Stellvertretung für Kalender, Kontakte und Aufgaben

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Last updated: 2024-04-24 by Carina Fellner
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Vergabe der Stellvertretung für Kalender durch Person A

Möchte eine Person A einer anderen Person ermöglichen, den Kalender für sie zu verwalten, so kann Person B über die Stellvertretungseinstellungen die gewünschten Berechtigungen gegeben werden.

Es ist notwendig, dass Person A in ihrem/seinem Outlook folgende Einstellungen vornimmt:

01-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

11-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

 



  1. Wählen Sie im Register Datei

  2. Klicken Sie auf Informationen

  3. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen 

  4. Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung

  5. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen > Hinzufügen und im folgenden Dialogfenster die gewünschte Person B, der Sie die Stellvertretung erteilen möchten

  6. Im Anschluss daran wird das Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung angezeigt. Darin können sie nun für den Kalender die gewünschte Berechtigungsstufe vergeben (Details zu den Berechtigungsstufen siehe unten)

  7. Wenn Person B auch den Kalender von Person A verwalten können soll, setzen Sie ein Häkchen bei Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten

  8. Falls Person B auch als privat markierte Elemente sehen können soll, wählen Sie Stellvertretung kann private Elemente sehen.
    Aktivieren Sie bitte auch, dass der Stellvertreter/die Stellvertreterin eine Infomail erhalten soll. Klicken Sie OK

  9. Im Fenster Stellvertretungen können Sie entscheiden, wie mit Besprechungsanfragen im Detail verfahren werden soll. Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen



Was bedeuten die Berechtigungsstufen?

Nutzung der Stellvertretung für Kalender durch Person B

Wurde Person B die Stellvertretung für den Kalender von Person A erteilt, muss Person B nun den Kalender öffnen.

 

 

 



  1. Wählen Sie im Register Datei 

  2. Klicken Sie auf Öffnen und Exportieren

  3. Klicken Sie auf Ordner eines anderen Benutzers

  4. Klicken Sie im Dialogfenster Ordner eines anderen Benutzers öffnen auf Name... und wählen Sie den Namen von Person A

  5. Wählen Sie unter Ordnertyp Kalender aus.
    Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

  6. Nun wird der Kalender von Person A im Kalenderbereich unter der Gruppe Freigegebene Kalender dargestellt. Sie können den Kalender anzeigen bzw. bei entsprechenden Berechtigungen auch Einträge vornehmen






Stellvertretung für Kontakte oder Aufgaben einrichten

Die Vergabe von Stellvertretungen für andere Module in Outlook (z.B. Kontakte, Aufgaben) erfolgt analog zu den Schritten des Kalenders, welche im vorhergehenden Kapitel beschrieben sind. Anstelle des Kalenders wird das gewünschte Modul ausgewählt (sowohl bei der Vergabe der Stellvertretung durch Person A als auch bei der Nutzung der Stellvertretung durch Person B).

Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung für Kalender

Ändern der Rechte für den Kalender für den Stellvertreter/die Stellvertreterin durch Person A

Öffnen Sie das Dialogfenster für die Stellvertretung (Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrecht für Stellvertretung) und führen Sie folgende Aktionen durch:

 

 



  1. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person aus 

  2. Klicken Sie auf Berechtigungen

  3. Ändern Sie im folgenden Dialogfenster die Berechtigungsstufe für den Kalender.
    Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

Entfernen der Stellvertretung für den Kalender durch Person A

Öffnen Sie das Dialogfenster für die Stellvertretung (Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrecht für Stellvertretung) und führen Sie folgende Aktionen durch:

 



  1. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person aus

  2. Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen


Versucht der Stellvertreter/die Stellvertreterin nun auf den Kalender von Person A zuzugreifen, erhält er/sie eine Nachricht, dass der Kalender von Person A nicht gelesen werden kann.



Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung für Kontakte bzw. Aufgaben

🇬🇧 English

Assignment of the delegation for calendar by person A

If a person A wants to allow another person to manage the calendar for him/her, person B can be given the desired permissions via the delegation settings.

It is necessary that person A makes the following settings in his/her Outlook:

 

 

 





  1. Select the File tab

  2. Click Info

  3. Click Account Settings

  4. Select Delegate Access

  5. In the Delegates dialog box, select > Add.
    In the following dialog box, select the desired person B to whom you want to assign the delegation

  6. The dialog box Delegate Permissions of the delegate is then displayed. Here you can assign the desired permission level for the calendar (see below for details on the permission levels).

  7. If person B should also be able to manage person A's calendar, check the box Delegate receives copies of meeting-related messages sent to me

  8. If person B should also be able to see items marked as private, select Delegate can see my private items.
    Also, please activate that your delegate should receive an info mail. Click OK

  9. In the Delegates window, you can decide how to handle meeting requests in detail. Click OK to confirm the selection

What do the authorization levels mean?

Using the delegation for calendar by person B

If person B was given the delegation for the calendar of person A, person B needs to open the calendar.

 

 

 



  1. Please select the File tab

  2. Click Open & Export

  3. Click Other User's Folder

  4. In the dialog box Other User's Folder, click Name... and select the name of person A

  5. Under Folder type, select Calendar.
    Click OK to confirm the selection

  6. Now person A's calendar is displayed in the Calendar pane under the Shared Calendars group. You can view the calendar or make entries if you have the appropriate permissions

Set up a delegation for contacts or tasks

Change or undo the delegation for calendars

Changing the rights for the calendar for the delegation by person A

Open the Delegates dialog box (File > Info > Account settings > Delegate Access) and perform the following actions:

 

 



  1. In the Delegates dialog box, select the delegate

  2. Click on Permissions

  3. In the following dialog box, change the permission level for the Calendar.
    Click OK to confirm the selection

Removing the delegation for the calendar by person A

Open the Delegates dialog box (File > Info > Account settings > Delegate Access) and perform the following actions:

 



  1. Please select the delegate in the Delegates dialog box

  2. Click Remove and then OK to confirm the selection





Change or undo the delegation for contacts or tasks