E-Mails exportieren MS Outlook
- Dino Dukic Admin
- Joel Sebastian Puthenparambil
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Wichtig
Nutzen Sie diese Anleitung, wenn Sie:
Ihr Postfach bzw. einen Ordner daraus an Ihre/n direkte/n Nachfolger/in weitergeben
Ihre (privaten) E-Mails bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses mitnehmen wollen
E-Mails exportieren
Mit der Funktion Exportieren speichern Sie den Inhalt Ihres WU Exchange-Postfaches als einzelne Datei.
Wahlweise exportieren Sie dabei das gesamte Postfach oder einzelne Ordner (z.B. Posteingang).
Hinweis
E-Mails bleiben beim Export unverändert in Ihrem Postfach am Server erhalten.
Speichern Sie die pst-Datei lokal auf Ihrem Arbeitsplatzrechner (Empfehlung: im Ordner C:\Temp). So kann Ihr/e Nachfolger/in leicht darauf zugreifen.
Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Datei und wählen Sie:
> Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
Der Import/Export-Assistent öffnet sich.
Wählen Sie In Datei exportieren aus und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) als zu erstellenden Dateityp und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie einen Ordner oder Ihr Konto aus.
Aktivieren Sie die Option Unterordner einbeziehen, um
alle E-Mails und Datei-Anhänge inkl. Struktur in einem Ordner zu exportieren oder
Ihr gesamtes Konto inkl. Kalender und Kontakte zu sichern.
Klicken Sie Weiter.
Pfad und Dateiname des letzten Exports werden angezeigt. Sie können den bestehenden Pfad verwenden.
Um einen neuen Speicherort bzw. Dateinamen festzulegen, klicken Sie auf Durchsuchen...
Um sicherzustellen, dass immer die aktuellsten Nachrichten gesichert werden, aktivieren Sie die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen.
Klicken Sie Fertig stellen.
Vergeben Sie ein Kennwort und geben Sie dieses zur Bestätigung zweimal ein.
Klicken Sie OK, um den Export zu starten.
Exportierte E-Mails anzeigen
Option 1: Outlook-Datendatei öffnen
Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Datei und wählen Sie:
> Öffnen und Exportieren > Outlook Datendatei öffnen.
Öffnen Sie den Pfad zur gespeicherten Outlook-Datendatei (.pst).
Wählen Sie diese aus und klicken Sie OK.
Falls ein Kennwort für die Datendatei vergeben wurde, müssen Sie dieses bei jedem Zugriff auf die pst-Datei eingeben.
Microsoft Outlook zeigt nach Eingabe des Passworts zuerst eine Fehlermeldung an. Die Datendatei wird Ihnen links bereits angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag Outlook-Datendatei, um darin enthaltene Nachrichten anzusehen und zu bearbeiten.
Lesezugriff beenden
Um den Eintrag „Outlook-Datendatei“ aus der Spalte angezeigter Postfächer zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Outlook-Datendatei“ schließen.
Option 2: Aus Outlook-Datendatei importieren
Öffnen Sie in Microsoft Outlook das Menü Datei und wählen Sie:
> Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
Der Import/Export-Assistent öffnet sich.
Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und klicken Sie Weiter.
Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) als zu erstellenden Dateityp und klicken Sie Weiter.
Wählen Sie Pfad und Name jener Datei, die Sie importieren möchten.
Um sicherzustellen, dass die Nachrichten des letzten Exports importiert werden, aktivieren Sie die Option Duplikate durch importierte Elemente ersetzen. Klicken Sie Weiter.
Falls ein Kennwort für die Outlook-Datendatei (.pst) vergeben wurde, geben Sie dieses ein.
Klicken Sie OK, um den Import zu starten.
Wenn Sie die Daten aus der pst-Datei in Ihr Postfach importieren möchten, aktivieren Sie die Option Elemente in denselben Ordner importieren in und wählen Sie Ihr Postfach aus.
Aktivieren Sie die Option Elemente in den aktuellen Ordner importieren aus, wenn Sie die Daten nicht in Ihr Postfach importieren möchten. Auf diese Weise werden die Daten in den aktuell ausgewählten Ordner importiert.
Export emails
With the Export function you save the content of your WU Exchange mailbox as a single file.
You can choose to export the entire mailbox or individual folders (e.g. Inbox).
Open the File menu in Microsoft Outlook and select:
> Open & Export > Import/Export.
The Import and Export Wizard opens.
Select Export to a file and click Next.
Select Outlook Data File (.pst) as the file type that you wish to create and click Next.
Select a folder or your account.
Activate the option Include subfolders to
export all emails and file attachments incl. structure in one folder or
save your entire account including calendar and contacts.
Click Next.
Path and file name of the last export are displayed. You can use the existing path.
To set a new location or file name, click Browse...
To ensure that the most recent messages are saved, enable the option Replace duplicates with items exported.
Click Finish.
Assign a password and enter it twice for confirmation.
Click OK to start the export.
Display exported emails
Option 1: Open Outlook data file
In Microsoft Outlook, open the File menu and select:
> Open & Export > Open Outlook Data File.
Open the path to the saved Outlook data file (.pst).
Select it and click OK.
If a password has been assigned to the data file, you must enter it each time you access the pst file.
After entering the password, Microsoft Outlook first displays an error message. The data file is already displayed on the left. Click on the Outlook data file entry to view messages contained in it.
Close reading access
To remove the "Outlook Data File" entry from the column of displayed mailboxes, right-click and select Close "Outlook Data File".
Option 2: Import from Outlook data file
Open the File menu in Microsoft Outlook and select:
> Open & Export > Import/Export.
The Import and Export Wizard opens.
Select Import from another program or file and click Next.
Select Outlook Data File (.pst) as the file type you wish to create and click Next.
Select the path and name of the file you want to import.
To make sure that the messages of the last export are imported, check the option Replace duplicates with items imported. Click Next.
If a password for the Outlook data file (.pst) has been assigned, enter it.
Click OK to start the import.
If you want to import the data from the pst file to your mailbox, enable the option Import items into the same folder in and select your mailbox.
If you don't want to import the data to your mailbox, check the option Import items into the current folder. This way the data will be imported to the currently selected folder.