Mobile Device Management (MDM)

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Last updated: 2024-03-26 by Carina Fellner
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This information is available in German and English.

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Link zur Betriebsvereinbarung zu Mobile Device Management hier.

Link zu Aussendung wiss. BR

Link zur Funktionsbeschreibung MDM.



Wie funktioniert der Zugang ohne installiertem MDM?

Der Zugang zu den beruflichen Exchange Daten: E-Mail, Kalender und Kontakte wird weiterhin über owa.wu.ac.at möglich sein. Zusätzlich kann bei installiertem MDM auf die Dateien am WU Share, sowie auf Sharepoint und auch native auf E-Mail, Kalender und Kontakte zugegriffen werden.



Der Speicherbedarf zur Installation der MDM-Apps beträgt ca. 270 MB.



MDM Client

E-Mail

  • WU Mailbox als Standardkonto definieren

    • iOS Mail App: App Einstellungen > Mail > Standardaccount: WU Exchange iOS.

    • iOS Kontakte App: App Einstellungen > Kontakte > Standardaccount: WU Exchange iOS.

    • iOS Kalender App: App Einstellungen > Kalender > Standardkalender: WU Exchange iOS.

    • iOS Erinnerungen App: App Einstellungen > Erinnerungen > Standardliste: WU Exchange iOS.

    • Android Gmail, Kontakte, Kalender App: Nicht erforderlich da im Firmenbereich die Einrichtung zusätzlicher Mailboxen nicht möglich ist.

  • Einrichtung privater E-Mail Konten

    • iOS Mail App: Die Einrichtung zusätzlicher privater Mailboxen ist möglich.

    • Android Gmail App: Die Einrichtung zusätzlicher privater Mailboxen ist im Privatbereich möglich im Firmenbereich hingegen nicht möglich.

  • Versenden von Docs@Work Dokumenten per E-Mail

    • iOS Mail App: Nicht möglich; Workaround: Dokument aus Docs@Work per E-Mail versenden (siehe Docs@Work).

    • Android Gmail App: Im E-Mail Entwurf auf das Anhang Symbol tippen (Büroklammer), Datei anhängen auswählen, Menüsymbol tippen (3 horizontale Linien), Docs@Work tippen, zur Datei navigieren, Datei auswählen, Fertig tippen.

Docs@Work

  • Fehlermeldung beim erstmaligen Öffnen: „Nicht autorisiert: Die für diese App benötigten Zertifikate fehlen. Um diese zu laden, suchen Sie bitte nach Updates für Mobile@Work.“

    • Ursache: Die App Docs@Work wurde installiert aber die Konfiguration wurde noch nicht geladen.

    • Das Problem kann reproduziert werden indem Docs@Work unmittelbar nach der Installation aufgerufen wird.

    • Behebung iOS: App MobileIron öffnen, ins Menü Einstellungen wechseln, Updates auswählen und mit „Weiter“ bestätigen.

    • Behebung Android: App Mobile@Work öffnen und auf den Refreshpfeil tippen.

  • Versenden von Dokumenten per E-Mail

    • iOS: Dokument in Docs@Work öffnen, auf den Button Teilen (Quadrat mit Pfeil nach oben) tippen: E-Mail auswählen.

    • Android: Zum Dokument in Docs@Work navigieren, auf das Menü Symbol neben dem Dokument tippen (3 vertikale Punkte), Teilen auswählen, GMail auswählen.

  • Hochladen privater Dateien (wie z. B. Fotos) auf das W-Laufwerk

    • Hinweis: Die hochzuladende Datei muss erst in den Bereich "Meine Dateien" kopiert werden. Anschließend kann die Datei aus diesem Bereich auf das W-Laufwerk kopiert werden.

    • iOS: "Meine Dateien" (2. Button links unten) > "3-Punkte Menü" > "Media hinzufügen" > Datei auswählen und Dateiname eingeben. "3-Punkte Menü" neben der Datei > "Auf Websites hochladen" > "W-Laufwerk" > Zielordner auswählen > "Hier hochladen".

    • Android: "3-Striche Menü" > "Meine Dateien" > "+" Button > Typ auswählen (z. B. "Medien" für den Upload von Fotos)  > "3-Striche Menü" > "Mehr Apps" > Datei auswählen und Dateiname eingeben. "3-Punkte Menü" neben der Datei > "Hochladen" > "W-Laufwerk" > Zielordner auswählen > "Hier hochladen".

Web@Work

  • Intranet Zugang für mobile Endgeräte mit iOS.

    • Hinweis: Intranet Zugang für mobile Endgeräte mit Android siehe Chrome.

Chrome

  • Intranet Zugang für mobile Endgeräte mit Android.

    • Hinweis: Intranet Zugang für mobile Endgeräte mit iOS siehe Web@Work.

Apps@Work 

  • Setzt beim erstmaligen Öffnen immer das Akzeptieren des Zertifikats durch die Anwender/innen voraus.



App PIN

  • Die App PIN ist beim erstmaligen Öffnen einer Mobile Iron App durch die Anwender/innen zu definieren und fortan beim Öffnen einer Mobile Iron App einzugeben.

    • Sicherheitsempfehlung: Die App PIN sollte sich von der Geräte PIN und der SIM PIN unterscheiden.

  • iOS: Die App PIN kann der Touch- bzw. Face ID assoziiert werden.

    • Konfigurationsschritte: App MobileIron öffnen, ins Menü Einstellungen wechseln, Punkt „Abgesicherte Apps“ auswählen, Authentifizierung auswählen und „Touch ID“ bzw. „Face ID“ aktivieren.

    • Hinweis: Zum Starten einer Mobile Iron App ist immer die Eingabe der App PIN erforderlich; Die Touch- bzw. Face ID sind nur nach Erreichen des Time-Outs zum erneuten Entsperren einer Mobile Iron App anwendbar.

  • Die App PIN wird auf Android Geräten der Touch ID assoziiert.

 

🇬🇧 English

Mobile Device Management (MDM)

Link to OA Mobile Device Management System

Link to the announcement of the academic staff council (currently only available in German)

Link to the functional description of MDM (currently only available in German) 



How does the access work without MDM being installed?

The access to the business Exchange data email, calendar and contacts will still be possible via owa.wu.ac.at. With MDM being installed, you can also access files at WU Share, Sharepoint and also email, calendar and contacts.



The storage requirement for installing the MDM apps is approx. 270 MB.



MDM Client

Email

  • Select WU mailbox as default account

  •  

    • iOS Mail App: App Settings > Mail > default account: WU Exchange iOS.

    • iOS Contacts App: App Settings > Contacts > default account: WU Exchange iOS.

    • iOS Calendar App: App Settings > Calendar > default calendar: WU Exchange iOS.

    • iOS Reminder App: App Settings > Reminder > default list: WU Exchange iOS.

    • Android Gmail, Contacts, Calendar App: Not required as it is not possible to set up additional mailboxes in the business area.

  • Setting up private email accounts

  •  

    • iOS Mail App: It is possible to set up additional mailboxes also for private use.

    • Android Gmail App: It is possible to set up additional private mailboxes in the private area, but not in the business area.

  • Sending Docs@Work documents via E-Mail

    • iOS Mail App: Not possible; Workaround: Send document from Docs@Work via e-mail (see Docs@Work).

    • Android Gmail App: In the email draft, tap the attachment icon (paperclip), select Attach file, tap the menu icon (3 horizontal lines), tap Docs@Work, navigate to the file, select file, tap Done.

Docs@Work

  • The first time you open the device, an error message appears: "Unauthorized: The certificates required for this app are missing. To download them, please check for updates for Mobile@Work."

    • Cause: The Docs@Work app has been installed but the configuration has not yet been loaded.

    • The problem can be reproduced by opening Docs@Work immediately after Installation.

    • How to fix the problem (iOS): Open the MobileIron app, switch to the Settings menu, select updates and confirm with "Next".

    • How to fix the problem (Android): Open the Mobile@Work app and tap the refresh arrow.

  • Sending documents by email

    • iOS: Open document in Docs@Work, tap the Share button (square with up arrow): Select email.

    • Android: Navigate to the document in Docs@Work, tap the menu symbol next to the document (3 vertical dots), click Share, select Gmail.

  • Upload of personal files (such as photos) to the W-Drive

    • Note: The file to be uploaded must first be copied to the "My Files" area. Afterwards the file can be transferred from this area to the W-Drive.

    • iOS: "My files" (2nd button on the bottom left) > "3-point menu" > "Add Media" > Select file and enter file name. Select "3-point menu" next to the file > "Upload to websites" > "W-Drive" > Select destination folder > "Upload here".

    • Android: " 3-dash menu" > "My files" > "+" button > Select type (e.g. "Media" for uploading photos) > "3-dash menu" > "More apps" > Select the file and enter a file name. Select "3-point menu" next to the file > "Upload" > "W-Drive" > Select destination folder > "Upload here".

Web@Work

  • Intranet access for mobile devices with iOS.

    • Note: Intranet access for mobile devices with Android see Chrome.

Chrome

  • Intranet access for mobile devices with Android.

    • Note: Intranet access for mobile devices with iOS see Web@Work.

Apps@Work

  • Requires the acceptance of the certificate by the user when opened for the first time.

App PIN

  • The app PIN must be defined by the user when opening a MobileIron app for the first time and must always be entered when opening a MobileIron app from now on.

    • Security recommendation: The app PIN should be different from the device PIN and the SIM PIN.

  • iOS: The app PIN can be associated with the Touch- or Face ID.

    • Configuration steps: Open the MobileIron app, open the Settings menu, click "Secure Apps", select Authentication and activate "Touch ID" or "Face ID".

    • Note: To start a MobileIron app, the app PIN has to be entered; the Touch or Face ID can only be used to unlock a MobileIron app after the timeout has been reached.

  • The app PIN is associated with the Touch ID on Android devices.