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Geteilte Buchungsseiten in Microsoft Bookings bieten eine Reihe von Funktionen, die die Verwaltung von Terminen und die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Sie sind besonders nützlich, wenn sie von einem Department verwaltet werden. In solchen Fällen können WU-MitarbeiterInnen Zugriff auf die Buchungsseite haben und ihre eigenen Termine verwalten, was die Effizienz und Produktivität des gesamten Teams erhöht.
Das Anlegen einer geteilten Buchungsseite ist einfach und unkompliziert. Sie müssen lediglich eine neue Buchungsseite in Microsoft Bookings erstellen und diese dann mit den gewünschten Mitarbeitern teilen. Sie können auch bestimmte Einstellungen festlegen, wie z.B. die Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.
Mit Microsoft Bookings kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Verfügbarkeiten festlegen. Dies geschieht unter “Mitarbeiter bearbeiten, Arbeitszeiten verwenden”. Auf diese Weise kann jeder Mitarbeiter sicherstellen, dass er nur dann für Buchungen zur Verfügung steht, wenn er tatsächlich verfügbar ist.
Eine weitere nützliche Funktion von Microsoft Bookings ist die Möglichkeit, den eigenen Outlook-Kalender des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Wenn “Ereignisse im Office Kalender beeinflussen die Verfügbarkeit” aktiviert ist, werden alle Ereignisse im Outlook-Kalender des Mitarbeiters berücksichtigt, um Doppelbuchungen zu vermeiden und um Termine im persönlichen Outlook-Kalender berücksichtigen zu lassen.
→ mehr Information finden Sie in unserem Knowledge-Base Artikel: Häufig gestellte Fragen - Outlook-Kalendereinträge berücksichtigen
Geteilte Buchungsseite erstellen
Melden Sie sich mit Ihren WU-Accountdaten unter https://office.com/bookings an.
Auf der Startseite von MS Bookings können Sie zwischen der Erstellung einer persönlichen und einer geteilten Buchungsseite wählen. Um eine Geteilte Buchungsseite zu erstellen, klicken Sie auf Buchungsseite erstellen.
Schritt 1
Zunächst können Sie Ihre geteilte Buchungsseite benennen.
Bitte beachten Sie:
Der eingegeben Geschäftsname wird auch für die von Bookings benützte E-Mail-Adresse verwendet (für z.B. Buchungseinladungen ihrer geteilten Buchungsseite,… ).
Beispiel: Testseite → testseite1@wu.onmicrosoft.com
Es können KEINE Änderungen an der E-Mail-Adresse vorgenommen werden!
E-Mail-Adresse bleibt bestehen!
Sie können je nach ihrem Nutzen, die Unternehmensart definieren.
Außerdem können Sie Ihre Geschäftszeiten unter Ändern definieren. Diese können Sie in einem eigenem Fenster beliebig einstellen.
Schritt 2
Sie können Mitarbeiter:innen in Ihre geteilte Buchungsseite einladen im Feld Suchen oder Hinzufügen einer Ressource, indem Sie Ihre E-Mail bzw. Namen eintippen.
Schritt 3
Wählen Sie Ändern um anschließend einen Dienst (Termintyp) einzurichten.
Im Fenster Dienst bearbeiten können Sie den Dienst definieren:
Den Namen des Dienstes
Die Dauer des Dienstes
Wann er stattfindet
Wenn, der Dienst Online angeboten wird, können Sie eine Teams-Besprechung aktivieren.
Andernfalls deaktivieren Sie diese Option!
Schritt 4
Abschließend können Sie einstellen wer Termine Ihrer geteilten Buchungsseite buchen kann.
Wer kann Termine buchen?
Kein Self-Service (z.B.: Buchung werden vom Anbieter via Telefon bzw. E-Mail vergeben)
Personen aus meiner Organisation (Student:innen und Mitarbeiter:innen)
Jeder (Alle, die Zugang zu der Self-Service-Seite/Link haben)
Weitere Informationen finden Sie im Microsoft-Learn Artikel zu geteilten Buchungsseiten.
🇬🇧 English
Shared booking page
Shared booking pages in Microsoft Bookings offer a range of features that facilitate appointment management and team collaboration. They are particularly useful when managed by a department. In such cases, WU employees can access the booking page and manage their own appointments, increasing the efficiency and productivity of the entire team.
Creating a shared booking page is simple and straightforward. You just need to create a new booking page in Microsoft Bookings and then share it with the desired employees. You can also set specific settings, such as the working hours and availabilities of the employees.
With Microsoft Bookings, each employee can set their own availabilities. This is done under 'Edit employees, use working hours'. This way, each employee can ensure that they are only available for bookings when they are actually available.
Another useful feature of Microsoft Bookings is the ability to consider the employee's own Outlook calendar. If 'Events in the Office calendar affect availability' is enabled, all events in the employee's Outlook calendar are taken into account to avoid double bookings and to consider appointments in the personal Outlook calendar.
→ You can find more information in our Knowledge-Base article: Frequently Asked Questions - Outlook Calendar Entries
Create a shared booking page
Log in with your WU account data at https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/scheduling-and-booking-app?ms.officeurl=bookings.
On the MS Bookings homepage, you can choose between creating a personal and a shared booking page. To create a Shared Booking Page, click on Create Booking Page.
Step 1
First, you can name your shared booking page.
Please note:
The entered business name will also be used for the email address used by Bookings (for example, booking invitations to your shared booking page,…).
Example: Test page → testpage1@wu.onmicrosoft.com
No changes can be made to the email address!
Email address remains unchanged!
Depending on your use, you can define the type of business.
You can also define your business hours under Change. These can be set as desired in a separate window.
Step 2
You can invite team members to your shared booking page in the Search or add a resource field by typing their email or name.
Step 3
Select Change to then set up a service (appointment type).
In the Edit service window, you can define the service:
The name of the service
The duration of the service
When it takes place
If the service is offered online, you can activate a Teams meeting.
Otherwise, disable this option!
Step 4
Who can book appointments?
No self-service (e.g.: appointments are scheduled by the provider via phone or email)
People from my organization (students and staff)
Anyone (all those who have access to the self-service page/link)
For more information, please refer to the Microsoft Learn article on shared booking pages.
