Fileshare → Sharepoint Migration
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Mit 31. Jänner 2026 erfolgt der Entzug der Schreibrechte, sowie mit 16. Februar 2026 der Entzug der Leserechte auf alle nicht zur Migration gemeldeten Fileshares.
Allgemeines zur Fileshare → Sharepoint Migration
Die bestehenden lokalen Fileshares, den meisten von uns auch als „W-Laufwerk“ bekannt, haben der WU über viele Jahre gute Dienste geleistet, haben jedoch nun sowohl durch die stetig steigende Datenmenge als auch die sich verändernden Anforderungen an eine moderne Arbeitsumgebung ihre Grenzen erreicht.
Als Ablöse dieser altgedienten Infrastruktur wird künftig Microsoft SharePoint das Rückgrat der Dateiablage an der WU darstellen, neben ökonomischen Gesichtspunkten & der fortschrittlichen, für die Einhaltung moderner Datenschutzstandards zwingend erforderlichen, Sicherheitsfunktionen. Sticht diese Lösung vor allem durch die nahtlose Integration in unsere Microsoft 365 Toollandschaft hervor.
In eben dieser liegt der entscheidende Vorteil für Sie als Anwender. Denn durch die Migration auf SharePoint Verfügen Sie künftig über eine nahtlose Microsoft 365 Arbeitsumgebung, was ein vernetztes & somit produktiveres Arbeiten sowohl Innerhalb der WU als auch mit externen Partnern ermöglicht.
Diese Seite bietet Ihnen einen ersten Überblick über das Migrationsprojekt. Die verknüpften Unterseiten hingegen enthalten umfassende Anleitungen zur Vorbereitung Ihrer Migration sowie zum Einstieg in die Arbeit mit SharePoint.
Hinweis: Das Video ist nur im WU-Netz zugänglich.
Umstellung auf aktivitätsbasierte automatische Erneuerung
Mit Beginn der Fileshare → Sharepoint Migration wird die Microsoft 365 Welt der Wirtschaftsuniversität auf aktivitätsbasierte automatische Erneuerung umgestellt.
Dies bedeutet, dass Ihre über das Control Panel angelegten MS-Teams Teams nicht mehr wie bisher jährlich bestätigt werden müssen, sondern jede Aktivität innerhalb des Teams (auch der bloße Lesezugriff auf Daten) zu einer automatischen Erneuerung um weitere 365 Tage führt. Erst wenn über ein Jahr hinweg keinerlei Aktivität stattgefunden hat, werden die Besitzer des Teams über (mehrere) E-Mails aufgefordert, dessen Erneuerung zu bestätigen.
Wenn weder durch tatsächliche Aktivität noch eine Reaktion auf die E-Mail Aufforderungen eine Erneuerung stattfindet, wird das Team für einen 30-tägigen Soft Delete deaktiviert. Die Besitzer sowie IT-Services können während dieser Zeit das Team noch reaktivieren; erfolgt dies nicht werden die Daten gelöscht.
Der WU-weite Zeitplan für die Migration
Mar 20, 2025Ab dem 20.März werden keine neuen “W-Laufwerk” Fileshares erstellt, Data Owner von Fileshares können die Migration von bisherigen Shares zu einem von ihnen bei Ticketerstellung gewählten Terminslot (in Form einer Kalenderwoche zwischen März & ende November) anfordern. Bitte beachten Sie, dass die Kapazität begrenzt ist und Terminslots nach dem first come first served Prinzip vergeben werden.
Jul 31, 2025 Der Zugriff auf Projektlaufwerke, für die noch keine Anfrage eingereicht wurde, wird entzogen. (Es erfolgt noch keine Löschung von Daten!)
Aug 4, 2025 bis Aug 17, 2025 der Zugriff auf „persönliche“ (W:\WU\Projekte\Pers\username) Fileshares wird entzogen.
Aug 31, 2025 Der Zugriff auf Projektlaufwerke, die als nicht zu migrieren vorgemerkt wurden, wird entzogen.
Nov 30, 2025 Abschluss der Migration
Überblick über die Schritte, die Datenbesitzer für die Migration unternehmen müssen
Anfrage: Erstellen Sie ein Fileshare → Sharepoint Migrations-Ticket, in dem Sie die Migration anfordern. Idealerweise bitten wir Sie, alle Ihre Shares im selben Ticket auszuwählen.
Wenn einige Ihrer Shares nicht mehr benötigt werden, können Sie deren Migration im selben Ticket ablehnen. In diesem Fall wird das FileShare bis zum Jul 31, 2025 deaktiviert.
Vorbereitung: Die Vorbereitung umfasst zwei Aufgaben: eine geeignete SharePoint-Struktur vorzubereiten und eventuelle Probleme zu beseitigen, die wir möglicherweise identifiziert haben.
Als Dateninhaber bitten wir Sie, unsere Informationen zu Strukturempfehlungen und das angehängte Tutorial für weitere Informationen zu konsultieren.
Kurz nach der Anforderung der Migration werden wir die von Ihnen angeforderten Laufwerke scannen und Sie benachrichtigen, WENN Probleme identifiziert werden, die vorher behoben werden müssen.
Koordination: Wir werden mit Ihnen die Migrationsziele koordinieren und uns auf ein konkretes Datum für die Migration einigen.
Migration: Die Migration beginnt in der Regel um 17:00 Uhr am vereinbarten Datum. Die Dateien auf den ausgewählten Shares werden auf schreibgeschützt gesetzt und sind am nächsten Morgen in der vereinbarten Sharepoint-Bibliothek verfügbar.
Abschluss: Nach der Migration behalten Sie für einen Zeitraum von 4 Monaten nur Lesezugriff auf die Shares, danach wird der Zugriff entzogen.
Eine Detaillierte Anleitung für Data Owner finden Sie auf unter: Fileshare → Sharepoint Migration: Vorbereitung für Data Owner
Hinweis: Das Video ist nur im WU-Netz zugänglich.
Häufig gestellte Fragen
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With over 95% of Fileshare Data either migrated or otherwise declared the migration will conclude with the withdrawal of all remaining access rights to non-declared fileshares.
On January 31, 2026 write permissions will be revoked, followed by read permissions on February 16, 2026.
About the Fileshare → Sharepoint Migration
The existing local fileshares, commonly known as "W-drives," have served the WU well for many years, but have recently reached their limits due to the continuously increasing data volume and the changing requirements for a modern work environment.
A replacement for this long-standing infrastructure is therefore inevitable; the choice of SharePoint was driven not only by economic considerations and the advanced security features that are essential for compliance with modern data protection standards, but also by the seamless integration into our Microsoft 365 tool landscape.
This seamless integration also presents the decisive advantage for you as a user. By migrating to SharePoint, you will enjoy the benefits of a seamless Microsoft 365 work environment, enabling more connected and thus more productive work both within the WU as well as with external partners.
This page offers an overview of the migration project. For a comprehensive guide on preparing for your migration as a data owner, as well as resources fort getting started with SharePoint as a user, are provided through the linked subpages.
Note: The video is only accessible on the WU network.