Fileshare → Sharepoint Migration: Erste Schritte für Anwender

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Vorbereitung auf die Fileshare → Sharepoint Migration als Anwender

Zur Vorbereitung auf die Migration wird der Data Owner Sie kontaktieren und Ihnen das geplante Migrationsdatum mitteilen. Data Owner können Ihnen bereits nach Erstellung der Migrationsanfrage den groben Zeitraum der Migration in Form einer Kalenderwoche mitteilen; das genaue Datum und Ziel der Migration wird dem Data Owner spätestens 14 Tage vor der Migration bekannt sein.

Am vereinbarten Migrationsdatum wird das “W-Laufwerk” Fileshare um 17:00 Uhr MEZ auf "Lese"-Zugriff gestellt und weiterhin zugänglich sein. Sie können damit rechnen, dass alle Daten bis zum nächsten Morgen an den Ihnen vom Data Owner mitgeteilten Standort migriert werden. Wir empfehlen Ihnen, sich bereits vor der Migration mit SharePoint/Teams sowohl durch die auf dieser Seite verfügbaren Ressourcen als auch durch aktive Nutzung der Tools vertraut zu machen.

Schritte, die von Benutzern im Verlauf der Fileshare → SharePoint-Migration erforderlich sind

Sobald Ihnen der Data Owner Zugriff auf die Ziel-SharePoint-Bibliothek gewährt hat, sollten Sie die Option "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" nutzen (nachfolgend separat erläutert). Dies ermöglicht es Ihnen, auf Ihre Daten über den Datei-Manager Ihres Computers zuzugreifen, wodurch ein Zugriff ähnlich wie bereits vom "W-Laufwerk" Fileshare bekannt ermöglicht wird.

Zusätzlich zu dem Zugriff auf Ihre Dateien “wie gewohnt” haben Sie nach der Migration die Möglichkeit, die Kollaborationstools von SharePoint zu nutzen.

Verknüpfung einer SharePoint-Bibliothek mit OneDrive⁣

Um direkt von Ihrem Computer auf Dateien zuzugreifen, genau wie beim "W-Laufwerk", müssen Sie zunächst die folgende einmalige Aktion durchführen: Wählen Sie die Option "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen". Sie werden diese sowohl im MS Teams-Daten-Tab als auch auf der SharePoint-Website vorfinden.

Open

Sobald ausgewählt, wird der OneDrive-Client Ihnen über den Datei-Explorer Zugriff auf die Bibliothek gewähren.

Worin liegt der Unterschied zwischen "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" & "Synchronisieren"

Wir empfehlen ausschließlich, die Option "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" zu verwenden. Im Gegensatz zu "Synchronisieren" synchronisiert dies die Dateien nicht sofort mit Ihrem Computer; sondern erstellt lediglich eine Verknüpfung zur Dokumentbibliothek. Auf diese Weise kann auf Daten von jedem Gerät über die OneDrive-App oder die Website zugegriffen werden. Inhalte können auch einfacher mit anderen über OneDrive geteilt werden. Die Option Files Offline zu Synchronisieren ist weiterhin verfügbar.

Die Option "Synchronisieren" synchronisiert die gesamte Dokumentbibliothek oder den Ordner mit Ihrem Computer. Das Synchronisieren großer Bibliotheken oder Ordner kann den Speicherplatz auf Ihrem Computer überschreiten und die Leistung negativ beeinflussen.

Microsoft empfiehlt die Verwendung der Option "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" gegenüber der Option "Synchronisieren"!

Hinweis: Das Video ist nur im WU-Netz zugänglich.

Einige Optionen, die in diesem Video gezeigt werden, könnten vom Data Owner deaktiviert worden sein.

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Preparing for the Fileshare → Sharepoint Migration as a User

In preparation for the migration, the Data Owner will contact you to provide the scheduled migration date. Data owners will be able to provide you with a rough timeframe in the form of a calendar week immediately upon creating a migration request; the exact date and target for the migration will be known to the Data Owner no later than 14 days before the migration takes place.

On the agreed-upon migration date, the Fileshare will switch to “read-only” access at 17:00 CET and remain accessible. You can expect all data to be migrated to the location disclosed to you by the data owner by the next morning.
We encourage you to use the time before the migration to familiarize yourself with SharePoint/Teams both through the resources available on this site and use of the tools.

Actions required by Users in the course of the Fileshare → SharePoint Migration

Once you have been granted access to the destination SharePoint Library by the data owner, you should utilize the "Add Shortcut to OneDrive" option (detailed separately below). This feature enables you to access your data through your computer's File Manager, essentially mirroring the functionality of the “W-Drive” file share.

In addition to accessing your files as you did before, you will now have the ability to collaborate effectively and take advantage of the extensive range of collaboration tools available through SharePoint.

Linking a SharePoint Library to OneDrive⁣

To access files directly from your computer, in the same way as the “W-Drive,” you must first perform the following one-time action: select the “Add Shortcut to OneDrive” option, available both in the MS Teams Data Tab or the SharePoint site.

Open

Once selected, the OneDrive client will provide you with access to the library through the File Explorer.

What is the difference between "Add shortcut to OneDrive" and "Sync"

We strongly advise using the option "Add shortcut to OneDrive" unlike “Sync” this does not immediately synchronize the files to your computer; it merely creates a link or bookmark to the OneDrive document library. This way, content can be accessed from any device via the OneDrive app or website. Content can also be more easily shared with others via OneDrive. The option to keep an offline copy is still available.

The option "Sync" synchronizes the entire document library or folder to your computer. Syncing large libraries or folders can exceed the storage space on your computer and negatively effect performance.

Microsoft recommends using the "Add shortcut to OneDrive" option over the "Sync" option!

Note: The video is only accessible on the WU network.

Some options shown in this video might have been disabled by the data owner.