Häufig gestellte Fragen

1. Klicken Sie im linken Menü auf Dienste.

2. Wählen Sie den entsprechenden Dienst aus und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.

3. Klicken Sie im Menü auf Mitarbeiter zuweisen.

4. Wählen Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter:in aus.

5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Damit wurde der Dienst an eine/n andere/n Mitarbeiter:in übertragen.

Grundsätzlich versendet MS Bookings immer automatisierte Bestätigungen. Allerdings bietet MS Bookings verschiedene Betriebsmodi an. Im Betriebsmodus Kein Self-Service (keine Self-Service-Buchungsseite für Kunden veröffentlichen) kann eine Ressourcenplanung der Mitarbeiter:innen über MS Bookings erfolgen.

Ja, im Menü unter dem Reiter Geschäftsinformationen > Grundlegende Details unter der Funktion Kundenantworten senden an ist dies möglich (siehe Bild).

Ja, Microsoft Bookings kann die Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen hinsichtlich ihrer Kalendereinträge in Outlook berücksichtigen. Bookings liest die Kalender der Mitarbeiter:innen aus, um verfügbare Zeitfenster anzuzeigen und verhindert Überbuchungen, wenn Mitarbeiter:innen Termine in ihren Kalender eintragen.

Ob Bookings Ihre Kalendereinträge in Outlook berücksichtigt, können Sie überprüfen:
Klicken Sie im linken Menü Mitarbeiter. Wählen Sie dann den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin aus, indem sie auf das Symbol Bearbeiten klicken. Überprüfen Sie, ob ein entsprechender Haken bei Verfügbarkeit gesetzt ist (siehe Bild).

Ja, Benachrichtigungen an das Unternehmen können deaktiviert werden:

Klicken Sie im linken Menü auf Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie.
Unter E-Mail-Benachrichtigung können Sie mittels Häkchen-Setzung selbst entscheiden, ob das Unternehmen benachrichtigt werden soll (siehe Bild).

Kunden und Kundinnen haben im Allgemeinen die Möglichkeit, eine/n bestimmten Mitarbeiter:in bei der Buchung auszuwählen. Diese Option kann jedoch bei Bedarf abgestellt werden:

Klicken Sie im linken Menü auf Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie.
Unter Personalkontrolle können Sie mittels Häkchen-Setzung selbst entscheiden, ob die Auswahl einer bestimmten Person gestattet sein soll. (siehe Bild).

Ja, es kann die maximale Anzahl von Tagen, für die eine Buchung im Voraus gemacht werden kann, für alle Dienste als globale Vorlage unter Buchungsseite > Standardmäßige Planungsrichtlinie eingestellt werden.

Weiters kann für jeden Dienst auch individuell die maximale Vorlaufzeit unter Dienst bearbeiten > Verfügbarkeitsoptionen > Planungsrichtlinie > Maximale Vorlaufzeit eingestellt werden, die dann die standardmäßige Planungsrichtlinie der Buchungsseite überschreibt.

Wählen Sie in Microsoft 365 das App-Startfeld und dann Bookings aus:

1. Wählen Sie unter Geteilte Buchungsseiten die Buchungsseite aus, die Sie anpassen möchten.

2. Wählen Sie dann im linken Menü Buchungsseite aus.

3. Wählen Sie Zugriffssteuerung der Geschäftsseite aus und setzen Sie ein Haken bei folgenden Punkten: 

• Direktsuch-Engine-Indizierung auf Buchungsseite deaktivieren:
  Diese Einstellung verhindert, dass Ihre Seite in den Suchergebnissen für Google, Bing oder andere Suchmaschinen angezeigt wird. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird sichergestellt, dass der Zugriff auf die Seite auf den generierten Seitenlink beschränkt ist.

• Einmalkennwort zum Erstellen von Buchungen erforderlich machen

Klicken Sie Speichern, um die Änderungen zu sichern.

1. Please click on Services in the left-hand menu.

2. Select the relevant service and click on the Edit icon.

3. Click on Assign staff in the menu.

4. Select the desired employee(s).

5. Click on Save changes.

The service has now been transferred to another employee.

In general, MS Bookings always sends automated confirmations. However, MS Bookings offers different operating modes. In the operating mode No self-service (Don’t publish a self-service booking page for customers), employee resource planning can be carried out via MS Bookings.

Yes, this is possible in the menu under the tab Business information > Basic details under the function Send customer replies to (see image).

Yes, Microsoft Bookings can take into account the availability of employees with regard to their calendar entries in Outlook. Bookings reads employees' calendars to display available time slots and prevents overbooking when employees enter appointments in their calendar.

To check whether Bookings takes your calendar entries in Outlook into account, click Click Staff in the left-hand menu. Then select the employee by clicking on the Edit icon. Check whether the Availability checkbox (Events on Office calendar affect availability) is ticked (see image).

Yes, notifications to the company can be deactivated:

In the left-hand menu, click on Booking page > Default scheduling policy.

Under Email notification, you can decide for yourself whether the company should be notified by ticking the box (see image).

Customers generally have the option of selecting a specific employee when booking. However, this option can be disabled if required:

In the left-hand menu, click on Booking page > Default scheduling policy.
Under Staff control, you can decide yourself whether the selection of a specific person should be permitted by ticking the box. (see image).

Yes, the maximum number of days for which a booking can be made in advance can be set for all services as a global template under Booking page > Default scheduling policy.

Furthermore, the maximum lead time can be set individually for each service under Edit service > Availability options > Scheduling policy > Maximum lead time, which then overwrites the standard scheduling policy of the booking page.

In Microsoft 365, select the app launcher, and then select Bookings:

1. Under Shared booking pages, choose the booking page you want to customize.

2. Then select Booking page from the menu on the left.

3. Select Business page access control and check the following boxes:

• Disable direct search engine indexing of booking page:
  This setting prevents your page from appearing in the search results for Google, Bing, or other search engines. Selecting this box will ensure access to the page is limited to the generated page link.

• Require a one-time password to create bookings

Click Save to confirm the changes.