Fileshare → Sharepoint Migration

Ja, alle Fileshares "W-Laufwerke" sind Teil des Projekts.
Als Data Owner können Sie das Fileshare → Sharepoint Migration Ticket verwenden, um alle Shares auszuwählen, die migriert werden müssen.
Sie können dieses Ticket auch verwenden, um uns zu benachrichtigen, wenn ein Share nicht mehr benötigt wird.

Data Owner können einen Migrationszeitraum über das Fileshare → Sharepoint Migration Ticket reservieren, das genaue Datum wird während der Vorbereitung vereinbart.

Das bisherige Erforderniss zur jährlichen Erneuerung von WU-Teams über das Control Panel wurde durch aktivitätsbasierte automatische Erneuerung ersetzt.

Jede Aktivität innerhalb einer SharePoint-Gruppe, sei es von Eigentümern oder Benutzern, wird als Beweis dafür angesehen, dass die Daten aktiv genutzt werden. Wenn ein Team oder eine eigenständige SharePoint-Gruppe länger als ein Jahr inaktiv bleibt, erhalten die Eigentümer eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Jeder Eigentümer, der bestätigt, dass die Daten weiterhin benötigt werden, oder jeder Benutzer, der aktiv auf die Daten zugreift, setzt den Aktivitätsstatus zurück.

Wenn kein Eigentümer auf diese Benachrichtigung reagiert oder wenn kein Benutzer während der Karenzzeit auf die Daten zugreift, werden die Daten für 30 Tage weich gelöscht. Während dieser Zeit können die Daten weiterhin wiederhergestellt werden; jedoch, sobald dieser Zeitraum abgelaufen ist, sind sie unwiederbringlich.

Für weitere Informationen zu diesem Feature verweisen wir auf Microsofts Dokumentation zur aktivitätsbasierten automatischen Erneuerung.

In den meisten Fällen: NEIN!
IT-Services wird die Abteilungs- & Projektlaufwerke verschieben. Wir empfehlen jedoch, zuvor Dateien zu löschen, die nicht mehr verwendet oder benötigt werden.
Die Ausnahme sind Persönliche (W:\WU\Projekte\Pers\username) Fileshares, diese werden von IT-Services nicht migriert. Wenn Sie noch ein solches Laufwerk verwenden stellen Sie bitte sicher, dass Sie rechtzeitig alle verbleibenden Daten auf Ihr One Drive verschieben.

Wir empfehlen, alle Daten, die nicht mehr benötigt werden, vor dem Migrationsprozess zu löschen; bitte beachten Sie hierbei jedoch die Archivordnung der WU.
Wenn Sie Fragen zu Archivierung haben, können Sie sich an das WU-Universitätsarchiv unter archiv@wu.ac.at wenden.

Obwohl Sie im Internet Berichte über inkompatible Dateien finden können, haben kürzliche Verbesserungen in SharePoint in Microsoft 365 die früheren Einschränkungen hinsichtlich der Dateitypen, die hinzugefügt werden können, aufgehoben. Derzeit sind keine bekannten Dateitypen vorhanden, die nicht hinzugefügt werden können. Eine Liste der wenigen verbleibenden Einschränkungen von SharePoint finden Sie hier.

Nein, der Migrationsprozess ist automatisiert und niemand wird Ihre Dateien öffnen oder ansehen.
Wir können Sie jedoch bezüglich der Dateipfade kontaktieren, die aus Kompatibilitätsgründen geändert werden müssen.

Sie können diese Anweisungen befolgen, um defekte Links zu Daten zu reparieren, oder kontaktieren Sie uns für Hilfe.

Bitte benachrichtigen Sie uns über atypische Verwendungen, wenn Sie die Migration anfordern. Datei-Freigaben, für die es keine geeignete Alternative gibt, werden nicht deaktiviert.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle verbleibenden Daten von Ihrem „persönlichen” (W:\WU\Projekte\Pers\username) Share bis zum 4. August nach OneDrive verschieben.
Um die Ressourcen besser zu verwalten, erfolgt die tatsächliche Deaktivierung alphabetisch, wobei der Fahrplan wie folgt aussieht:

• A-L ab Aug 4, 2026

• M-R ab Aug 11, 2025

• S-Z ab Aug 17, 2026

Wir empfehlen ausschließlich, die Option "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" zu verwenden. Im Gegensatz zu "Synchronisieren" synchronisiert dies die Dateien nicht sofort mit Ihrem Computer; sondern erstellt lediglich eine Verknüpfung zur Dokumentbibliothek. Auf diese Weise kann auf Daten von jedem Gerät über die OneDrive-App oder die Website zugegriffen werden. Inhalte können auch einfacher mit anderen über OneDrive geteilt werden. Die Option Files Offline zu Synchronisieren ist weiterhin verfügbar.

Die Option "Synchronisieren" synchronisiert die gesamte Dokumentbibliothek oder den Ordner mit Ihrem Computer. Das Synchronisieren großer Bibliotheken oder Ordner kann den Speicherplatz auf Ihrem Computer überschreiten und die Leistung negativ beeinflussen.

Microsoft empfiehlt die Verwendung der Option "Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen" gegenüber der Option "Synchronisieren"!

Sie sollten Keinesfalls selbstständig größere Dateistrukturen von Fileshares nach SharePoint verschieben!

Das Verschieben großer Datenmengen von Fileshares nach SharePoint ohne die Verwendung unseres SharePoint-Migrationstools, birgt das Risiko von Datenverlust und/oder -Beschädigung.
Darüber hinaus führt IT-Services vor jeder Migration einen Scan des zu migrierend Shares durch, um mögliche Fehlerquellen zu identifizieren; wir arbeiten diesfalls mit den Data Ownern zusammen, um diese vor der Migration zu beheben und einen sicheren Transfer aller Daten zu gewährleisten.

Hinzu kommen weitere Faktoren, wie bspw. die Sicherstellung von genügen Speicherplatz auf der Ziel-SharePoint-Seite (standardmäßig werden 100 GB alokalisiert, mehr kann von IT-Services zugewiesen werden).

Wir möchten Ihnen alle für die Migration relevanten Informationen direkt über die Knowledgebase zur Verfügung stellen.
Aus diesem Grund werden Q&A-Sessions zwar aufgezeichnet , sind jedoch nur bis zur folgenden Q&A-Session verfügbar.

Wenn Sie Data Owner sind, sehen Sie noch nicht zur Migration angemeldete Fileshare im Migrationsticket, wie in unserer Knowledgebase-Seite zur Migration veranschaulicht. Falls einer Ihrer Mit-Data-Owner bereits ein Ticket erstellt hat, wurden Sie automatisch zur entsprechenden Servicedesk-Anfrage hinzugefügt und können diese im Service Desk einsehen; Sie erhalten in diesem Fall auch eine Kopie der im Ticket erfolgten Kommunikation.

Wenn Sie mit der Migration von Share Ihrer Einheit beauftragt wurden, jedoch nicht Data Owner sind: Bitte wenden Sie sich an uns, indem Sie die allgemeine Anfragefunktion im Migrationsticket nutzen. Wir müssen in diesem Fall Ihre Bevollmächtigung überprüfen und tragen Sie als weiteren Data Owner der betreffenden Shares ein.

Im Fall von „W-Laufwerk“ Fileshares
Data Owner sind (typischerweise mehrere) Personen, die zum Zeitpunkt der Erstellung eines Fileshares über das Controlpanel administrative Berechtigungen für dessen Verwaltung (Hinzufügen & Entfernen von Mitgliedern) erhalten haben.

Im Fall von SharePoint (MS-Teams)
Wenn ein Team über das Controlpanel erstellt wird, müssen zwei Personen zunächst als Data Owner benannt werden. Weitere Personen können über die Berechtigungsverwaltungsoptionen hinzugefügt werden, die sich unter „Team verwalten“ innerhalb von Teams befinden.

Warum der Begriff „Data Owner“ ?
Abhängig von Ihrer Spracheinstellung sehen Sie in Teams entweder die deutsche Bezeichnung Besitzer oder die englische Owner.
Für die Kommunikation der Migration haben wir uns bewusst entschieden, den englischen Begriff „Data Owner“ einheitlich zu verwenden.

Yes, all “W-Drive” Fileshares are part of the project
As a data Owner, you can use the Fileshare → Sharepoint Migration Ticket to select all of the shares requiring migration.
You can also use this Ticket to notify us if a share will no longer be required

Data Owners may select a Migration time-slot through the Fileshare → Sharepoint Migration Ticket the exact date will be agreed upon during the preparation

The previous requirement to renew WU-Teams through the Control Panel annually has been replaced with Activity-based automatic renewal.

Any indication of activity within a SharePoint Group, whether from Owners or Users, is considered evidence that the data is actively in use. If a Team or a standalone SharePoint Group remains inactive for over one year, the Owners will receive an automatic email notification. Any Owner confirming that the data is still needed, or any user actively accesing the data, will reset the activity status.

If no Owner responds to this notification or if no User accesses the data during the notification period, the data will be soft deleted for 30 days. During this time, the data can still be restored; however, once this period has expired, it becomes unrecoverable.

For further information about this feature, please refer to Microsoft's Documentation of activity-based automatic renewal.

In most cases: NO!
IT-Services will move The Unit- & Project Shares for you. We however recommend that you delete any files that are no longer used or needed before they're moved.
The exception are Personal Shares “W:\WU\Projekte\Pers” which will not be migrated by IT-Services, if you still use one of these drives please ensure to move all remaining Data to your One Drive

We advise deleting any data that is no longer needed prior to the migration process.
Please review the Archive Regulation to ensure compliance before proceeding with any deletions.
If you have questions regarding archival issues, please contact the University Archive via archiv@wu.ac.at.

While you may find reports of incompatible files on the Internet, recent improvements in SharePoint in Microsoft 365 have removed the limitations on types of files that can be added. There are currently no known types of files that cannot be added. You can find a list of the few remaining limitations of Sharepoint here.

No, the migration process is automated and nobody will open or view your files.
We may however contact you regarding file paths which need to be changed for compatibility reasons.

You can follow these instructions to fix broken links to data, or contact us for help. 

A: Please notify us of atypical uses when requesting the migration, file shares for which no suitable alternative exists will not be deactivated.

Please ensure to move any remaining data from your “personal” 8(W:\WU\Projekte\Pers\username) Share to OneDrive by the 4th of August.
In order to better manage resources, the actual deactivation will progress on an alphabetical basis with the roadmap being as follows:

• A-L starting Aug 4, 2026

• M-R startingAug 11, 2025

• S-Z starting Aug 17, 2026

If your Question remains unanswered please use the Fileshare → Sharepoint Migration Ticket to contact us.
If the question concerns the migration of your specific shares please enter it into the Migration ticket after creation.
For general questions please select the option “i want to pose a general question”

We strongly advise using the option "Add shortcut to OneDrive" unlike “Sync” this does not immediately synchronize the files to your computer; it merely creates a link or bookmark to the OneDrive document library. This way, content can be accessed from any device via the OneDrive app or website. Content can also be more easily shared with others via OneDrive. The option to keep an offline copy is still available.

The option "Sync" synchronizes the entire document library or folder to your computer. Syncing large libraries or folders can exceed the storage space on your computer and negatively effect performance.

Microsoft recommends using the "Add shortcut to OneDrive" option over the "Sync" option!

You should NOT move files from a Fileshare to SharePoint yourself!

Moving large amounts of data from Fileshares to SharePoint without use of the SharePoint Migration tool we use for this purpose carries the risk of data loss and/or corruption.
Additionally, before each and every migration, IT Services performs a scan of the shares to identify any potential issues; we then work together with the data owner to resolve any such problems before the migration is performed, to ensure a safe transfer of your data.

There are also additional considerations, like ensuring additional storage space in the destination SharePoint site (by default 100GB, more can be allocated by IT services).

We aim to provide you with all the information required through our Knowledgebase Site about the Migration.
While the Q&A Presentations are recorded, they will be available only until the following Q&A Session.

If you are a Data Owner, you will see unrequested shares in the ticket, as illustrated in the guide. In case one of your co-owners has already created a ticket, you will have been automatically added to that service request and will be able to view it in the Service Desk as well as receive a CC of any communications related to it.

If you have been tasked with the migration of your unit but are not the Data Owner: please reach out to us using the general request function in the Migration Ticket.

In the Case of “W-Drive” Fileshares
Data owners are (typically multiple) persons who have been granted administrative permissions for a fileshare at the time of its creation through the control panel.

In the Case of SharePoint (MS-Teams)
Usually, two individuals are initially designated as data owners when a team is created through the control panel. Additional owners can be added via the permissions management options located under “Manage Team” within Teams.