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Weitere FAQs finden Sie auf der Webseite https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/bookings/bookings-faq?view=o365-worldwide#wird-meinen-kunden-mein-pers-nlicher-oder-gesch-ftlicher-kalender-angezeigt-.
Ist Microsoft Bookings ohne Office365-Mailkonto verwendbar?
Microsoft Bookings ist grundsätzlich nur als Teil von Office 365 verfügbar. Ohne ein Office 365-E-Mail-Konto können Mitarbeiter:innen, die hinzugefügt werden, nur die GAST-Rolle einnehmen. In dieser GAST-Rolle können sie keine Ereignisse im Office-Kalender berücksichtigen. Auch Testaccounts können mit den entsprechenden Rollen genutzt werden.
Ist Bookings anpassbar?
Ja, MS Bookings ist anpassbar. Beim Einrichten eines Bookings-Kalenders können viele Aspekte der webbasierten Planungsseite angepasst werden, darunter:
Geschäftsinformationen
Mitarbeiter:innen-Details (Rollen, Verfügbarkeiten, etc.)
Dienste/Services
Zeitplanung
Können Termine von einem anderen Mitarbeiter bzw. einer anderen Mitarbeiterin übernommen werden (beispielsweise aufgrund eines Krankenstands)?
Ja, grundsätzlich können Termine zwischen Mitarbeiter:innen beliebig zugewiesen werden. Es ist sinnvoll, nicht alle theoretisch verfügbaren Mitarbeiter:innen sofort für den Dienst anzugeben. Im Krankheitsfall können die Buchungen der erkrankten Person manuell auf eine neue Person (Stellvertreter) umgebucht werden. Zusätzlich kann bei jedem Termin jederzeit ein/e andere/r Mitarbeiter:in anstelle des/der ursprünglich Zugeteilten zugewiesen werden:
Klicken Sie im linken Menü auf Dienste.
Wählen Sie den entsprechenden Dienst aus und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.
Klicken Sie im Menü auf Mitarbeiter zuweisen.
Wählen Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter:in aus.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Damit wurde der Dienst an eine/n andere/n Mitarbeiter:in übertragen.
Besteht die Möglichkeit, nur eine Terminanfrage über MS Bookings zu stellen?
Grundsätzlich versendet MS Bookings immer automatisierte Bestätigungen. Allerdings bietet MS Bookings verschiedene Betriebsmodi an. Im Betriebsmodus Kein Self-Service (keine Self-Service-Buchungsseite für Kunden veröffentlichen) kann eine Ressourcenplanung der Mitarbeiter:innen über MS Bookings erfolgen, ohne, dass Kunden bzw. Kundinnen selbst Termine buchen.
Wenn ich einen Kalender erstelle und eine andere Person Zugriff auf Bookings hat, kann sie dann meinen Kalender sehen?
Die einzigen Personen, die Zugriff auf Bookings Kalender haben, die Sie (über die Web-App) erstellen, sind alle Personen, die als Mitarbeiter hinzugefügt wurden, entweder in einer Administrator- oder Viewer-Rolle. Mandantenadministratoren können eine Liste aller Bookings Postfächer in Exchange und Microsoft Entra ID anzeigen.
Wie können Bookings Termine im Kalender einer Person angezeigt werden?
Die Bestätigung der Buchung wird sowohl an die Posteingänge des Dienstleisters als auch an den Kunden gesendet. Die Bestätigungs-E-Mail enthält eine *.ics Dateianlage, die dann dem Kalender des Benutzers mit allen relevanten Termindetails hinzugefügt werden kann.
Kann für Bookings die Erreichbarkeit der Bestätigungen usw. über die Funktionsadresse eingerichtet werden?
Ja, im Menü unter dem Reiter Geschäftsinformationen > Grundlegende Details unter der Funktion Kundenantworten senden an ist dies möglich.
Kann Bookings die Verfügbarkeit der Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen hinsichtlich ihrer Kalendereinträge in Outlook (Termine, Abwesenheiten, …) berücksichtigen?
Ja, Microsoft Bookings kann die Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen hinsichtlich ihrer Kalendereinträge in Outlook berücksichtigen. Bookings liest die Kalender der Mitarbeiter:innen aus, um verfügbare Zeitfenster anzuzeigen und verhindert Überbuchungen, wenn Mitarbeiter:innen Termine in ihren Kalender eintragen.
Ob Bookings Ihre Kalendereinträge in Outlook berücksichtigt, können Sie überprüfen:
Klicken Sie im linken Menü Mitarbeiter. Wählen Sie dann den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin aus, indem sie auf das Symbol Bearbeiten klicken. Überprüfen Sie, ob ein entsprechender Haken bei Verfügbarkeit gesetzt ist (siehe Bild).
Hinweis
Mitarbeiter:innen sollten keine "Ganztages-Termine" zur Anzeige ihres "Auf Arbeit"-Status verwenden. Stattdessen sollten sie "Abwesenheitszeiten" im Outlook-Kalender eintragen, wie beispielsweise bei Urlauben oder Teilzeitabwesenheiten.
Darüber hinaus können auch die grundsätzlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen im System eingetragen werden, indem die Option „Arbeitszeiten verwenden“ genutzt wird.
Können Benachrichtigungen an das Unternehmen deaktiviert werden?
Ja, Benachrichtigungen an das Unternehmen können deaktiviert werden:
Klicken Sie im linken Menü auf Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie.
Unter E-Mail-Benachrichtigung können Sie mittels Häkchen-Setzung selbst entscheiden, ob das Unternehmen benachrichtigt werden soll (siehe Bild).
Welche Änderungen können an der Personalauswahl vorgenommen werden?
Kunden und Kundinnen haben im Allgemeinen die Möglichkeit, eine/n bestimmten Mitarbeiter:in bei der Buchung auszuwählen. Diese Option kann jedoch bei Bedarf abgestellt werden:
Klicken Sie im linken Menü auf Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie.
Unter Personalkontrolle können Sie mittels Häkchen-Setzung selbst entscheiden, ob die Auswahl einer bestimmten Person gestattet sein soll. (siehe Bild).
Wenn die Option Kunden das Auswählen einer bestimmten Person für die Buchung gestatten ausgestellt ist, weist Bookings basierend auf der Verfügbarkeit des Personals automatisch und zufällig eine/n Mitarbeiter:in zu.
Ist die gesamte Funktionalität der Bookings-Web-App auch in Microsoft Teams verfügbar?
Eine vereinfachte Version von Bookings ist als App in Teams verfügbar. Weitere Informationen dazu finden Sie unter https://support.microsoft.com/office/overview-of-the-bookings-app-in-teams-7b8569e1-0c8a-444e-b712-d9968b05110b.
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