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Lokal gespeicherte Daten sichern

Wenn Sie Dateien auf Ihrem Arbeitsplatzcomputer speichern, nutzen Sie im Idealfall die Orte (Ordner) Desktop und Dokumente.
Beide Ablageorte werden üblicherweise mit Ihrem persönlichen Speicherplatz in OneDrive synchronisiert (vgl. auch OneDrive synchronisieren ).

In OneDrive gespeicherte Daten werden automatisch auf Ihr neues Gerät übertragen, wenn Sie dieses in Betrieb nehmen.

Dateien und Daten in anderen Speicherorten auf Ihrem alten Rechner können Sie daher wahlweise in einen der Ordner Desktop oder Dokumente kopieren, um sie zu sichern / auf Ihrem neuen Gerät verfügbar zu machen.

Beachten Sie dabei besonders die Inhalte folgender Speicherorte in Ihrem Profil-Ordner.
Diesen finden Sie im Windows Dateiexplorer unter C:\Users\ > Ihr-WU-Username

Bilder
Downloads
Musik
Videos
Individuell erzeugte Speicherorte auf der Festplatte
Anmerkung: Sie wissen selbst am besten, wie Sie Ihr Gerät bisher genutzt haben und wo sich noch Daten befinden können. IT-SERVICES hat darüber keine Kenntnisse.

Sie können über den OneDrive-Webzugriff im Browser prüfen, welche Daten bereits auf OneDrive verfügbar sind. Die OneDrive - Best Practices enthalten dazu unterstützende Informationen.

Zusammenfassung

Sie können OneDrive verwenden, um Daten von Ihrem alten Computer auf Ihren neuen Computer zu übertragen.
Verschieben Sie dazu weiterhin benötigte Dateien aus anderen Ordnern wahlweise in Desktop oder Dokumente. Diese Orte (Ordner) werden automatisch mit OneDrive synchronisiert.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien vollständig auf OneDrive hochgeladen wurden (empfohlen: grüner Haken - vgl. Statussymbole im Explorer), bevor Sie Ihr altes Gerät abschalten und zurückgeben.

Lesezeichen aus Browsern sichern

Der Browser Microsoft Edge speichert gesetzte Lesezeichen in Ihrem persönlichen Microsoft-Profil des WU-Accounts ab. Wir empfehlen Ihnen daher, auch Bookmarks aus Firefox in Edge zu importieren. Dies erlaubt Ihnen einen einfachen Wechsel auf Ihren neuen Arbeitsplatzcomputer.

Microsoft Edge wird an der WU als Standardbrowser empfohlen, weil Sie damit die Online-Anwendungen von Microsoft 365 in vollem Umfang nutzen können.

Schritt 1
Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account im Edge-Browser an.
Öffnen Sie dazu edge://settings/profiles in Microsoft Edge und melden Sie sich mit Ihrem WU Account an (vorname.nachname@wu.ac.at).

Schritt 2
Aktivieren Sie ggf. die Funktion Synchronisieren falls neben Ihrem Profilbild der Text Keine Synchonisierung angezeigt wird.

Schritt 3
Importieren Sie die Benutzerdaten* (=Bookmarks) aus Firefox in Microsoft Edge.
Um die Funktion aufzurufen, geben Sie in der Adressleiste von Edge folgende Adresse ein: edge://settings/profiles/importBrowsingData
*) Bezeichnung aus Edge (> Einstellungen > Profile > Benutzerdaten importieren)

Alternativ können Sie Ihre Bookmarks aus Firefox auch in eine Lesezeichen-Datei sichern und diese auf OneDrive speichern. Auf Ihrem neuen Arbeitsplatzcomputer können Sie die Lesezeichen dann wieder in Firefox importieren.

Lesezeichen in Firefox sichern und auf einen anderen Computer übertragen (Mozilla Hilfe)
Gesamtes Firefox-Profil sichern und wiederherstellen (Mozilla Hilfe)

Outlook Elemente sichern

Signaturen einrichten

Bei dem Wechsel auf Ihren neuen Arbeitsplatzcomputer, müssen Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook erneut einrichten.
Ihre E-Mail-Signatur finden Sie in Outlook unter Neue E-Mail, wählen Sie dann Signatur > Signaturen.

Um Ihre Formatierungen und Grafiken beizubehalten, empfiehlt sich eine Sicherung auf einem Word-Dokument.

Vorgaben bezüglich der Formatierung Ihrer WU-Signatur finden Sie im Corporate Design Manual (Marketing und Kommunikation).
Informationen zum Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook für Windows (Klassisches Outlook).

Archivdateien in Outlook importieren

Beim Wechsel Ihres Arbeitsplatzrechners werden Ihre Archivdateien (.PST-Dateien) nicht automatisch übertragen.
IT-SERVICES empfiehlt, Ihre Archivdateien in das eigene Postfach zu importieren. Damit bleiben alle E-Mails und anderen Daten sicher zugänglich und Sie können dieses auch online einsehen.

Falls Sie Ihre Archivdatei nicht in Ihr eigenes Postfach importieren möchten oder Ihre Archivdatei größer ist als 20 GB, kontaktieren Sie IT-SERVICES.

Vermeiden Sie das Hochladen von Archivdateien auf OneDrive! Microsoft weist dabei auf die Gefahr von Datenverlust hin.

Bevor Sie .PST-Dateien importieren, sollten Sie die Größe wenn möglich verkleinern (z.B. durch Löschen von redundanten E-Mails mit Dateianhängen bzw. aus dem Papierkorb-Ordner). Dazu öffnen Sie die Archivdatei (vgl. Outlook-Datendatei öffnen bzw. die Kurzversion unterhalb).

Kurzversion: Öffnen von Outlook-Archivdateien

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Datei > Öffnen > Outlook-Datendatei.
Navigieren Sie zu der .PST-Datei, die Sie pflegen möchten, und klicken Sie auf OK. Die .PST-Datei wird nun in der linken Seitenleiste unter Outlook-Datendateien angezeigt. Nun können Sie irrelevante E-Mails löschen.
Um die Veränderungen an Ihrer Archivdatei zu speichern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen „Outlook-Datendatei“ schließen.

Importieren der Archivdatei

Wie Sie Archivdateien (*.pst) in Outlook importieren, beschreibt der Artikel Outlook-Datendatei importieren.

Kurzversion: Importieren von Outlook-Archivdateien

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Datei > Importieren und Exportieren.
Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie Persönliche Ordner-Datei (.pst) und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Durchsuchen und navigieren Sie zu der .PST-Datei, die Sie importieren möchten. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie das Outlook-Postfach, in das Sie importieren möchten, und klicken Sie auf Fertig stellen.

Beachten Sie, dass das Importieren großer .PST-Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Während des Importvorgangs können Sie möglicherweise nicht auf alle Elemente in Outlook zugreifen. Beim Importieren von .PST-Dateien kann es sehr selten vorkommen, dass z.B. E-Mail-Anhänge nicht korrekt importiert werden.

Weitere Informationen über dieses Thema lesen Sie in den Microsoft-Artikeln:

Anpassungen für Autokorrektur-Einträge

Ihre Autokorrektur-Einträge werden auf den neuen Arbeitsplatzcomputer nicht übernommen. Sie müssen Ihre Einträge erneut einpflegen.
Ihre Autokorrektur-Einträge befinden sich in Outlook unter Datei, wählen Sie dann Optionen > E-Mail > Editoroptionen > Autokorrektur-Optionen.

Schritt-für-Schritt

Schritt 1
Um Ihre Autokorrektur-Einträge wieder einzupflegen, öffnen Sie Outlook und wählen Sie Dateian.
In der linken unteren Hälfte wählen Sie Optionen.

Schritt 2
Im neuen Fenster Outlook-Optionen, wählen Sie in der linken Seitenleise E-Mail und dann unter Nachrichten verfassen den Button klicken Sie Editoroptionen.

Schritt 3
Im neuen Fenster Editor-Optionen drücken Sie AutoKorrektur-Optionen.
Nun können Sie im Feld Während der Eingabe ersetzen unter Ersetzen, ein Wort oder Ausdruck hinzufügen, welches Sie unter Durch ersetzen.

Informationen über die Anpassungen für Autokorrektur-Einträge erfahren Sie in den Microsoft-Artikeln:

Hinzufügen von geteilten Mailboxen in Outlook

Schritt 1
Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen.
Klicken Sie auf Neu und geben Sie “mailboxname@WU (Wirtschaftsuniversität Wien)” als E-Mail-Adresse ein.

Schritt 2
Klicken Sie auf Verbinden. Es öffnet sich ein neues Fenster zur Eingabe Ihrer Anmeldedaten.

Schritt 3
Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an. Geben Sie dazu “vorname.nachname@wu.ac.at” als Benutzernamen und Ihr Accountpasswort ein. Es erfolgt eine 2FA OTP Abfrage. Geben Sie den Code ein, den Sie auf Ihrem verknüpften Gerät erhalten.

Schritt 4
Nach der erfolgreichen Anmeldung wird die geteilte Mailbox zu Ihrem Outlook-Profil hinzugefügt. Starten Sie Outlook neu, um die Änderungen zu übernehmen.

🇬🇧 English

Guide: Migrating your data to a new workplace computer

Backing up locally saved data

If you save files on your work computer, use the Desktop and Documents locations (folders). Both storage locations are usually synchronized with your personal storage space in OneDrive (further information: https://wuvienna.atlassian.net/wiki/spaces/KBITS/pages/2877228014/OneDrive+synchronisieren#EN).

Data stored in OneDrive is automatically transferred to your new device when you use it.

You can, therefore, copy files and data in other storage locations on your old computer to one of the Desktop or Documents folders to back them up / make them available on your new device.

Pay particular attention to the contents of the following storage locations in your profile folder, which you can find in Windows File Explorer under C:\Users\ > Your-WU-Username

Pictures
Downloads
Music
Videos
Individually created storage locations on your workplace computer
You know best how you have used your device and where data may still be located. IT-SERVICES has no knowledge of your storage preferences.

You can use the OneDrive web access in your browser to check which data is already available on OneDrive.
The https://wuvienna.atlassian.net/wiki/spaces/KBITS/pages/2877784292/OneDrive+-+Best+Practices#EN contain supporting information.

Summary

You can use OneDrive to transfer data from your old computer to your new computer.
To do this, move files you still need from other folders to either Desktop or Documents. These locations (folders) are automatically synchronized with OneDrive.
Important: Make sure your files have been fully uploaded to OneDrive (recommended: green tick - see status icons in Explorer) before switching off and returning your old device.

Backing up bookmarks from browsers

Microsoft Edge saves set bookmarks in your personal Microsoft profile of the WU account. We therefore recommend that you also import bookmarks from Firefox into Edge. This allows you to switch to your new workstation computer easily.

Microsoft Edge is recommended as the default browser at WU because it allows you to take full advantage of Microsoft 365 online applications.

Step 1
Log into the Edge browser with your WU account.
Open edge://settings/profiles in Microsoft Edge and logging in with your WU account (vorname.nachname@wu.ac.at).

Step 2
If necessary, activate the Synchronize function if the text No synchronization is displayed next to your profile picture.

Step 3
Import the user data* (=bookmarks) from Firefox into Microsoft Edge.
To access the function, enter the following address in the Edge address bar: edge://settings/profiles/importBrowsingData
*) Name from Edge (> Settings > Profiles > Import user data)

Alternatively, save your bookmarks from Firefox in a bookmark file and save them on OneDrive. You can then import the bookmarks into Firefox on your new work computer.

Restore bookmarks from backup or move them to another computer (Mozilla Help)
Back up and restore information in Firefox-Profiles (Mozilla Help)

Back up Outlook elements

Set up signatures

When you switch to your new work computer, you must redo your email signature in Outlook. You can find your email signature in Outlook under New email, then select Signature > Signatures.

To retain your formatting and graphics, we recommend backing them up to a Word document.

Specifications regarding the formatting of your WU signature can be found in the Corporate Design Manual (Marketing and Communication).
Information on creating and adding an email signature in Outlook for Windows (Classic Outlook).

Import archives files into Outlook

When you change your workstation computer, your archive files (.PST files) are not automatically transferred. IT-SERVICES recommends importing your archive files into your mailbox. All e-mails and other data remain securely accessible and can be viewed online.

If you do not wish to import your archive file into your mailbox or if your archive file is larger than 20 GB, please contact IT-SERVICES.
Avoid uploading archive files to OneDrive! Microsoft points out the risk of data loss.

Before importing .PST files, reduce the size if possible (e.g., by deleting redundant emails with file attachments or from the trash folder). To do this, open the archive file (see Open Outlook data file or the short version below).

Short version: Opening Outlook archive files

Open Outlook and select File > Open > Outlook Data File.
Navigate to the .PST file you want to maintain and click OK. The .PST file is now displayed in the left sidebar under Outlook data files. You can now delete irrelevant emails.
To save the changes to your archive file, right-click on the entry and select "Close Outlook data file".

Import archive files

The article Importing Outlook data files describes importing archive files (*.pst) into Outlook.

Short version: Importing Outlook archive files

Open Outlook and select File > Import and Export.
Select Import from other programs or files and click Next. Select Personal Folder File (.pst) and click Next. Click Browse and navigate to the .pst file you want to import. Select the desired options and click Next.
Select the Outlook mailbox you want to import into and click Finish.

Please note that importing large .PST files can take some time. You may not be able to access all elements in Outlook during the import process. When importing .PST files, it can very rarely happen that, for example, email attachments are not imported correctly.

For more information on this topic, read the Microsoft articles:

Adjustments for autocorrect entries

Your autocorrect entries will not be transferred to the new workstation computer. Your autocorrect entries are located in Outlook under File, then select Options > E-mail > Editor options > Autocorrect options.

Step by step

Step 1
To re-enter your autocorrect entries, open Outlook and select File. In the bottom left-hand corner, choose Options.

Step 2
In Outlook Options window, select E-mail in the left sidebar, and then under Compose messages, click the button Editor Options.

Step 3
In the new Editor Options window, click AutoCorrect Options, and in the Replace field, as you type the field under Replace, you can add a word or phrase that you want to replace under Replace with.

You can find information about the adjustments for autocorrect entries in the Microsoft articles:

Adding shared mailboxes in Outlook

Step 1

Open Outlook and go to File -> Account Settings -> Account Settings. Click New and enter "mailboxname@WU (Vienna University of Economics and Business)" as the e-mail address.

Step 2

Click on Connect. A new window will open for you to enter your login details.

Step 3

Log in with your WU account. Enter "vorname.nachname@wu.ac.at" as the username and your account password. A 2FA OTP prompt will appear. Enter the code that you receive on your linked device.

Step 4

After successful login, the shared mailbox will be added to your Outlook profile. Restart Outlook to apply the changes.

Guide: Datenmitnahme auf neuen Arbeitsplatzcomputer