Conditional Access bezeichnet im Rahmen der Informationssicherheit Sicherheitsmaßnahmen, die den Zugriff auf IT-Dienste und Daten der WU steuern. Dabei müssen Geräte und WU-Accounts vordefinierte Bedingungen erfüllen - z.B. die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder die Verwendung eines von IT-SERVICES verwalteten Gerätes. Diese managed devices sind typischerweise WU-Arbeitsplatzgeräte und WU-Mobilgeräte (Tablets, Smartphones). Hingegen werden Geräte, die nicht von IT-SERVICES verwaltet werden (=unmanaged devices), als generell unsicher¹⁾ eingestuft und erhalten nur eingeschränkten Zugang zu Daten und IT-Diensten an der WU.

^{1) Fehlende Updates, individuell beschaffte Software oder speziell konfigurierte Berechtigungen können bei Cyberangriffen Vorteile für Angreifer*innen erzeugen.}

Vorteile von Conditional Access

• Verbesserte Sicherheit
  Durch die Anwendung von Bedingungen wie Standort, Gerätezustand und Benutzeridentität wird der Zugriff auf IT-Ressourcen nur autorisierten und sicheren Verbindungen gewährt. Dies reduziert das Risiko von Datenlecks und unbefugtem Zugriff.

• Schutz vor Cyberangriffen
  Durch die automatische Prüfung der Zugriffsbedingungen können ungewöhnliche Anmeldeversuche rascher erkannt werden. Dies erschwert Angreifern auf sensible Daten zuzugreifen.

• Verbesserte Benutzererfahrung auf zentral verwalteten Geräten
  Benutzer*innen müssen nur dann zusätzliche Verifizierungen durchführen, wenn ein erhöhtes Risiko erkannt bzw. angenommen wird. Dies sorgt für eine reibungslose und sichere Nutzung der IT-Dienste.

Umsetzung von Conditional Access an der WU

Grundsätzlich entscheidet das verwendete Gerät über die Einschränkungen (managed vs. unmanaged device - siehe Zugriffsregeln für Geräte-Typen).

Für mobile unmanaged devices werden ergänzend noch zwei Nutzungsszenarien unterschieden

• Nur E-Mail abrufen (Standard-Szenario ohne weitere Erfordernisse)
  Die App für E-Mail kann frei gewählt werden. Sie müssen keine weitere App installieren, können aber keine Microsoft-Apps (z.B. Teams) verwenden.

• MS Teams nutzen (mit Biometrie und Broker-App)
  Wenn Sie MS Teams für die WU-interne Kollaboration und Kommunikation auch am privaten Mobilgerät nutzen wollen, ist die Installation einer Broker-App (vgl. Kasten unten) sowie die Einrichtung einer biometrischen Anmeldung (Fingerprint, Face-ID) erforderlich. Diese benötigen Sie beim Öffnen von Microsoft-Apps (z.B. Teams, Outlook).

Zugriffsregeln für Geräte-Typen

Beachten Sie
Das Nutzungsszenario MS Teams-App nutzen hat zum Ziel, dass Sie mit Ihrem - meist privaten - Smartphone oder Tablet weiterhin die zentralen Kollaborations- und Kommunikationsdienste der WU nutzen können, insbesondere Microsoft Teams.

In the context of information security, conditional access refers to security measures that control access to IT services and WU data. Devices and WU accounts must fulfill predefined conditions - e.g. two-factor authentication (2FA) or the use of a device managed by IT-SERVICES. These managed devices are typically WU workstation devices and WU mobile devices (tablets, employee smartphones). In contrast, devices that are not managed by IT-SERVICES (=unmanaged devices) are generally categorized as insecure¹⁾ and are only granted restricted access to data and IT services at WU.

^{1) Missing updates, individually procured software or specially configured authorizations can create advantages for attackers in the event of cyberattacks.}

Advantages of Conditional Access

• Improved security
  By applying conditions such as location, device status and user identity, access to IT resources is only granted to authorized and secure connections. This reduces the risk of data leaks and unauthorized access.

• Protection against cyber attacks
  By automatically checking the access conditions, unusual login attempts can be recognized more quickly. This makes it more difficult for attackers to access sensitive data.

• Improved user experience on centrally managed devices
  Users only have to perform additional verifications if an increased risk is recognized or assumed. This ensures smooth and secure use of IT services.

Implementation of Conditional Access at WU

In general, the device you use determines which access restrictions apply (managed vs. unmanaged device – see Access rules for device types).

For mobile unmanaged devices, the following two distinct usage scenarios apply

• Access email only (default scenario, no additional setup required)
  You can use any email app of your choice. No additional apps need to be installed. However, Microsoft apps (such as Teams) cannot be used.

• Use MS Teams (requires biometrics and broker app)
  If you want to use Microsoft Teams for WU internal collaboration and communication on your private mobile device, you must install a broker app (see box below) and set up biometric authentication (e.g. fingerprint, Face ID). Biometric authentication is required each time you open a Microsoft app (e.g. Teams, Outlook).

Access Rules for Device Types

Please Note
The Use MS Teams app scenario is designed to ensure that you can continue using WU’s core collaboration and communication tools - especially Microsoft Teams - on your (usually private) smartphone or tablet.