Die Quarantäne-Funktion in Exchange Online ermöglicht es Nutzer*innen potenziell gefährliche oder unerwünschte Nachrichten zu isolieren und zu verwalten. Das E-Mail-System erkennt und filtert automatisch Phishing-, Spam- und Malware-E-Mails. Dadurch können aber auch Nachrichten in der Quarantäne landen, die Sie eigentlich zugestellt bekommen wollen. Weitere Informationen zum Funktionsumfang der Quarantäne lesen Sie in der Microsoft-KnowledgeBase unter Verwalten von in Quarantäne befindlichen Nachrichten und Dateien als Benutzer.

Wie funktioniert die Quarantäne?

Automatisch als verdächtig eingestufte E-Mails werden entweder in den Junk-E-Mail-Ordner Ihres Postfachs oder in die Quarantäne Ihres Exchange Online-Postfachs verschoben.

Zur Zeit werden vom System E-Mails in die Quarantäne verschoben, welche

• automatisiert mit hoher Sicherheit als Phishing-Versuch identifiziert wurden ("High-Confidence Phishing"),

• als Malware identifiziert wurden,

• oder unerwünschte Dateiformate enthalten (vgl. Abschnitt Anti-Malware).

Auf dieser Seite

E-Mail Benachrichtigung "Messages in Quarantine"

Exchange Online benachrichtigt Sie, wenn E-Mails in Quarantäne gesetzt werden.

Der Betreff dieser Verständigung lautet derzeit "Microsoft 365 security: You have messages in quarantine".

Um sich selbst vor Phishing-Angriffen zu schützen, achten Sie bitte auf folgende Merkmale bei dieser Benachrichtigung:

1. Absende-Adresse: no-reply@wu.ac.at

2. Kein "External Sender" Banner

3. WU-Logo Branding *)

4. Wenn Sie die Maus auf "Review Message" bzw. “Nachricht überprüfen“ bewegen, beginnt der angezeigte Link mit: https://security.microsoft.com/quarantine? 

*) wird automatisch nur angezeigt, wenn Sie die Adresse no-reply@wu.ac.at als sicheren Absender hinterlegt haben. Das Laden von Bildern in Outlook muss aufgrund von Sicherheitseinstellungen sonst manuell erfolgen.

Auf der rechten Bildschirmseite finden Sie eine hervorgehobene Oberfläche ("Flyout") mit Informationen zur geblockten (=nicht zugestellten) E-Mail.

Alternativ öffnen Sie in Ihrem Browser die Seite https://security.microsoft.com/quarantine und melden sich mit Ihrem WU-Account an. Sie kommen damit zur Übersicht aller Nachrichten, die derzeit in Quarantäne gehalten werden.

Nachrichten in Quarantäne verwalten

Die Funktionen zum Verwalten Ihrer Nachricht finden Sie am Beginn der Informationen zur geblockten Nachricht. Möglicherweise werden Ihnen nicht immer alle gelisteten Funktionen angezeigt.

• Freigabe anfordern | Request release:
  als besonders gefährlich eingestufte Mails können nur von einem Administrator freigegeben werden. Diese Freigabe beantragen Sie mit dieser Schaltfläche.

• E-Mail freigeben | Release E-Mail:
  die Nachricht wird Ihnen in Ihrem Posteingang zugestellt.

• Aus Quarantäne entfernen | Delete from Quarantine:
  ist die E-Mail eindeutig unerwünscht, klicken Sie auf die 3 Punkte "..." (more options) und wählen Sie Aus Quarantäne entfernen. Die Nachricht wird damit endgültig gelöscht.

• Absender blockieren | Block sender:
  keine Nachrichten mehr vom Absender der aktuell dargestellten Nachricht empfangen. Klicken Sie auf die 3 Punkte "..." (more options) und wählen Sie Block sender.

• Vorschau der Nachricht anzeigen | Preview message:
  um die Nachricht sicher zu untersuchen (= nur Textinhalte anzeigen) klicken Sie auf die 3 Punkte "..." und wählen Vorschau der Nachricht anzeigen.

So erkennen Sie verdächtige E-Mails

Bitte prüfen Sie Ihre erhaltenen Nachrichten genau. Beachten Sie dabei bitte die Vorsichtsmaßnahmen für mündliche und schriftliche Kommunikation.

Verdächtige E-Mails erkennen Sie unter anderem an folgenden Merkmalen:

• Adressierung: Beachten Sie immer, ob eine für Sie bekannte Adresse als Absender angeführt wird. 

• Anrede: An Sie geschickte E-Mails sollten auch mit einer persönlichen Anrede beginnen. Bei "Sehr geehrte Damen und Herren" ist Vorsicht geboten.

• Rechtschreibung/Syntax: Bei groben Fehlern oder seltsamen Formulierungen ist Vorsicht geboten.

• Eingabe persönlicher Daten: Hier ist ganz besondere Vorsicht geboten - weder Ihre Hausbank noch sonst eine seriöse Einrichtung verlangt von Ihnen, in einer Mail auf einen Link zu klicken und dann Accountdaten oder Ihren PIN-Code in ein Formular einzugeben. 

Mehr dazu finden Sie in unserer Checkliste.

The quarantine function in Exchange Online enables users to isolate and manage potentially dangerous or unwanted messages. The email system automatically recognizes and filters phishing, spam, and malware emails. As a result, messages that you probably want to receive can also end up in quarantine. For more information on the functionality of the quarantine, please refer to the Microsoft KnowledgeBase article Manage quarantined messages and files as a user.

How the quarantine works

Emails automatically classified as suspicious are either moved to the junk email folder of your Outlook mailbox or quarantined in your Exchange Online mailbox.

The system currently quarantines emails, which

• have been automatically identified with high confidence as a phishing attempt ("high-confidence phishing"),

• have been identified as malware or

• contain unwanted file formats (see section Anti-Malware).

On this page

Email notification "messages in quarantine"

Exchange Online notifies you when new emails are in quarantine.

The subject of this notification is currently "Microsoft 365 security: You have messages in quarantine".

To protect yourself from phishing attacks, please look out for the following features of this notification:

1. Sender address: no-reply@wu.ac.at

2. No "External Sender" banner

3. WU logo branding *)

4. If you move the mouse over the "Review Message" or “Nachricht anzeigen“ button, the link displayed starts with: https://security.microsoft.com/quarantine? 

*) is only automatically displayed if you have set the address no-reply@wu.ac.at as a secure sender. Loading images in Outlook is otherwise required manually due to security settings.

Quarantine overview & message details

Click on "Review Message" in the notification to display the quarantine information of the blocked message in the browser. On the right-hand side of the screen, you will find a highlighted area ("details flyout") with information about the blocked (= undelivered) email.

Alternatively, you can visit https://security.microsoft.com/quarantine and log in with your WU account to see an overview of all messages currently in quarantine.

Manage messages in quarantine

Functions for managing your message are displayed at the top of the details flyout. Please note that some of the functions listed below are only available sometimes.

• Request release | Freigabe anfordern:
  Emails classified as particularly dangerous can only be released by an administrator. You can request the release with this function.

• Release email | E-Mail freigeben:
  This delivers the quarantined message to your inbox.

• Delete from Quarantine | Aus Quarantäne entfernen:
  If you do not want to keep the message, click on the three dots "..." (more options) and select Delete from quarantine. The message is then permanently deleted.

• Block sender | Absender blockieren:
  Messages from the sender of the currently displayed message will be blocked in general. Click on the three dots "..." (more options) and select Block sender.

• Preview message | Vorschau der Nachricht anzeigen:
  To safely examine the message (= display content as text only), click on the three dots "..." (more options) and select Preview message.

How to recognize suspicious emails

Please check the message in question carefully and consider the general precautions for oral and written communications.

Suspicious emails can be identified by the following features, among others:

• Email address: Always check whether an address known to you is listed as the sender. 

• Salutation: Mails sent to you should start with a personal salutation; if you see "Dear Ladies and Gentlemen" instead, caution is advised.

• Spelling/syntax: Caution is advised in case of gross mistakes or strange formulations.

• Input of personal data: In this case, special care should be taken. Neither your house bank nor any other reputable institution would ask you to click on a link in an email and to provide your account data or your PIN code in a form.

You can find more about this in our checklist.