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Stellvertretung für Kalender, Kontakte und Aufgaben

Stellvertretung für Kalender, Kontakte und Aufgaben

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Vergabe der Stellvertretung für Kalender durch Person A

Möchte eine Person A einer anderen Person ermöglichen, den Kalender für sie zu verwalten, so kann Person B über die Stellvertretungseinstellungen die gewünschten Berechtigungen gegeben werden.

Es ist notwendig, dass Person A in ihrem/seinem Outlook folgende Einstellungen vornimmt:

01-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

11-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

12-Email-Stellvertretung-de.PNG

 



  1. Wählen Sie im Register Datei

  2. Klicken Sie auf Informationen

  3. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen 

  4. Wählen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung

  5. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen > Hinzufügen und im folgenden Dialogfenster die gewünschte Person B, der Sie die Stellvertretung erteilen möchten

  6. Im Anschluss daran wird das Dialogfenster Berechtigungen der Stellvertretung angezeigt. Darin können sie nun für den Kalender die gewünschte Berechtigungsstufe vergeben (Details zu den Berechtigungsstufen siehe unten)

  7. Wenn Person B auch den Kalender von Person A verwalten können soll, setzen Sie ein Häkchen bei Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten

  8. Falls Person B auch als privat markierte Elemente sehen können soll, wählen Sie Stellvertretung kann private Elemente sehen.
    Aktivieren Sie bitte auch, dass der Stellvertreter/die Stellvertreterin eine Infomail erhalten soll. Klicken Sie OK

  9. Im Fenster Stellvertretungen können Sie entscheiden, wie mit Besprechungsanfragen im Detail verfahren werden soll. Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen



Was bedeuten die Berechtigungsstufen?

Nutzung der Stellvertretung für Kalender durch Person B

Wurde Person B die Stellvertretung für den Kalender von Person A erteilt, muss Person B nun den Kalender öffnen.

13-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

14a-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

14b-Email-Stellvertretung-de.PNG

 



  1. Wählen Sie im Register Datei 

  2. Klicken Sie auf Öffnen und Exportieren

  3. Klicken Sie auf Ordner eines anderen Benutzers

  4. Klicken Sie im Dialogfenster Ordner eines anderen Benutzers öffnen auf Name... und wählen Sie den Namen von Person A

  5. Wählen Sie unter Ordnertyp Kalender aus.
    Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

  6. Nun wird der Kalender von Person A im Kalenderbereich unter der Gruppe Freigegebene Kalender dargestellt. Sie können den Kalender anzeigen bzw. bei entsprechenden Berechtigungen auch Einträge vornehmen






Stellvertretung für Kontakte oder Aufgaben einrichten

Die Vergabe von Stellvertretungen für andere Module in Outlook (z.B. Kontakte, Aufgaben) erfolgt analog zu den Schritten des Kalenders, welche im vorhergehenden Kapitel beschrieben sind. Anstelle des Kalenders wird das gewünschte Modul ausgewählt (sowohl bei der Vergabe der Stellvertretung durch Person A als auch bei der Nutzung der Stellvertretung durch Person B).

Ändern bzw. Rückgängigmachen der Stellvertretung für Kalender

Ändern der Rechte für den Kalender für den Stellvertreter/die Stellvertreterin durch Person A

Öffnen Sie das Dialogfenster für die Stellvertretung (Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrecht für Stellvertretung) und führen Sie folgende Aktionen durch:

23-Email-Stellvertretung-de.PNG

 

24-Email-Stellvertretung-de.PNG

 



  1. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person aus 

  2. Klicken Sie auf Berechtigungen

  3. Ändern Sie im folgenden Dialogfenster die Berechtigungsstufe für den Kalender.
    Klicken Sie OK, um die Auswahl zu bestätigen

Entfernen der Stellvertretung für den Kalender durch Person A

Öffnen Sie das Dialogfenster für die Stellvertretung (Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrecht für Stellvertretung) und führen Sie folgende Aktionen durch:

25-Email-Stellvertretung-de.PNG

 



  1. Wählen Sie im Dialogfenster Stellvertretungen die stellvertretende Person aus

  2. Klicken Sie Entfernen und danach OK, um die Auswahl zu bestätigen


Versucht der Stellvertreter/die Stellvertreterin nun auf den Kalender von Person A zuzugreifen, erhält er/sie eine Nachricht, dass der Kalender von Person A nicht gelesen werden kann.