Neues Formular erstellen

• Neue Formulare werden über den Bereich Web → Formulare angelegt.

• Durch Klicken auf + öffnet sich ein Dialog, wo einerseits der gewünschte Formularname als auch der Formularspeicher ausgewählt werden muss.

  • Der Formularspeicher ist ein vordefinierter Ort, wo alle Formulardefinitionen abgelegt werden und unterscheidet sich je nach Zugriffsberechtigungen. In der Regel gibts es z.B. pro Institut einen Formularspeicher als auch z.B. für große Bereiche auf den WU-Hauptseiten (z.B. Presse oder Universität).

  • Sofern mehr als ein Formularspeicher verfügbar ist, muss jener ausgewählt werden, wo das Formular dann auch verwendet wird.

  • Bitte verwenden Sie nicht den Formularspeicher kurse_forms, dieser ist rein für TYPO3-Kurse gedacht. Darin abgelegte Formulardefinition können von allen TYPO3-Benutzerinnen und -Benutzern bearbeitet oder gelöscht werden.

  • Sofern kein Formularspeicher bzw. nur der Kurse-Formularspeicher vorhanden ist muss dieser einmalig vom TYPO3-Team angelegt werden. Eine entsprechende Anfrage ist via Service Desk möglich.

  • Formulardefinition, die im Speicher kurse_forms abgelegt werden, werden regelmäßig gelöscht und sind nicht für tatsächlich benötigte Formulare gedacht sondern ausschließlich um etwas auszuprobieren!

• Durch zweimaliges Klicken auf Weiter wird das Formular erstellt und im Formulareditor geladen.

• Ein Formular kann aus ein oder mehreren Schritten bestehen. In der Regel gibt es einen Schritt mit dem tatsächlichen Formular und einen weiteren Schritt (Zusammenfassung) wo die eigegebenen Daten nochmals angezeigt werden und ggfs. bearbeitet werden können.

  • Eine Zusammenfassungsseite wird via Neue Seite → Zusammenfassungsseite angelegt.

  • Auf der Zusammenfassungsseite können noch die Buttons für Vor/Zurück umbenannte werden, z.B. auf "Formular absenden" und "Eingaben korrigieren"

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• Auf oberster Ebene des Formulars, bezeichnet mit dem zuvor ausgewählten Namen, müssen die Formular Finisher konfiguriert werden. Ein Finisher ist eine Aktion, die nach dem Abschicken des Formulars ausgelöst werden soll. Wichtig ist hier auch die korrekte Reihenfolge der Finisher analog zur folgenden Aufzählung:

  • Immer an erster Stelle und verpflichtend ist der Finisher Save to Database auszuwählen. Hier muss noch der Haken vor Save to Database sowie unter Storage PID die Nummer 1854 eingetragen werden. Durch diesen Finisher werden jegliche Formulareingaben in der TYPO3-Datenbank gespeichert und können dort bei Bedarf wieder ausgelesen werden. Sofern die Eingaben auch in einer CSV-Datei gespeichert werden sollen (siehe unten) muss auch Save to Filesystem immer ausgewählt werden.

  • E-Mail an Empfänger erlaubt es, eine Bestätigungsmail an eine definierte Adresse, idR einen Verteiler/Sammeladresse zu schicken, um so über neue Formularanmeldungen informiert zu werden. Unter Confirmation Text kann ein individueller Text eingegeben werden, der nach den eigentlichen Formularfeldern in der E-Mail-Benachrichtigung ausgegeben wird.

  • E-Mail an Absender erlaubt es, dem Ausfüller des Formulars ebenfalls eine Bestätigungsnachricht zu schicken um den Eingang zu bestätigen. Unter Confirmation Text kann ein individueller Text eingegeben werden, der nach den eigentlichen Formularfeldern in der E-Mail-Benachrichtigung ausgegeben wird.

  • Mit Weiterleitung zu einer Seite können Formularbenutzer/innen nach dem Abschicken eines Formulars auf eine Seite für weitere Informationen weitergeleitet werden, auf der z.B. zusätzliche Informationen präsentiert werden können. Achtung: Wenn dieser Finisher verwendet wird, so muss er an letzter Stelle der Finisher stehen!

  • Sobald die Finisher eingerichtet sind, kann das eigentliche Formular gestaltet werden.

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• Auf einer normalen Seite können via Neues Element erstellen die gewünschten Formularfelder hinzugefügt werden.

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Formularelemente

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Folgende Elemente stehen zur Verfügung:

• Text: Simples, einzeiliges Textfeld.

• Textfeld: Mehrzeiliges Textfeld.

• Passwort: Textfeld zur Eingabe wobei die Eingabe nicht angezeigt wird.

• E-Mail-Adresse: Textfeld mit Überprüfung auf eine valide E-Mail-Adresse.

• Telefonnummer: Textfeld mit Überprüfung auf eine valide Telefonnummer.

• URL: Textfeld mit Überprüfung auf eine valide URL

• Nummer: Eingabe von ganzzahliger Zahl oder Fließkommazahl.

• Datum: Auswahl eines Datums.

• Checkbox: Auswahlmöglichkeit ja/nein.

• Einfachauswahl: Dropdown zur Auswahl von einem Element aus einer vordefinierten Liste. Wichtig hier ist bei den einzelnen Optionen unter Value ausschließlich einen Wert ohne Sonderzeichen und Leerzeichen einzugeben.

• Auswahlknopf: Auswahlmöglichkeit von genau einer Option von mehreren.

• Mehrfachauswahl: Auswahl mehrerer Elemente per Checkbox. Wichtig hier ist bei den einzelnen Optionen unter Value ausschließlich einen Wert ohne Sonderzeichen und Leerzeichen einzugeben.

• Dateiupload: Erlaubt das Hochladen von Dokumente. Eine Einschränkung auf Basis des Typs (z.B. docx oder pdf) ist möglich.

• Bildupload: Erlaubt das Hochladen von Bildern in unterschiedlichen Formaten.

• Statischer Text: Anzeige von statischen Textinhalten im Formular zu Informationszwecken

• Feldgruppe: Dient zur Gruppierung einzelner Elemente zu einer Gruppe, beispielsweise bei Anmeldeformularen alle Felder zu einer Person.

Alle Elemente können jeweils als Pflichtfeld deklariert werden sowie mit Validatoren (z.B. muss eine ganzzahlige Zahl sein) versehen werden.

Formulare auf Seiten einbinden

• Sobald ein Formular wie oben beschrieben fertig gestaltet wurde, kann es auf der gewünschten Seite eingebunden werden.

• Dazu wird auf der gewünschten Seite ein neues Inhaltselement vom Typ Form hinzugefügt und im Reiter Plugin die soeben erstellte Formulardefinition ausgewählt.

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• Sofern das Formular die Möglichkeit zu Dateiuploads bietet und diese auch in TYPO3 abgelegt werden sollen, muss unter Where to store optional file attachments? ein entsprechender Ordner ausgewählt werden.

• In der Regel sollen die eingegebenen Formulardaten nicht nur in der Datenbank gespeichert und eventuell per Mail verschickt werden sondern insbesondere auch zur weiteren Verarbeitung in z.B. Excel in einer Datei gespeichert werden. Dazu dient die Option Select CSV File (new data will be appended.). Die gewünschte CSV-Datei muss hier zuerst in der Dateiliste angelegt und kann dann hier ausgewählt werden.

CSV-Datei in Dateiliste erstellen

Falls noch keine CSV-Datei existiert muss diese zuerst in der Dateiliste erstellt werden:

• Bitte wechseln Sie dazu links im Menü auf Dateiliste und wählen Sie ggfs. einen Ordner aus, in dem die CSV-Datei gespeichert werden soll. Im Beispiel Mentoring.

• Über das Plus-Symbol können neue Datensätze, darunter auch Textdateien wie eine CSV-Datei, angelegt werden.

• Im nächsten Dialog kann unter Filename / Dateiname der gewünschte Name, im Beispiel mentoring.csv, eingegeben und erstellt werden.

• Diese CSV-Datei kann nun wie oben beschrieben beim Einbinden des Formulars referenziert werden.

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Videoanleitung

Download einer .csv Datei und Import in Excel

Die Funktion der .csv Datei, die mit Ihrem Formular verknüpft sein kann, ist jene, dass für jedes eingehende, ausgefüllte Formular eine Zeile mit den Daten in der .csv Datei geschrieben wird - damit haben Sie ein Backup zusätzlich zu der E-Mail, die mit den Formulardaten verschickt wird. Das nachfolgende Video dokumentiert, wie dieser Download vonstatten geht und wie Sie die .csv Datei dann in Excel importieren können, um mit den Daten weiterzuarbeiten.