. Wählen Sie im Register Datei 

  2. Klicken Sie auf Informationen

  3. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen 

  4. Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung

  5. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen > Hinzufügen und im folgenden Dialogfenster die gewünschte Person B, der Sie die Stellvertretung erteilen möchten

  6. Wählen Sie im Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung je nach gewünschter Berechtigungsstufe im Feld Posteingang die relevante Rolle aus.
    Soll Ihr/e Stellvertreter/in auch E-Mail in Ihrem Auftrag versenden können, wählen Sie bitte die Stufe Autor oder Bearbeiter aus (Details zu den Berechtigungsstufen siehe unten)

  7. Aktivieren Sie bitte auch, dass der Stellvertreter/ die Stellvertreterin eine Infomail erhalten soll

  8. Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen


Hinweis

Hinweis

Wenn Sie den Punkt Stellvertretung kann private Elemente sehen auswählen, kann Ihr/e Stellvertreter/in auch alle privat markierten Elemente sehen.
Dies ist v.a. bei der Einrichtung der Stellvertretung für Kalender oder Kontakte relevant.



Was bedeuten die Berechtigungsstufen?

Auszug

Berechtigungsstufe

Berechtigung

Prüfer

Nur Lesen von Elementen im Bereich, für den die Stellvertretung eingerichtet wurde. Wurde die Stufe Prüfer z.B. für den Posteingang gewählt, so kann Person B die Inhalte des Posteingangs von Person A lesen, aber nicht bearbeiten.

Autor

Lesen und Erstellen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Person B erstellt hat.

Bearbeiter

Lesen, Erstellen und Ändern von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die von Person A erstellt wurde.

Wurde diese Stufe für den Posteingang gewählt, kann Person B damit auch E-Mails im Auftrag von Person A senden.



II. Zugriff für Postfach einrichten

Um dem Stellvertreter/der Stellvertreterin die Anzeige des Postfachs im Navigationsbereich zu ermöglichen, ist es nötig, die Berechtigung für das Postfach in Outlook durch Person A einzurichten:

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  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse

  2. Wählen Sie Ordnerberechtigungen

  3. Klicken Sie Hinzufügen bzw. wählen Sie den Stellvertreter/die Stellvertreterin aus

  4. Aktivieren Sie das Kästchen Ordner sichtbar und klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen



III. E-Mail-Ordner freigeben

Nachdem Sie Ihr Postfach freigegeben haben, können Sie bestimmen, auf welche E-Mail-Ordner Ihr/e Stellvertreter/in zugreifen darf bzw. welche Rechte er/sie für diese Ordner bekommt.

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  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner (z.B. Ihren Posteingang)

  2. Wählen Sie Eigenschaften...

  3. Klicken Sie im Dialogfenster Posteingang: Eigenschaften auf die Registerkarte Berechtigungen

  4. Klicken Sie Hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Person B aus

  5. Wählen Sie die hinzugefügte Person

  6. Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen und bestätigen Sie diese mit einem Klick auf OK



Übersicht der verfügbaren Berechtigungsstufen

Berechtigungsstufe (oder Rolle)

Mögliche Aktionen

Besitzer

Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. Als Besitzer des Ordners können Sie die Berechtigungsstufen ändern, über die andere Personen in dem Ordner verfügen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)

Veröffentlichender Bearbeiter

Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)

Bearbeiter

Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen.

Veröffentlichender Autor

Kann Elemente und Dateien erstellen und lesen, Unterordner erstellen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)

Autor

Kann Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen.

Mitwirkender

Kann Elemente und Dateien lediglich erstellen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)

Prüfer

Kann Elemente und Dateien nur lesen.

Benutzerdefiniert

Kann Aktivitäten durchführen, die vom Ordnerbesitzer festgelegt wurden.
(Gilt nicht für Stellvertretungen.)

Keine

Keine Berechtigung. Ordner können nicht geöffnet werden.



Nutzung der Stellvertretung für E-Mail durch Person B

Anzeigen des Postfaches einer anderen Person

Als Stellvertreter/in erhalten Sie – sofern Person A dies ausgewählt hat – eine Zusammenfassungsmail über die für Sie eingerichteten Berechtigungen.


Info

Nun wird das Postfach der zu vertretenden Person unterhalb Ihres Postfaches angezeigt.
Je nach eingerichteten Berechtigungen sehen Sie alle untergeordneten Ordner oder nur einzelne.



Damit Sie als Stellvertreter/in auf das freigegebene Postfach zugreifen können, ist es notwendig, dieses in Outlook zu öffnen:

Gehen Sie dazu im Register Datei auf
> Informationen > Kontoeinstellungen.

  1. Klicken Sie im Dialogfenster Kontoeinstellungen auf die Registerkarte E-Mail

  2. Wählen Sie Ihren Account (E-Mail-Adresse)

  3. Klicken Sie auf Ändern

  4. Klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf Weitere Einstellungen

  5. Klicken Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange auf die Registerkarte Erweitert

  6. Klicken Sie Hinzufügen und geben Sie den Namen der Person A ein, die für Sie das Postfach freigegeben hat.
    Bestätigen Sie alle Eingaben mit OK





Senden von E-Mails im Auftrag von Person A

Hat Person A Ihnen Rechte der Stufe Autor oder Bearbeiter gegeben, haben Sie die Möglichkeit, beim Senden von E-Mails auszuwählen, von welchem Konto aus die E-Mail gesendet werden soll.

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Blenden Sie hierfür das "Von"-Feld ein:

Gehen Sie in einer neuen E-Mail auf die Registerkarte Optionen und wählen Sie dort Von.
Dadurch wird das Feld "Von" dauerhaft im E-Mail-Kopf angezeigt.

Info

Tipp

Klicken Sie auf "Von", wenn Sie die E-Mail im Namen einer anderen Person senden wollen.



Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung

Als Person A haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigung für Ihren Stellvertreter/Ihre Stellvertreterin zu ändern oder die Stellvertretung rückgängig zu machen.

Ändern der Rechte für den Stellvertreter/die Stellvertreterin durch Person A

Um die Rechte für den Stellvertreter zu verändern, führen Sie bitte folgende Aktionen durch:

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  1. Wählen Sie im Register Datei 

  2. Klicken Sie auf Informationen

  3. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen 

  4. Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung

  5. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person

  6. Klicken Sie auf Berechtigungen...

  7. Ändern Sie im folgenden Dialogfenster die Berechtigungsstufe für den Posteingang. Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen


Rückgängigmachen der Stellvertetung für E-Mails durch Person A

Info

Hierfür sind 3 Schritte notwendig:

I. Entfernen des Stellvertreters/der Stellvertreterin
II. Zugriff für Postfach entfernen
III. E-Mail-Ordner-Freigabe aufheben

Um die Stellvertretung rückgängig zu machen, führen Sie bitte folgende Aktionen durch:


I. Entfernen des Stellvertreters/der Stellvertreterin

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  1. Wählen Sie im Register Datei

  2. Klicken Sie auf Informationen

  3. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen

  4. Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung

  5. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person

  6. Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen


II. Zugriff für Postfach entfernen

Weiters ist es notwendig, dass Person A die Zugriffsberechtigungen für das Postfach entfernt:

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  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse

  2. Wählen Sie Ordnerberechtigungen

  3. Wählen Sie den Namen des Stellvertreters/der Stellvertreterin 

  4. Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen


III. E-Mail-Ordner-Freigabe aufheben

Im finalen Schritt ist es für Person A notwendig, die Freigaben von jenen Ordnern zu entfernen, die für Person B freigegeben wurden:

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  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner (z.B. Ihren Posteingang)

  2. Wählen Sie Eigenschaften...

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Posteingang: Eigenschaften die Registerkarte Berechtigungen

  4. Wählen Sie die Person, die Ihre Stellvertretung wahrgenommen hat 

  5. Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen


Entfernen des Postfaches von Person A im Outlook von Person B

Hierfür ist es notwendig, dass Person B die Stellvertretung über Person A aus dem eigenen E-Mail-Modul entfernt:


Entfernen des hinzugefügten Ordners durch Person B

Gehen Sie dazu im Register Datei auf > Informationen > Kontoeinstellungen:


  1. Wählen Sie im Dialogfenster Kontoeinstellungen die Registerkarte E-Mail

  2. Wählen Sie Ihren Account

  3. Klicken Sie auf Ändern

  4. Klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf Weitere Einstellungen

  5. Wählen Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange die Registerkarte Erweitert

  6. Klicken Sie den Namen der Person A an, deren Postfach Ihnen angezeigt wurde

  7. Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen

Info

Das Postfach der zu vertretenden Person wird Ihnen nun nicht mehr angezeigt.


Anker
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EN

🇬🇧 English

Inhalt
minLevel1
maxLevel2
include
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excludeVergabe der Stellvertretung für E-Mail durch Person A|Nutzung der Stellvertretung für E-Mail durch Person B|Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung
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Assignment of delegation for email by person A

Info

There are 3 steps necessary for this:

I. Set up a delegating access
II. Set up access for mailbox
III. Share the email folder

It is necessary for a person A to adopt the following settings in his/her Outlook:

I. Set up a delegating access

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  1. Select the File tab

  2. Click Info

  3. Click Account Settings

  4. Select Delegate Access

  5. In the Delegates dialog box, select > Add.
    In the following dialog box, select the desired person B to whom you want to assign the delegation

  6. In the Delegate Permissions dialog box, select the relevant role in the Inbox field, depending on the privilege level you want.
    If your delegate should also be able to send emails on your behalf, please select the Author or Editor level (see below for details on authorization levels).

  7. Please also activate that your delegate should receive an info mail

  8. Click OK to confirm the selection


Hinweis

Please note

If you select the option Delegate can see my private items, your delegate can also see all privately marked elements.

This is especially relevant when setting up the delegating access for calendars or contacts.



What do the authorization levels mean?

Auszug


Authorization level 

Permission

Reviewer

Only read items in the area for which the delegation has been set up. For example, if the Reviewer level was selected for the Inbox, person B can read the contents of person A's Inbox, but cannot edit them.

Author

Read and create items as well as modify and delete items created by person B.

Editor    

Read, create and modify items as well as modify and delete items created by person A .
If this level was selected for the inbox, person B can use it to send emails on behalf of person A as well.




II. Set up access for mailbox

In order to allow the delegate to view the mailbox in the navigation pane, it is necessary to set up the permission for the mailbox in Outlook by Person A:

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  1. Right click on your email address

  2. Select Folder Permissions

  3. Click Add or select the delegation folder

  4. Check the box Folder visible and click OK to confirm the selection


III. Share the email folder

After you have shared your mailbox, you can specify which email folders your delegate is allowed to access or which rights he/she gets for these folders.

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  1. Right-click on the desired folder (e.g. your inbox).

  2. Select Properties...

  3. In the Inbox: Properties dialog box, click the Permissions tab

  4. Click Add and select the desired person B

  5. Select the added person

  6. Select the desired permissions and confirm them by clicking OK


Overview of the available authorization levels

Authorization level (or role)

Possible actions

Owner

Can create, read, modify and delete all items and files and create subfolders. As the owner of the folder, you can change the permission levels that other people in the folder have. (Does not apply to delegates).

Publishing Editor

Can create, read, modify and delete all items and files and create subfolders. (Does not apply to delegates).

Editor

Can create, read, modify and delete all items and files.

Publishing Author

Can create and read items and files, create subfolders, and modify and delete items and files you have created. (Does not apply to delegates).

Author

Can create and read items and files, and modify and delete items and files you have created.

Nonediting Author

Can create and read items and files, and delete items you create, but cannot modify them. The elements of other people can only be read.

Contributor

Can only create items and files. The contents of the folder are not displayed. (Does not apply to delegates).

Reviewer

Can only read elements and files.

Custom

Can perform activities specified by the folder owner. (Does not apply to delegates).

None

No permission. Folder cannot be opened.



Use of delegation for email by person B

Viewing the mailbox of another person

As a delegate, as long as person A has selected this, you will receive a summary email about the permissions set up for you.

Info

The mailbox of the person to be represented is now displayed below your mailbox.
Depending on the permissions you have set up, you will see all subordinate folders or only individual ones.



In order for you as a delegate to access the shared mailbox, it is necessary to open it in Outlook:

To do this, go to the File tab
> Info > Account settings.

  1. Click the Email tab in the Account Settings dialog box

  2. Select your account (email address)

  3. Please click Change

  4. In the next dialog box, click More Settings

  5. In the Microsoft Exchange dialog box, click the Advanced tab

  6. Click Add and enter the name of the person A who granted you permission to the mailbox.
    Confirm all entries with OK



Sending emails on behalf of person A

If person A has given you Author or Editor level rights, you have the option to select from which account the email should be sent when sending emails.

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To do this, show the "From" field ("Von"):

In a new email, go to the Options tab ("Optionen") and select From ("Von").
This will permanently display the "From" field in the email header.

Info

Hint

Click "From" if you want to send the email on behalf of someone else.




Changing or undoing the delegation authorization

As person A you have the possibility to change the authorization for your delegate or to cancel the delegation.

Changing the rights for the delegate by person A

To change the rights for the delegate, please perform the following actions:

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  1. Select the File tab

  2. Please click Info

  3. Click Account Settings

  4. Select Delegate Access

  5. In the Delegates dialog box, select the delegate

  6. Click on Permissions...

  7. In the following dialog box, change the permission level for the Inbox. Click OK to confirm your selection


Undoing the delegation for emails by person A

Info

There are 3 steps necessary for this:

I. Remove the delegate
II. Remove access for mailbox
III. Remove email folder sharing

To undo the delegation, please perform the following actions:


I. Remove the delegate

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  1. Select the File tab

  2. Please click Info

  3. Click Account Settings

  4. Select Delegate Access

  5. In the Delegates dialog box, select the delegate

  6. Click Remove and then OK to confirm the selection


II. Remove access for mailbox

Furthermore, it is necessary that person A removes the access permissions for the mailbox:

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  1. Right click on your email address

  2. Select Folder Permissions

  3. Select the name of the delegate

  4. Click Remove and then OK to confirm the selection


III. Remove email folder sharing

In the final step it is necessary for person A to remove the shares from those folders that have been shared with person B:

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  1. Right-click on the shared folder (e.g. your inbox).

  2. Please select Properties...

  3. In the Inbox: Properties dialog box, select the Permissions tab

  4. Select the person who has taken your place as a delegate

  5. Click Remove and then OK to confirm the selection


Removing person A's mailbox in person B's Outlook

For this purpose it is necessary that person B removes the delegation over person A from his/her own email module:

Removal of the added folder by person B

To do this, go to the File tab > Info > Account Settings:


  1. In the Account Settings dialog box, select the Email tab

  2. Select your account

  3. Please click Change

  4. In the next dialog box, click More Settings

  5. In the Microsoft Exchange dialog box select the Advanced tab

  6. Click the name of the person A whose mailbox was displayed to you

  7. Click Remove and then OK to confirm the selection

Info

The mailbox of the person to be represented is no longer displayed to you.