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Neue Accounts - erste Schritte

Neue Accounts - erste Schritte

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Zusammenfassung

Um ihren WU-Account vollständig nutzen zu können, führen neue Mitarbeiter*innen folgende Schritte aus:

  1. Registrieren Sie einen zweiten Faktor.

    • Melden Sie sich im Controlpanel an, dadurch werden Sie direkt zur 2FA-Einrichtung weitergeleitet.

    • Folgen Sie dabei den Informationen und Anleitungen auf der Seite Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei Conditional Access.

    • Empfehlung: Nutzen Sie den Microsoft Authenticator für eine unkomplizierte Ersteinrichtung.

    • Verwenden Sie für den ersten Login das Initial-Passwort (=erstes erhaltenes Passwort) auf Ihrem Accountdatenblatt.

  2. Initial-Passwort ändern

    • Nach erfolgreicher 2FA-Einrichtung setzen Sie im Controlpanel ein selbstgewähltes Accountpasswort.

    • Tipps zur Wahl eines sicheren Passworts erhalten Sie auf unserer Webseite.

    • Dieser Schritt muss innerhalb von 30 Tagen nach Ausstellung des Accountdatenblatts erfolgen. Achten Sie auf das am Accountdatenblatt angegebene Datum, falls Sie Ihren Account erst später verwenden.

  3. Information Security Briefing abschließen

    • Erarbeiten Sie die verlinkten Inhalte und bestätigen Sie, dass Sie die Informationen im Arbeitsalltag einhalten.

    • Schließen Sie das Briefing innerhalb von 7 Tagen nach Änderung Ihres Initial-Passworts ab.

  4. Accounteinrichtung finalisieren

Falls Ihr WU-Account gesperrt wurde, wenden Sie sich bitte telefonisch an den IT-Support: +43-1-313 36 - 3000

Bitte beachten Sie

  • dass Accounts von neuen Mitarbeiter*innen frühestens 7 Tage vor Beginn des Dienstverhältnisses aktiviert werden können

  • dass Accounts von der/dem Vorgesetzten selbstständig über das Controlpanel aktiviert werden können

(1) Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten

Informieren Sie sich bitte auf der Seite Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei Conditional Access über die Funktionsweise und verfügbare Anmeldemethoden für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

  • Wir empfehlen die Nutzung von Authenticator-Apps. Insbesondere die App Microsoft Authenticator bietet Ihnen in Verbindung mit Windows 11 zusätzliche Vorteile durch biometrische Anmeldung auf Ihren WU-Geräten.

Achtung

  • Ohne zweiten Faktor können Sie sich nicht bei IT-Diensten der WU Wien anmelden.

  • Neue WU-Mitarbeiter*innen benötigen einen aktivierten zweiten Faktor, um am IT-Onboarding (=Ausfolgung Ihres WU-Notebooks) teilzunehmen.

  • Wenn neue WU-Mitarbeiter*innen einen Hardware-Token für 2FA verwenden wollen, müssen Sie für die erste Registrierung des zweiten Faktors ins IT Support Center (D2, Eingang C - Lageplan) kommen. Die Ausgabe Ihres WU Notebooks kann daher frühestens am Nachmittag desselben Tages erfolgen, an dem Sie den Hardware-Token aktiviert haben.

 

(2) Initial-Passwort ändern

  1. Melden Sie sich im Controlpanel mit den Zugangsdaten auf Ihrem Accountdatenblatt und dem vorher registrierten zweiten Faktor an.

  2. Sie werden automatisch zur Änderung Ihres Passworts aufgefordert.

  3. Vergeben Sie ein Passwort oder eine Passwort-Phrase. Das Passwort darf nur Ihnen bekannt sein, damit Ihre digitale Identität an der WU gut geschützt ist.

Mit Ihrem neuen Passwort erhalten Sie nun Zugriff auf Microsoft Teams und Ihren E-Mail-Account an der WU. Weiters können Sie nun Ihren WU Account im Controlpanel ab diesem Zeitpunkt selbst verwalten.

Achtung

Wenn Sie Ihr Initial-Passwort nicht ändern, wird Ihr Account 30 Tage nach Ausstellung des Accountdatenblatts gesperrt.

 

(3) Information Security Briefing abschließen

Nach Änderung des Initial-Passworts wird Ihnen im Controlpanel das Information Security Briefing angezeigt. Sie können die Inhalte sofort oder innerhalb der folgenden 7 Tage bearbeiten. So lange das Briefing nicht abgeschlossen ist, wird es Ihnen bei jedem Login im Controlpanel angezeigt.

  1. Bearbeiten Sie die Inhalte des Information Security Briefings.

  2. Bestätigen Sie die Einhaltung der Maßnahmen mit den Checkboxen.

Wenn Sie am 6. Tag nach Änderung des Initial-Passworts das Briefing noch nicht abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Erinnerungsmail. Am 7. Tag wird ihr Account gesperrt. Sollte Ihr Account gesperrt werden, wenden Sie sich telefonisch an den IT-Support: +43-1-313 36 - 3000.

Achtung

Wenn Sie die Einhaltung der Maßnahmen im Information Security Briefing nicht bestätigen, wird Ihr Account 7 Tage nach Änderung des Initial-Passworts gesperrt.

 

Weitere Schritte

  • Registrieren Sie Ihre Mobilrufnummer im Controlpanel
    Falls Sie Ihr Accountpasswort nicht mehr wissen, verhilft Ihnen Ihr registriertes Mobiltelefon ganz einfach zu einem neuen Passwort.

  • Setzen Sie Ihr individuelles WLAN-Passwort
    Damit Sie WLAN an der WU nutzen können, benötigen Sie ein separates WLAN-Passwort. Dieses können Sie im Controlpanel vergeben: Controlpanel > Mein Account > Passwortänderung (ähnlich zur Änderung Ihres Accountpassworts).

  • Aktivieren Sie Screen-Sharing für MS Teams
    Um in Online-Meetings mit Microsoft Teams nicht nur einzelne Anwendungsfenster sondern Ihren gesamten Bildschirm mit anderen zu teilen, aktivieren Sie Screen-Sharing und Screen-Recording für Microsoft Teams - ebenfalls im Controlpanel.

  • Konfigurieren Sie Ihre VPN-Verbindung
    Mit einer VPN-Verbindung erhalten Sie Zugriff auf IT-Dienste wenn Sie sich

    • außerhalb des Campus WU befinden oder

    • ein Privatgerät bzw. kein WU-Notebook verwenden.

  • Neue Mitarbeiter*innen verwenden die Portaladresse evpn.wu.ac.at um eine VPN-Verbindung aufzubauen.

  • Zentral verwaltete Geräte der WU mit Windows 11 sind automatisch mit VPN verbunden.

  • Installieren Sie zusätzliche Software
    Falls Sie zusätzliche Software auf Ihrem Arbeitsplatzrechner benötigen, lohnt sich ein Blick auf die Seite Software am Arbeitsplatz.

Hinweise, wie Sie Ihren WU Account passend zu Ihrem Arbeitsalltag einrichten, lesen Sie auch auf der Seite Accountverwaltung.

 

🇬🇧 English

New accounts - first steps

Summary

To fully activate your WU account, new employees must complete the following steps:

  1. Register a second factor.

    • Log in to the Controlpanel, you will be automatically redirected to the 2FA setup.

    • Follow the information and instructions on the page Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei Conditional Access | EN .

    • Recommendation: Use the Microsoft Authenticator for a simple and straightforward setup.

    • Use the initial password (=first password received) from your account data sheet for your first login.

  2. Changing the initial password

    • After successfully setting up 2FA, set a password of your own choice in the Controlpanel.

    • You can find tips for choosing a secure password on our website.

    • This step must be completed within 30 days after the account data sheet is issued.
      Please check the date stated on the data sheet, especially if you plan to use your account at a later time.

  3. Completing the Information Security Briefing

    • Work through the linked content and confirm that you will follow the guidelines in your daily work.

    • Complete the briefing within 7 days after changing your initial password.

  4. Finalizing your account setup

    • To make full use of your WU account, please also review the Further Steps section on this page.

If your WU account has been disabled, please contact IT Support: +43-1-313 36 - 3000

Please note

  • Accounts for new employees can be activated no earlier than 7 days before the official start of employment.

  • Accounts can be activated by the responsible supervisor via the Controlpanel.

(1) Setting up Two-Factor Authentication

Please refer to the page Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei Conditional Access | EN for details on how 2FA works and which login methods are available.

We recommend using authenticator apps. The Microsoft Authenticator app in particular offers additional benefits when used with Windows 11, such as biometric login on your WU devices.

Attention

  • Without a second factor, you cannot log in to IT services at WU Vienna.

  • New WU employees need an activated second factor to participate in IT onboarding (i.e. receiving your WU notebook).

  • If new WU employees wish to use a hardware token for 2FA, they must visit the IT Support Center (D2, entrance C – see campus map) for the initial registration of the second factor. Your WU notebook can therefore be issued no earlier than the afternoon of the day you activate the hardware token.

 

(2) Changing the initial password

  1. Log in to the Controlpanel using the credentials from your account data sheet and your previously registered second factor.

  2. You will be automatically prompted to change your password.

  3. Choose a password or passphrase. The password must be known only to you to ensure that your digital identity at WU is well protected.

With your new password, you will gain access to Microsoft Teams and your WU email account. You can now also manage your WU account independently via the Controlpanel.

Attention

If you do not change the initial password, your account will be disabled 30 days after the initial password is changed.

 

(3) Completing the Information Security Briefing

After changing the initial password, the Information Security Briefing page is displayed in the Controlpanel. You can edit the content immediately or within the following 7 days. As long as the briefing is not completed, it is displayed in the Controlpanel every time you log in.

  1. Work through the contents of the Information Security Briefing.

  2. Confirm compliance with the measures using the checkboxes.

If you have not completed the briefing on the 6th day after changing the initial password, you will receive a reminder email. On the 7th day, your account will be disabled. If your account is disabled, please contact IT support: +43-1-313 36 - 3000.

Attention

If you do not confirm the stated issues in the Information Security Briefing, your account will be disabled 7 days after the initial password is changed.

 

Further steps

  • New employees can establish a VPN connection using the portal address: evpn.wu.ac.at.

  • WU-managed devices running Windows 11 are automatically connected via VPN.

  • Install additional software
    If you need additional software on your workplace computer, check the page Software and Workplace.

For guidance on how to set up your WU account to match your daily work routine, see the page Account Management.