Fileshare → Sharepoint Migration: Informationen für Data Owner

Übersicht der Schritte, die von Data Ownern im Rahmen der Migration erforderlich sind.

Der folgende Leitfaden skizziert alle Schritte, die Data Owner unternehmen müssen, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten:

1. Beginnen Sie mit der Anforderung der Migration und reservieren Sie einen geeigneten Zeitrahmen:
   Die Migration von Shares, derer (Mit-) Eigentümer Sie sind, kann über das Fileshare → Sharepoint Migrations Ticket angefordert werden.
   Die meisten Einheiten verwenden derzeit eine Mischung aus Projekt- und Abteilungsshares; bitte wählen Sie alle Shares aus, die sinnvollerweise gemeinsam migriert werden sollen.

Share Auswahl im Ticket	Timeslot Auswahl

Share Auswahl im Ticket	Timeslot Auswahl
Open Wie im Screenshot sichtbar, können alle Shares, deren (Mit-)Eigentümer der Ticketersteller ist, ausgewählt werden	Open Bitte beachten Sie, dass die Kapazität nach dem first come first serve System zugewiesen wird. Bereits vollständig ausgebuchte Wochen werden nicht angezeigt.

2. Bereiten Sie sich vor durch:

   1. Überprüfung des aktuellen Datenstandes: Entscheiden Sie, was nach SharePoint migriert werden soll und was nicht.

      1. Wenn ein Share nicht mehr benötigt wird (wie im Fall von sehr alten Projekt-Shares), verwenden Sie bitte die im Fileshare → Sharepoint Migration Ticket bereitgestellte Option, um diese für IT-SERVICES entsprechend zu kennzeichnen.

      2. Bitte benachrichtigen Sie uns durch einen Kommentar im Ticket, sofern ein Share für ungewöhnliche Anwendungsfälle verwendet wird (wie z. B. direkter Zugriff von Servern).

   2. Bereinigen nicht mehr benötigter Daten: Löschen Sie veraltete oder irrelevante Dateien.
      Bitte überprüfen Sie jedoch die Archivordnung (besonders Punkte 4.3. und 4.4.), um deren Einhaltung sicherzustellen, bevor Sie mit Löschungen fortfahren.
      Bei Fragen zur Archivierung von Daten oder der Archivordnung wenden Sie sich bitte an das Universitätsarchiv unter archiv@wu.ac.at.

   3. Überprüfen der Berechtigungen: Überprüfen Sie die aktuellen Berechtigungen für Ihre Daten. Bestimmen Sie, wer Zugriff auf welche Informationen benötigt, und bereiten Sie sich darauf vor, die notwendigen Berechtigungen in Teams/SharePoint einzurichten.

   4. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team: Konsultieren Sie Ihr Team über die bevorstehende Migration und diskutieren Sie Ideen zur idealen Zielstruktur. Zusätzlich zu den Empfehlungen in diesem Leitfaden wird IT-SERVICES versuchen, alle Fragen zu beantworten, die bei der Erarbeitung Ihres Migrationsplanes aufkommen.

   5. Bereinigen Sie etwaige (Dateipfad-) Probleme: Nachdem Sie das Ticket zur Anforderung der Migration erstellt haben, werden wir einen Scan Ihres Shares durchführen, um potenzielle Hindernisse für die Migration zu identifizieren. Dies betrifft normalerweise übermäßig lange Dateipfade, die vor einer Migration verkürzt werden müssen. Nach Abschluss dieses Scans werden wir Sie umgehend über etwaige Probleme informieren.

   6. Finden und Einrichten der erforderlichen Zielstruktur: Entscheiden Sie sich für eine geeignete Zielstruktur.
      Entscheiden Sie, welche Struktur am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, und erstellen Sie ein „von-nach“- Schemata.
      Bitte verwenden Sie das Migrationsticket, um Unterstützung für etwaige Fragen anzufordern.

3. Finalisieren Sie den Migrationsplan

   2. Wir benötigen mindestens 14 Tage vor der von Ihnen ausgewählten Migrationswoche für den endgültigen Migrationsplan.
      Im Rahmen eines Abnahmemeetings wird die Zielstruktur für die Migration bestätigt und das endgültige Migrationsdatum vereinbart.

4. Kommunizieren Sie den endgültigen Migrationsplan an Ihr Team und bereiten Sie sich auf den Migrationstag vor

   1. Teilen Sie den Benutzern das vereinbarte Migrationsdatum & die Zielstruktur mit damit sich diese vorbereiten können

   2. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Berechtigungs- und Freigabeeinstellungen am Zielort festlegen.

5. Tag der Migration
   Die Migration beginnt um 17:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit am vereinbarten Datum. Alle Berechtigungen auf dem FileShare werden auf Lese-Zugriff geändert und der Share bleibt zugänglich, jedoch können während dieser Zeit keine weiteren Änderungen gespeichert werden. In der Regel werden die Daten bis zum nächsten Morgen an den vereinbarten Ort migriert.

6. Nach der Migration
   Nach Abschluss der Migration wird der schreibgeschützte Zugriff auf den Share für einen Zeitraum von 4 Monaten beibehalten, danach wird der Share automatisch deaktiviert.

Empfehlungen zur Erarbeitung der Zielstruktur

Vor Erarbeitung der idealen Zielstruktur gilt es die folgenden Fragen zu beantworten:

1. Passen die erforderlichen Dateiberechtigungen zu einer dauerhaften Struktur, wie einer organisatorischen Einheit, oder sind sie bspw. als Teil eines Projekts, temporär?

2. Besteht die Notwendigkeit für komplexere Berechtigungsstrukturen oder die Verwendung von Berechtigungsgruppen, die nicht über MS Teams zugewiesen werden können?

In den meisten Fällen empfehlen wir die Verwendung von MS Teams für die Berechtigungsverwaltung, da es nicht nur eine SharePoint-Bibliothek für die Dateispeicherung bietet, sondern auch als Kommunikationszentrale fungiert. Wenn jedoch nur Speicherplatz benötigt wird oder wenn eine große Zahl von Teams und/oder Kanälen erforderlich wäre, um die notwendigen Berechtigungen zu verwalten, können stattdessen unabhängige SharePoint-Gruppen erstellt werden.

Umfassende Dokumentation zu MS Teams ist über unsere Knowledge base Site on MS Teams verfügbar.

Nachfolgend finden Sie die beiden schematischen Strukturen—vor und nach—wie in unserem Tutorial-Video besprochen.

Hinzufügen neuer/zusätzlicher Dokumentbibliotheken zu einem Team

Wir empfehlen, innerhalb Ihres MS-Teams Teams eine neue Bibliotheken zu erstellen, anstatt die standardmäßige Bibliothek zu nutzen, die mit ihrem Team erstellt wurde. Dieser hilft dabei Ordnung zu wahren, da alle Dateien, die in einen Team hochgeladen werden – wie Anhänge in Postings– automatisch in der Standardbibliothek von Teams abgelegt werden.

Um eine neue Bibliothek zu erstellen, sind die folgenden Schritte innerhalb Ihres Teams durchzuführen, wir empfehlen, das beiliegende Video-Tutorial anzusehen, das eine visuelle Anleitung zu diesen Schritten bietet, deren Beschreibung finden Sie nachfolgend:

1. Greifen Sie auf die Sharepoint-Website von Teams zu; zum Beispiel indem Sie die Option „In Sharepoint öffnen“ in Teams auswählen.

Open

Wählen Sie Neu, dann „Dokumentenbibliothek“. Open	Folgen Sie dem Erstellungsdialog und schließen Sie ihn ab, indem Sie „Erstellen“ auswählen. Open

Wählen Sie Neu, dann „Dokumentenbibliothek“. Open	Folgen Sie dem Erstellungsdialog und schließen Sie ihn ab, indem Sie „Erstellen“ auswählen. Open

3. Um diese Bibliothek innerhalb Ihres MS-Teams-Teams verfügbar zu machen, kopieren Sie den Link zur Bibliothek, die Sie gerade erstellt haben, und verwenden Sie dann das am Anfang angezeigte Menü und wählen Sie „Dokumentenbibliothek hinzufügen“ aus.

Beim Auswählen von „Dokumentenbibliothek hinzufügen“ öffnet sich das Fenster, das rechts angezeigt wird. Open	Wählen Sie "Link einfügen" und geben Sie den Link ein, den Sie im vorherigen Schritt kopiert haben. Open

Beim Auswählen von „Dokumentenbibliothek hinzufügen“ öffnet sich das Fenster, das rechts angezeigt wird. Open	Wählen Sie "Link einfügen" und geben Sie den Link ein, den Sie im vorherigen Schritt kopiert haben. Open

Beachten Sie, dass dieser letzte Schritt auch verwendet werden kann, um andere Bibliotheken hinzuzufügen.

Finalisieren des Migrationsplans

Ungefähr zwei Wochen vor dem vereinbarten Migrationsdatum (oder früher) werden wir den Migrationsplan mit Ihnen abschließen; dafür bitten wir um die Erstellung einer „von-nach“ Tabelle.

Wir können entweder das gesamte Share oder stattdessen von der ersten Ordnerebene ausgehend migrieren, unten finden Sie die in unserem Tutorial verwendeten Beispiele:

Während des Abnahmegesprächs werden wir Ihren Plan abschließend überprüfen, und uns das konkrete Migrationsdatum vereinbaren.

Overview of the Steps required from Data Owners.

The following guide outlines all the steps data owners need to take to ensure a smooth migration:

1. Start by requesting the migration & reserving a suitable timeslot:
   Migration of shares you own can be requested through the Fileshare → Sharepoint Migration Ticket.
   Most units currently use a mix of project & units shares, please select all the shares that should be migrated together.

Share Selection	Timeslot Selection

Share Selection	Timeslot Selection
Open As visible in the screenshot, all Shares the User is a (co-) owner of may be selected	Open Note that capacity is allocated on a first come first serve basis. Weeks that are already fully booked up will therefore not be shown.

2. Prepare by:

   1. Reviewing current data: Assess what should & shouldn’t be migrated to SharePoint.

      1. If a Share is no longer needed (such as in the case of very old project shares) please use the option provided for in the Fileshare → Sharepoint Migration Ticket to mark these as no longer required & thereby waive the migration.

      2. Please notify us through a comment in the ticket if a share has been used for unusual use-cases (such as direct access from servers)

   2. Clean up unnecessary data: Remove outdated or irrelevant files.
      Please review the Archive Regulation(especially Points 4.3. and 4.4.) to ensure compliance before proceeding with any deletions.
      For questions regarding archival issues, please contact the University Archive via archiv@wu.ac.at.

   3. Check permissions: Review the current permissions for your data. Determine who requires access to what information and prepare to set up these permissions in Teams/SharePoint.

   4. Communicate with your team: consult with your team about the upcoming migration & discuss ideas on the ideal target structure. In addition, to the recommendations found in this guide, IT-Services will try to answer any questions that may arise & will help to finalize your migration plan.

   5. Clean up any remaining (file path) issues: Soon after you have created the ticket requesting the migration, we will perform a scan of your share to identify potential obstacles for the migration. This ordinarily pertains to excessively long file paths that need to be shortened beforehand.
      After this scan has been completed, we will inform you of any potential issues.

   6. Find and set up the required target structure: Decide on a suitable target structure
      Decide which structure is most suitable for your needs & create a “from-to” schematic.
      Please use the migration ticket to inform us of your progress and of any assistance that may be required.

3. Finalize the migration plan

   1. We require a final migration plan to be agreed at least 14 days in advance of the Migration week you have selected.
      A meeting is set up with the Data Owner overseeing the migration to confirm the target structure for the migration & agree upon the specific date.

4. Communicate the final migration plan to your team & prepare for migration day

   1. The Data Owner should inform affected users of the specific date & target structure that has been agreed upon.

   2. Permissions and access to the target location can be set up in advance of the migration day to ensure a smoother transition, make sure to set the correct permission & sharing settings.

   3. We recommend you point users to our getting started guide for users when notifying them of the target locations.

5. Migration day
   The migration will start at 17:00 Central European time on the agreed upon date. The share will be set to read-only access and remain accessible, but no further modifications can be saved during this time. Ordinarily, the data will have been migrated to the agreed upon location by the next morning.

6. Use the time after the migration to address any remaining issues
   After the migration has concluded, read-only access to the share will be retained for a period of 4 months, thereafter the share will be automatically deactivated.

Recommendations on finding a suitable target structure

The ideal target structure is fundamentally based on the following questions:

1. Do the required permissions align with a permanent structure, such as an organizational unit, or is it part of a project, making it temporary and/or involving an independent set of users?

2. Is there a need for more complex permission structures or the use of permission groups that cannot be assigned through MS Teams?

In most cases, we recommend using MS Teams, as it not only offers a SharePoint library for file storage but also functions as a communication hub. If only storage is needed, or if multiple Teams and/or Channels are required to manage permissions, independent SharePoint Groups can be created instead.

Comprehensive documentation on MS Teams is available through our Knowledge base Site on MS Teams.

Below, you will find the two schematic structures—before and after— as discussed in our tutorial video.

Adding new/additional document libraries to a Team

Creating new libraries within your team is highly recommended over utilizing the defaultlibrary created with a MS Teams Team. This approach helps maintain organization, as any files uploaded to a team—such as attachments in conversations—are automatically saved in the Teams default library.

To create a new library to perform the following steps within your Team, We suggest watching the attached video tutorial for a visual guide on these steps, with a description provided below:

1. Access the Teams Sharepoint Site; for example by selecting the “Open in Sharepoint” option in Teams.

Open

Select New, then “Document Library” Open	Follow the creation Dialogue & finalize it by selecting “Create” Open

Select New, then “Document Library” Open	Follow the creation Dialogue & finalize it by selecting “Create” Open

3. To make this library available from within your MS-Teams Team, copy the link to the library you just created & then use the menu shown at the start and select “add Document library instead”

upon selecting “add document library” the windows shown on the right will open Open	Select “pasted Link” and enter the link you copied in the previous step Open

upon selecting “add document library” the windows shown on the right will open Open	Select “pasted Link” and enter the link you copied in the previous step Open

Note that this last step may also be used to add any other libraries

Finalizing the Details for the Migration

Approximately two weeks before the agreed upon migration date (or earlier) we will finalize the migration plan with you; for this, we ask that Data Owners create a “from-to” list in the form of a spreadsheet.

We can move either the entire share or use the first folder level instead, below you find the examples used in our tutorial:

During the finalization meeting, we will check the List you provide us with & agree upon the specific date, which we ask you to communicated to all the Shares Users.