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Schutzfunktion

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist ein Schutzmechanismus, um Accountmissbrauch vorzubeugen und die Folgen von Passwortdiebstahl einzudämmen. Accountmissbrauch kann schwerwiegende Folgen für die WU Wien und ihre Angehörigen haben: Lösegeldforderungen in Verbindung mit Datenabflüssen, lang andauernde Ausfälle oder Einschränkungen der IT-Infrastruktur sind die Worst-Case-Szenarien. Passwortdiebstähle bleiben oft unbemerkt, sofern sich die Angreifer*innen geschickt anstellen. Je mehr Zeit vergeht, desto tiefer dringen Angreifer*innen in die IT-Infrastruktur vor - und desto höher kann der Schaden für die WU Wien ausfallen.

Funktionsweise

Mit 2FA verwenden Sie zwei voneinander unabhängige Informationen (=Faktoren), um sich bei IT-Diensten anzumelden:

• Erster Faktor: nur die autorisierte Person alleine darf diese wissen (z.B. Accountpasswort).

• Zweiter Faktor: nur die autorisierte Person alleine darf diese besitzen (z.B. zeitlich beschränkter Zahlencode, biometrische Merkmale …).

Was ist OTP bzw. TOTP?

Der zweite Faktor ist eine Ziffernfolge, die für den einmaligen Gebrauch gedacht ist, und nur eine kurze Zeitdauer gültig ist. Englisch bezeichnet man das als "Time-based One-Time Password" (abgekürzt: TOTP oder OTP).

Das OTP wird z.B. durch Authenticator Apps nach international anerkannten, kryptografischen Standards errechnet. Die Apps benötigen dafür keine Internet- oder Mobilfunk-Verbindung, daher sind sie aus Sicherheitsperspektive zu bevorzugen.

Achten Sie darauf, Ihr Mobilgerät immer auf die aktuelle Uhrzeit und Zeitzone Ihres Aufenthaltsortes einzustellen. Stimmen diese Einstellungen nicht, wird das OTP als falsch bewertet.

Verfügbare 2FA-Methoden & Einrichtung

Anwendungen und Online-Dienste der WU Wien fordern Sie bei Bedarf automatisch auf, einen zweiten Faktor anzugeben. Die Art der Abfrage ist abhängig von Ihren registrierten Anmeldemethoden bzw. Ihren hinterlegten Präferenzen auf der Microsoft-Seite My Sign-Ins.

(1) Microsoft Authenticator-App

Wenn Sie die Microsoft Authenticator App als zweiten Faktor registriert haben, erfolgt üblicherweise ein Nummernabgleich in der App auf Ihrem Smartphone bzw. Tablet.
 

📸 Anzeigen: 2FA-Abfrage mit Microsoft Authenticator-App

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(2) Andere Authenticator-App

Wenn Sie eine andere Authenticator-App als zweiten Faktor registriert haben, werden Sie zur Eingabe eines sechsstelligen OTP (=Code) aufgefordert.
 

📸 Anzeigen: 2FA-Abfrage mit Einmalkennwort (Authenticator-App)

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(3) Hardware-Token

Wenn Sie einen (von IT-SERVICES ausgegebenen) Hardware-Token als zweiten Faktor registriert haben, werden Sie zur Eingabe eines sechsstelligen OTP (=Code) aufgefordert.

📸 Anzeigen: 2FA-Abfrage mit Einmalkennwort (Hardware-Token)

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Anmeldemethoden verwalten

Anmeldung und Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen über die Webseite My Sign-Ins . Dort verwalten Sie auch Ihre bestehenden Token - Microsoft bezeichnet diese als Anmeldemethoden.

• Sie können neue Anmeldemethoden hinzufügen
  (z.B. eine zweite Authenticator-App auf einem anderen Smartphone registrieren als Backup)

• Sie können bestehende Anmeldemethoden löschen
  (z.B. wenn Sie Ihr altes Smartphone durch ein neues Gerät austauschen. Ihr neues Smartphone müssen Sie jedoch zuvor als neuen Token anmelden)

• Sie können Ihre Standard-Anmeldemethode ändern
  Die wählbaren Optionen sind ev. abhängig von bereits registrierten Anmeldemethoden (Tokens)

  • Benachrichtigung = Nummernabgleich mit der Microsoft Authenticator App

  • Code = sechsstelliger OTP durch eine Authenticator-App oder einen Hardware-Token

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Vorgehen beim Wechsel des Mobilgeräts

1. Registrieren Sie Ihr neues Mobilgerät auf der Webseite My Sign-Ins. Für den Login benötigen Sie noch Ihr altes, bereits registriertes Mobilgerät.

   1. Microsoft Authenticator-App registrieren

   2. Andere Authenticator-App registrieren

2. Löschen Sie auf Ihrem alten Mobilgerät den Token¹⁾ aus der Authenticator-App. Eventuell müssen Sie sich dafür authentifizieren.
   ^{1) Token sind Dinge oder Informationen, die nur Sie besitzen. Der Eintrag in der Authenticator-App für Ihren WU-Account wird daher ebenfalls als Token bezeichnet.}

3. Löschen Sie abschließend auf der Webseite My Sign-Ins den Eintrag Ihres alten Mobilgeräts. Damit kann diese Anmeldemethode nicht mehr zur Authentifizierung an der WU Wien verwendet werden.

4. Setzen Sie Ihr altes Gerät zurück, bevor Sie es an jemand anderen weitergeben (oder bei IT-SERVICES zurückgeben).

   1. Android-Gerät auf Werkseinstellungen zurücksetzen [Google]

   2. Apple-Gerät auf Werkseinstellungen zurücksetzen [Apple]

Fehlender Token (Authenticator-App, Hardware-Token)

2FA basiert als Schutzmechanismus darauf, dass Dinge in Ihrem Besitz schwieriger zu stehlen sind als Ihr Passwort. Haben Sie Ihr Authentifizierungsmedium (Smartphone, HW-Token) verloren, können sie sich nicht einloggen. Ein Login scheitert auch, wenn Sie Ihre Authenticator-App oder Ihren Hardware-Token nicht registriert haben (vgl. Verfügbare 2FA-Methoden & Einrichtung).

Verlorenes Authentifizierungsmedium

1. Kontaktieren Sie bitte den IT-Support und übermitteln Sie einen überprüfbaren Identitätsnachweis (z.B. gültigen Lichtbildausweis). Kontakt: hotline@wu.ac.at.

2. Sie erhalten vom IT-Support weitere Informationen zu den nächsten Schritten.

3. Löschen Sie mit Hilfe der Antwort vom IT-Support den Token, den Sie verloren haben. Gehen Sie dafür auf die Webseite My Sign-Ins.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie einen neuen Token registriert haben, bevor Sie von der Microsoft-Seite ausloggen.

Gestohlenes Authentifizierungsmedium

1. Führen Sie bitte die Schritte unter dem Punkt Authentifizierungsmedium verloren aus (vgl. oberhalb).

2. Folgen Sie zusätzlich den Schritten auf der Seite Verlust Ihres WU Mobilgeräts, wenn es sich um ein WU-Gerät handelt.