OneDrive - Best Practices

OneDrive, Teams, SharePoint - oder doch W-Laufwerk?

• Verwenden Sie OneDrive zum Speichern von Dateien, mit denen Sie selbst arbeiten (oder nur mit sehr wenigen Leuten teilen).

• Nutzen Sie Teams und Kanäle in MS Teams für die reguläre Zusammenarbeit an Dateien mit Ihren Kolleg*innen. Konstant etablierte Teams für das Tagesgeschäft oder die Kommunikation innerhalb einer Organisationseinheit sollten dazu mehrere Besitzer*innen haben. Damit bleiben Dateien und Inhalte des Teams zuverlässig erhalten und werden nicht überraschend gelöscht.

• Für umfangreiche Dateisammlungen und eine längerfristige Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten eignet sich ein eigener SharePoint Online Speicherplatz.
  Dateien in Teams (= Registerkarte “Dateien”) werden im Hintergrund ebenfalls in SharePoint Online gespeichert und lassen sich dadurch auch im Browser öffnen.

• Das “W-Laufwerk” auf WU Arbeitsplatzcomputern bezeichnet die Instituts- und Projekt-Ordner, deren Daten derzeit auf WU-Servern gespeichert sind. Sie können diesen Speicherplatz derzeit wie gewohnt verwenden.
  Eine geordnete und abgestimmte Übersiedelung der Datenstrukturen in die Microsoft Cloud-Umgebung wird angestrebt.

Auf OneDrive zugreifen

Sie können direkt über den Windows Dateiexplorer auf Ihre in OneDrive gespeicherten Dateien zugreifen.
Wenn die Dateien nicht angezeigt werden, führen Sie eine Synchronisation via OneDrive Online durch (Einstellungen > Dieses OneDrive synchronisieren).
Beachten Sie dabei die

• Statussymbole für Dateien im Explorer (Microsoft Support)

• Symbole für OneDrive in Desktopbenachrichtigungen, Menü- und Taskleisten (Microsoft Support)

Um auf geteilte Ordner zuzugreifen, fügen Sie Verknüpfungen von Ordnern im Explorer hinzu. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Seite Ordner-Verknüpfungen hinzufügen und entfernen.

Meine Dateien in OneDrive finden

Um Dateien in OneDrive zu finden...

• nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen

• synchronisieren Sie OneDrive Online (Einstellungen > Dieses OneDrive synchronisieren)

• schauen Sie zur Sicherheit im Papierkorb nach

Erfahren Sie mehr auf der Seite Suchen verlorener oder fehlender Dateien in OneDrive (Microsoft Support).

Dateistruktur aufräumen

Generell können Sie Dateien und Ordner auf Ihrem Desktop und im Ordner “Dokumente” direkt im Dateiexplorer organisieren.

Befinden sich in Ihrem OneDrive allerdings auch verlinkte oder geteilte Ordner, verwenden Sie zum Organisieren der Dateien bitte den OneDrive-Webzugriff im Browser. Dort sehen Sie in der Spalte Freigabe zusätzlich wer Besitzer*in der Daten ist (=Team-Name wird angezeigt).

Gemeinsamen Speicherplatz nutzen

Verwenden Sie OneDrive nicht als Speicherplatz für Daten und Dokumente, die für mehrere Personen(-gruppen) relevant sind! OneDrive ist Ihr persönlicher Speicherplatz an der WU.

Erstellen Sie stattdessen

1. ein Team in MS Teams oder

2. eine Seite auf SharePoint Online.

Nur damit bleiben geteilte Dateien auch dann bestehen, wenn z.B. ein*e Mitarbeiter*in die WU verlässt. Beim Löschen eines nicht mehr benötigten WU Accounts werden auch alle Daten auf dem zugehörigen OneDrive-Speicherplatz gelöscht.

Speichern und nicht teilen - oder doch?

1. Speichern Sie Dateien auf OneDrive, wenn Sie vorerst nicht wissen, wo Sie Ihre Dateien abspeichern wollen und ob Sie diese überhaupt mit anderen teilen möchten. Andere Personen sehen Ihre Dateien nur dann, wenn Sie die Datei oder den Ordner explizit für bestimmte Personen freigeben. Mehr zum Freigeben von Dateien auf OneDrive lesen Sie auf der Seite Teilen von OneDrive-Dateien.

2. Speichern Sie Dateien in MS Teams in einem Team, falls Sie mit anderen Kolleg*innen an einem Dokument zusammenarbeiten oder die Inhalte für die Personen im Team bzw. Kanal relevant sind.

Wollen Sie wichtige Dateien für längere Zeit speichern, kann dafür eine SharePoint-Ablage eingerichtet werden. Dort können z.B. Lese- und Bearbeitungsberechtigungen genauer festgelegt werden.

OneNote auf OneDrive nutzen

OneNote ist eine digitale Notizen-App, die Informationen in einer OneNote-Notizbuchdatei speichert. Diese Notizbuchdatei können Sie natürlich auf OneDrive speichern.

Es gibt allerdings ein paar Dinge, die Sie dabei beachten sollten:

• Einschränkungen in OneDrive und SharePoint für OneNote-Notizbücher (Microsoft Support)

Benachrichtigungseinstellungen in OneDrive

1. Öffnen Sie die Startseite von OneDrive mit dem Edge Browser.

2. Klicken Sie auf das Zahnrad rechts oben, um den Einstellungsbereich zu öffnen.

3. Wählen Sie > OneDrive-Einstellung > Mitteilungen.

OneDrive auf Mobilgeräten verwenden

OneDrive gibt es auch für Mobilgeräte. Sie können sich entweder die OneDrive-App alleine oder das Microsoft 365 App-Paket herunterladen.

https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/mobile?ocid=cmmz6wc0dhr&rtc=1

OneDrive, Teams, SharePoint - or W-Drive after all?

• Use OneDrive to store files that you work with yourself (or only share with very few people).

• Use Teams and channels in MS Teams for regular collaboration on files with your colleagues. Consistently established teams for day-to-day business or communication within an organizational unit should have several owners. This ensures that the team's files and content are reliably retained and are not deleted unexpectedly.

• A dedicated SharePoint Online storage space is suitable for large collections of files and long-term storage of electronic documents.
  Files in Teams (= "Files" tab) are also saved in the background in SharePoint Online and can therefore also be opened in the browser.

• The "W drive" on WU workstation computers refers to the institute and project folders whose data is currently stored on WU servers. You can currently use this storage space as usual, but the aim is to move the data structures to the Microsoft cloud environment in an orderly and coordinated manner.
  
  

Accessing OneDrive

You can access your files stored in OneDrive directly via Windows File Explorer.
If the files are not displayed, perform a synchronization via OneDrive Online (Settings > Synchronize this OneDrive).
Please note the

• Status icons for files in the explorer (Microsoft Support)

• Icons for OneDrive in desktop notifications, menu bars and taskbars (Microsoft Support)

To access shared folders, add shortcuts to folders in the explorer. You can find more information on this on the page Adding and removing folder links (Ordner-Verknüpfungen hinzufügen und entfernen).

Find my files in OneDrive

To find files in OneDrive...

• use the search and filter functions

• synchronize OneDrive Online (Settings > Synchronize this OneDrive)

• look in the recycle bin to be on the safe side

Find out more on the page Find lost or missing files in OneDrive (Microsoft Support).

Organizing the file structure

In general, you can organize files and folders on your desktop and in the "Documents" folder directly via the file explorer.

However, if there are linked or shared folders in your OneDrive, please use the OneDrive web access in the browser to organize the files. There you can also see who owns the data in the Sharing column (=team name is displayed).

Using shared storage space

Do not use OneDrive as storage space for data and documents that are relevant for several people (groups)! OneDrive is your personal storage space at WU.

Instead, create

1. a team in MS Teams or

2. a page on SharePoint Online.

This is the only way to ensure that shared files are retained even if, for example, an employee leaves the WU. If you delete a WU account that is no longer required, all data on the associated OneDrive storage space will also be deleted.

Saving and not sharing - or is it?

1. Save files on OneDrive if you do not know where you want to save your files and whether you want to share them with others at all. Others will only see your files if you explicitly share the file or folder with them. You can read more about sharing files on OneDrive on the page Sharing OneDrive files.

2. Save files in MS Teams in a team if you are collaborating on a document with other colleagues or if the content is relevant for the people in the team or channel.

If you want to store important files for a longer period of time, you can set up a SharePoint storage for this purpose.
Read and edit permissions, for example, can be defined more precisely there.

Using OneNote on OneDrive

OneNote is a digital note-taking app that saves information in a OneNote notebook file. You can of course save this notebook file on OneDrive.

However, there are a few things you should be aware of:

• Restrictions in OneDrive and SharePoint for OneNote notebooks (Microsoft Support)

Notification settings in OneDrive

1. Open the OneDrive homepage with the Edge browser.

2. Click on the gear wheel at the top right to open the settings area.

3. Select > OneDrive setting > Messages.

Using OneDrive on mobile devices

OneDrive is also available for mobile devices. You can either download just the OneDrive app or the Microsoft 365 app package.

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/mobile?ocid=cmmz6wc0dhr&rtc=1