Stellvertretung für E-Mails

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1 Vergabe der Stellvertretung für E-Mail durch Person A
2 Nutzung der Stellvertretung für E-Mail durch Person B
3 Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung

Vergabe der Stellvertretung für E-Mail durch Person A

Hierfür sind 3 Schritte notwendig:

I. Einrichten einer Stellvertretung
II. Zugriff für Postfach einrichten
III. E-Mail-Ordner freigeben

Es ist notwendig, dass eine Person A in ihrem/seinem Outlook folgende Einstellungen übernimmt:

I. Einrichten einer Stellvertretung

Wählen Sie im Register Datei
Klicken Sie auf Informationen
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung
Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen > Hinzufügen und im folgenden Dialogfenster die gewünschte Person B, der Sie die Stellvertretung erteilen möchten
Wählen Sie im Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung je nach gewünschter Berechtigungsstufe im Feld Posteingang die relevante Rolle aus.
Soll Ihr/e Stellvertreter/in auch E-Mail in Ihrem Auftrag versenden können, wählen Sie bitte die Stufe Autor oder Bearbeiter aus (Details zu den Berechtigungsstufen siehe unten)
Aktivieren Sie bitte auch, dass der Stellvertreter/ die Stellvertreterin eine Infomail erhalten soll
Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

Hinweis

Wenn Sie den Punkt Stellvertretung kann private Elemente sehen auswählen, kann Ihr/e Stellvertreter/in auch alle privat markierten Elemente sehen.
Dies ist v.a. bei der Einrichtung der Stellvertretung für Kalender oder Kontakte relevant.

Was bedeuten die Berechtigungsstufen?

Berechtigungsstufe

Berechtigung

Prüfer

Nur Lesen von Elementen im Bereich, für den die Stellvertretung eingerichtet wurde. Wurde die Stufe Prüfer z.B. für den Posteingang gewählt, so kann Person B die Inhalte des Posteingangs von Person A lesen, aber nicht bearbeiten.

Autor

Lesen und Erstellen von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die Person B erstellt hat.

Bearbeiter

Lesen, Erstellen und Ändern von Elementen sowie Ändern und Löschen von Elementen, die von Person A erstellt wurde.

Wurde diese Stufe für den Posteingang gewählt, kann Person B damit auch E-Mails im Auftrag von Person A senden.

II. Zugriff für Postfach einrichten

Um dem Stellvertreter/der Stellvertreterin die Anzeige des Postfachs im Navigationsbereich zu ermöglichen, ist es nötig, die Berechtigung für das Postfach in Outlook durch Person A einzurichten:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse
Wählen Sie Ordnerberechtigungen
Klicken Sie Hinzufügen bzw. wählen Sie den Stellvertreter/die Stellvertreterin aus
Aktivieren Sie das Kästchen Ordner sichtbar und klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

III. E-Mail-Ordner freigeben

Nachdem Sie Ihr Postfach freigegeben haben, können Sie bestimmen, auf welche E-Mail-Ordner Ihr/e Stellvertreter/in zugreifen darf bzw. welche Rechte er/sie für diese Ordner bekommt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner (z.B. Ihren Posteingang)
Wählen Sie Eigenschaften...
Klicken Sie im Dialogfenster Posteingang: Eigenschaften auf die Registerkarte Berechtigungen
Klicken Sie Hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Person B aus
Wählen Sie die hinzugefügte Person
Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen und bestätigen Sie diese mit einem Klick auf OK

Übersicht der verfügbaren Berechtigungsstufen

Berechtigungsstufe (oder Rolle)	Mögliche Aktionen

Berechtigungsstufe (oder Rolle)	Mögliche Aktionen
Besitzer	Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. Als Besitzer des Ordners können Sie die Berechtigungsstufen ändern, über die andere Personen in dem Ordner verfügen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)
Veröffentlichender Bearbeiter	Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)
Bearbeiter	Kann alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen.
Veröffentlichender Autor	Kann Elemente und Dateien erstellen und lesen, Unterordner erstellen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)
Autor	Kann Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie Elemente und Dateien, die Sie erstellt haben, ändern und löschen.
Mitwirkender	Kann Elemente und Dateien lediglich erstellen. Der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)
Prüfer	Kann Elemente und Dateien nur lesen.
Benutzerdefiniert	Kann Aktivitäten durchführen, die vom Ordnerbesitzer festgelegt wurden. (Gilt nicht für Stellvertretungen.)
Keine	Keine Berechtigung. Ordner können nicht geöffnet werden.

Nutzung der Stellvertretung für E-Mail durch Person B

Anzeigen des Postfaches einer anderen Person

Als Stellvertreter/in erhalten Sie – sofern Person A dies ausgewählt hat – eine Zusammenfassungsmail über die für Sie eingerichteten Berechtigungen.

Nun wird das Postfach der zu vertretenden Person unterhalb Ihres Postfaches angezeigt.
Je nach eingerichteten Berechtigungen sehen Sie alle untergeordneten Ordner oder nur einzelne.

Damit Sie als Stellvertreter/in auf das freigegebene Postfach zugreifen können, ist es notwendig, dieses in Outlook zu öffnen:

Gehen Sie dazu im Register Datei auf
> Informationen > Kontoeinstellungen.

Klicken Sie im Dialogfenster Kontoeinstellungen auf die Registerkarte E-Mail
Wählen Sie Ihren Account (E-Mail-Adresse)
Klicken Sie auf Ändern
Klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf Weitere Einstellungen
Klicken Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange auf die Registerkarte Erweitert
Klicken Sie Hinzufügen und geben Sie den Namen der Person A ein, die für Sie das Postfach freigegeben hat.
Bestätigen Sie alle Eingaben mit OK

Senden von E-Mails im Auftrag von Person A

Hat Person A Ihnen Rechte der Stufe Autor oder Bearbeiter gegeben, haben Sie die Möglichkeit, beim Senden von E-Mails auszuwählen, von welchem Konto aus die E-Mail gesendet werden soll.

Blenden Sie hierfür das "Von"-Feld ein:

Gehen Sie in einer neuen E-Mail auf die Registerkarte Optionen und wählen Sie dort Von.
Dadurch wird das Feld "Von" dauerhaft im E-Mail-Kopf angezeigt.

Tipp

Klicken Sie auf "Von", wenn Sie die E-Mail im Namen einer anderen Person senden wollen.

Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung

Als Person A haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigung für Ihren Stellvertreter/Ihre Stellvertreterin zu ändern oder die Stellvertretung rückgängig zu machen.

Ändern der Rechte für den Stellvertreter/die Stellvertreterin durch Person A

Um die Rechte für den Stellvertreter zu verändern, führen Sie bitte folgende Aktionen durch:

Wählen Sie im Register Datei
Klicken Sie auf Informationen
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung
Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person
Klicken Sie auf Berechtigungen...
Ändern Sie im folgenden Dialogfenster die Berechtigungsstufe für den Posteingang. Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

Rückgängigmachen der Stellvertetung für E-Mails durch Person A

Hierfür sind 3 Schritte notwendig:

I. Entfernen des Stellvertreters/der Stellvertreterin
II. Zugriff für Postfach entfernen
III. E-Mail-Ordner-Freigabe aufheben

Um die Stellvertretung rückgängig zu machen, führen Sie bitte folgende Aktionen durch:

I. Entfernen des Stellvertreters/der Stellvertreterin

Wählen Sie im Register Datei
Klicken Sie auf Informationen
Klicken Sie auf Kontoeinstellungen
Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung
Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen

II. Zugriff für Postfach entfernen

Weiters ist es notwendig, dass Person A die Zugriffsberechtigungen für das Postfach entfernt:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse
Wählen Sie Ordnerberechtigungen
Wählen Sie den Namen des Stellvertreters/der Stellvertreterin
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen

III. E-Mail-Ordner-Freigabe aufheben

Im finalen Schritt ist es für Person A notwendig, die Freigaben von jenen Ordnern zu entfernen, die für Person B freigegeben wurden:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Ordner (z.B. Ihren Posteingang)
Wählen Sie Eigenschaften...
Wählen Sie im Dialogfeld Posteingang: Eigenschaften die Registerkarte Berechtigungen
Wählen Sie die Person, die Ihre Stellvertretung wahrgenommen hat
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen

Entfernen des Postfaches von Person A im Outlook von Person B

Hierfür ist es notwendig, dass Person B die Stellvertretung über Person A aus dem eigenen E-Mail-Modul entfernt:

Entfernen des hinzugefügten Ordners durch Person B

Gehen Sie dazu im Register Datei auf > Informationen > Kontoeinstellungen:

Wählen Sie im Dialogfenster Kontoeinstellungen die Registerkarte E-Mail
Wählen Sie Ihren Account
Klicken Sie auf Ändern
Klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf Weitere Einstellungen
Wählen Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange die Registerkarte Erweitert
Klicken Sie den Namen der Person A an, deren Postfach Ihnen angezeigt wurde
Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen

Das Postfach der zu vertretenden Person wird Ihnen nun nicht mehr angezeigt.

🇬🇧 English

1 Assignment of delegation for email by person A
2 Use of delegation for email by person B
3 Changing or undoing the delegation authorization

Assignment of delegation for email by person A

There are 3 steps necessary for this:

I. Set up a delegating access
II. Set up access for mailbox
III. Share the email folder

It is necessary for a person A to adopt the following settings in his/her Outlook:

I. Set up a delegating access

Select the File tab
Click Info
Click Account Settings
Select Delegate Access
In the Delegates dialog box, select > Add.
In the following dialog box, select the desired person B to whom you want to assign the delegation
In the Delegate Permissions dialog box, select the relevant role in the Inbox field, depending on the privilege level you want.
If your delegate should also be able to send emails on your behalf, please select the Author or Editor level (see below for details on authorization levels).
Please also activate that your delegate should receive an info mail
Click OK to confirm the selection

Please note

If you select the option Delegate can see my private items, your delegate can also see all privately marked elements.

This is especially relevant when setting up the delegating access for calendars or contacts.

What do the authorization levels mean?

Authorization level	Permission
Reviewer	Only read items in the area for which the delegation has been set up. For example, if the Reviewer level was selected for the Inbox, person B can read the contents of person A's Inbox, but cannot edit them.
Author	Read and create items as well as modify and delete items created by person B.
Editor	Read, create and modify items as well as modify and delete items created by person A . If this level was selected for the inbox, person B can use it to send emails on behalf of person A as well.

II. Set up access for mailbox

In order to allow the delegate to view the mailbox in the navigation pane, it is necessary to set up the permission for the mailbox in Outlook by Person A:

Right click on your email address
Select Folder Permissions
Click Add or select the delegation folder
Check the box Folder visible and click OK to confirm the selection

III. Share the email folder

After you have shared your mailbox, you can specify which email folders your delegate is allowed to access or which rights he/she gets for these folders.

Right-click on the desired folder (e.g. your inbox).
Select Properties...
In the Inbox: Properties dialog box, click the Permissions tab
Click Add and select the desired person B
Select the added person
Select the desired permissions and confirm them by clicking OK

Overview of the available authorization levels

Authorization level (or role)	Possible actions

Authorization level (or role)	Possible actions
Owner	Can create, read, modify and delete all items and files and create subfolders. As the owner of the folder, you can change the permission levels that other people in the folder have. (Does not apply to delegates).
Publishing Editor	Can create, read, modify and delete all items and files and create subfolders. (Does not apply to delegates).
Editor	Can create, read, modify and delete all items and files.
Publishing Author	Can create and read items and files, create subfolders, and modify and delete items and files you have created. (Does not apply to delegates).
Author	Can create and read items and files, and modify and delete items and files you have created.
Nonediting Author	Can create and read items and files, and delete items you create, but cannot modify them. The elements of other people can only be read.
Contributor	Can only create items and files. The contents of the folder are not displayed. (Does not apply to delegates).
Reviewer	Can only read elements and files.
Custom	Can perform activities specified by the folder owner. (Does not apply to delegates).
None	No permission. Folder cannot be opened.

Use of delegation for email by person B

Viewing the mailbox of another person

As a delegate, as long as person A has selected this, you will receive a summary email about the permissions set up for you.

The mailbox of the person to be represented is now displayed below your mailbox.
Depending on the permissions you have set up, you will see all subordinate folders or only individual ones.

In order for you as a delegate to access the shared mailbox, it is necessary to open it in Outlook:

To do this, go to the File tab
> Info > Account settings.

Click the Email tab in the Account Settings dialog box
Select your account (email address)
Please click Change
In the next dialog box, click More Settings
In the Microsoft Exchange dialog box, click the Advanced tab
Click Add and enter the name of the person A who granted you permission to the mailbox.
Confirm all entries with OK

Sending emails on behalf of person A

If person A has given you Author or Editor level rights, you have the option to select from which account the email should be sent when sending emails.

To do this, show the "From" field ("Von"):

In a new email, go to the Options tab ("Optionen") and select From ("Von").
This will permanently display the "From" field in the email header.

Hint

Click "From" if you want to send the email on behalf of someone else.

Changing or undoing the delegation authorization

As person A you have the possibility to change the authorization for your delegate or to cancel the delegation.

Changing the rights for the delegate by person A

To change the rights for the delegate, please perform the following actions:

Select the File tab
Please click Info
Click Account Settings
Select Delegate Access
In the Delegates dialog box, select the delegate
Click on Permissions...
In the following dialog box, change the permission level for the Inbox. Click OK to confirm your selection